"Päädyimme Ultimaan, koska siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tarvitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen."
Pertti Pitkälä perusti BetaSähkö Oy:n lokakuussa 2013. Tänä päivänä BetaSähkö työllistää yhteensä 10 henkilöä eri puolilla Suomea. Yritys toteuttaa monipuolisesti erilaisia sähkötöitä pääasiassa urakkana yritysasiakkaille.
Ajansäästöä palkanlaskennasta
Admicom Ultima (ent. Adminet) on Pitkälälle tuttu jo aiemman yrityksen ajoilta, sillä silloiselle tilitoimistojärjestelmälle haettiin korvaajaa alalle suunnitellusta ohjelmistosta. Vuonna 2010 yritys kilpailutti kolme toimialaohjelmistoa ja ratkaisuksi valikoitui Ultima.
– Päädyimme Admicom Ultimaan, koska siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tarvitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen. Alussa Ultiman hinta epäilytti, mutta kun pääsimme sisään käyttöön, huomasimme että se nopeutti toimintaamme huomattavasti ja säästi myös kustannuksia edelliseen tilitoimistopalveluun ja -ohjelmistoon verrattuna, joten siinä kohtaa tuli positiivinen yllätys.
Ultiman käyttöönoton yhteydessä BetaSähkön kirjanpitopalvelu otettiin Admicomin tilitoimistosta ja palkat Pitkälä maksaa itse.
– Hoidan tuntikorttien hyväksynnän ja korjaukset, palkanlaskennan sekä työeläkemaksut ja muut. Loma-aikojen toimenpiteitä varten Admicom toimittaa erilliset ohjeet, joita seuraamalla palkanlaskenta on helppoa. Adminet tulkitsee työehtosopimusta ja TyEL-maksutkin lähtevät ovt-kanavaa pitkin lähes itsestään. Se on kyllä hyvä systeemi, kun ei oikeastaan itse tarvitse muuta kuin painella muutamia nappeja. Helpompaa systeemiä saa hakea.
– Aiemmin 10 miehen palkanmaksuhärdellissä meni pari päivää. Nyt sähköisten tuntikorttien tarkistamiseen ja korjaamiseen menee sellainen neljä tuntia ja varsinaiseen palkanmaksuun puolisen tuntia, ja homma on sillä selvä. Myös loma-aikojen toimenpiteisiin minulla menee nyt noin tunti aiemman parin päivän sijaan. Kaiken kaikkiaan aikaa säästyy yllättävän paljon.
Ostojen käsittelyn kokonaisuus on nopeaa ja tehokasta
Ultiman työkaluista yritykselleen yksittäiseksi tärkeimmäksi ominaisuudeksi Pitkälä nimeää ostolaskujen käsittelyn kokonaisuuden.
– Järjestelmän yksittäisistä ominaisuuksista sanoisin, että ihan ylitse muiden on ostolaskujen käsittely. Se on aivan ylivoimainen ja jo itsessään syy hankkia Ultima. Olen pyöritellyt samaa kokonaisuutta muillakin järjestelmillä ja todennut, että Ultima on tuplasti helpompi, kun kulut kirjautuvat projekteille heti, rahat lähtevät tililtä automaattisesti oikeana päivänä, ostojen siirtäminen myyntilaskuille on jouhevaa ja seuranta helppoa.
Erityistä kiitosta saa helppo tarvikeostojen edelleenlaskuttaminen, jossa muutamalla valinnalla saadaan hoidettua koko myyntilaskutus ja Adminet varmistaa, että maksu myös saadaan asiakkaalta.
– Ostolaskuilta saa siirrettyä tarvikkeet rivi riviltä myyntilaskulle ja pystyy määrittämään katteen saman tien muutamalla napinpainalluksella, joten sellainen käsin hakkaaminen jää kokonaan pois. Sekin on erittäin positiivista, että minun ei tarvitse juosta postilaatikolla lähettämässä myyntilaskuja, vaan tilanteen vaatiessa sieltä lähtee karhukirjeetkin perään ja tarvittaessa perintätoimistoon.
Tarpeellinen seurantatyökalu
Yrityksen toimintojen seurannassa BetaSähköllä on otettu tehokäyttöön Ultiman porautuva raportointityökalu data-analysaattori, jolla seurataan projektien kokonaisuutta. Yksittäisten kohteiden tarkempi seuranta tehdään kohderaporteilta.
– Työkaluna data-analysaattori on välttämätön. Siellä kaikki projektit ovat reaaliaikaisesti nipussa ja näkee heti yhdellä silmäyksellä, ovatko projektit plussalla vai miinuksella, onko tavoitekatteisiin päästy ja minkä tyyppiset työt eivät ole meille kannattavia.
– Kohderaporteilta seuraan tarkasti työaikoja, lisätöitä, tarvikekäyttöä ja -kustannuksia sekä niiden laskutusta.
Pitkälä hyödyntää Ultimasta saatavaa reaaliaikaista kirjanpitotietoa myös laajemmin yrityksen tilanteen seuraamisessa.
– Esimerkiksi tuloslaskelmaa seuraan jokaisen laskutuksen jälkeen, jotta näen kokonaisuuden. Rahoitusennusteella puolestaan seuraan kassatilannetta eteenpäin. Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitotapahtumat ovat reaaliajassa, joten on mukava seurata sisäiseltä tulosraportilta vertailua eri kuukausien välillä ja vuoden vastaavaan aikaan verrattuna.