"Suhteessa liiketoiminnan kasvuun ajankäyttö rutiineihin on pienentynyt. Vanhalla tavalla olisi varmaan pitänyt olla oma kirjanpitäjä ja joku toinenkin henkilö asioita hoitamassa."
Concrete Urakointi Oy on vuonna 2012 perustettu monipuolinen saneerausalan ammattilainen, joka palvelee pääasiassa taloyhtiöitä Helsingin ja Uudenmaan alueella.
Tarve tarkemmalle työmaiden talousseurannalle
Kasvavassa yrityksessä jokapäiväisen toiminnan tehokkuus on yksi kannattavuuden kulmakivistä. Concreten toiminnan lähtökohtana onkin aina ollut hoitaa hallinnon asiat mahdollisimman kevyesti ilman ylimääräistä rutiinityötä ja päällekkäisiä työvaiheita.
– Minä vihaan ylimääräistä työtä, joten mitään paperilaskuja tai muuta meille ei ole ikinä tullutkaan. Olemme aina olleet niin leaneja, ettei hirveästi mitään ylimääräistä ole tarvinnut tehdä. Näin meille myös konkretisoitui, että tarvitsemme järkevämmät työkalut myös työmaiden kannattavuuden seuraamiseen. Perinteisissä tilitoimistosovelluksissa on lähes mahdotonta seurata projektien kannattavuutta, koska poikkeavat alv-käsittelyt ja palkat vaativat käytännössä Excelin käyttöä raporttien koostamisessa, toimitusjohtaja Aki Lassila kertoo yrityksen toiminnasta.
Seurannan parantamiseksi konsernissa päädyttiin ottamaan Admicom Ultima käyttöön vuonna 2016. Kustannusseurannan ohella valintaan vaikuttivat mahdollisuus jakaa vastuuta laajemmalle organisaatiossa sekä Admicomin tarjoama tilitoimistopalvelu.
– Juurisyy ohjelmiston vaihdolle oli se, että halusin seurata työmaiden kulu- ja tuottototeumia yhdellä silmäyksellä. Tärkeää oli myös mahdollistaa työnjohdolle tiettyjen asioiden hoitaminen itsenäisesti. Mielestäni Ultiman kustannus oli kohtuullinen ja lopullisesti valinnan sinetöi se, että saimme samalla järjestelmän tuntevan tilitoimistopalvelun maltilliseen hintaan.
Ultiman käyttöönoton yhteydessä kirjanpitopalvelut siirrettiin Admicomin tilitoimistoon. Palkat yrityksessä sen sijaan lasketaan itse ja toistaiseksi ne ovat olleet Lassilan itsensä hoidettavana.
– Käsiteltäessä palkkoja Ultimalla ei tosiaankaan tarvitse olla mikään palkanlaskennan ammattilainen. Ei siinä mitään isompaa magiikkaa ole – jos vain tiedot tulevat oikein työntekijöiltä, niin sehän on maailman yksinkertaisin homma. Tarvittaessa myös palkkaennakot lähtevät suoraan palkasta ilman erillistä laskentaa ja mahdolliset ulosottotilitykset toimivat kertasyötön jälkeen kuin junan vessa. Isyysvapaissa, asepalveluksissa ja muissa poikkeustapauksissa sitten vain soitan tukeen ja kysyn ohjeet niiden käsittelyyn.
Projektiseuranta yhdellä silmäyksellä
Projektien kustannusseurantaan Ultimasta on saatu juuri se helpotus, jota haettiinkin, sillä nykyään niiden seuranta sujuu helposti ajantasaisin tiedoin. Alkavien urakoiden tavoitearviot ja maksuerätaulukot viedään Ultimaan sekä perustetaan projekteille seurantalitterat, jonka jälkeen kulut ja tuotot alkavat kerääntyä seurantaan halutulla tavalla.
– Hankkeen perustaminen on aika suoraviivaista, eikä siinä kovin kauan mene. Sen jälkeen kulut ja tuotot ohjautuvat litteroittain ja pystymme erittelemään urakkaan liittyvät työt ja lisätyöt. Litteratason seurannalla tiedämme, pysyykö projekti lasketun mukaisena ja saamme suoraa jälkilaskentatietoa siitä, miten mikäkin vaihe meni.
Automaattinen seurantatietojen koostaminen ja raportointi on tuonut melkoisen helpotuksen aiempaan verrattuna.
– Jos aikaisemmin halusin kannattavuusraportin työmaittain, tein sen kerran vuodessa, koska vei melkein päivän aikaa taulukoida tietoja ristiin rastiin. Olihan se tosi loistava Excel, mutta on jokseenkin helpompaa ja kätevämpää, että jokainen näkee omien projektiensa tilanteen aina halutessaan. Itse seuraan lähinnä niitä raportteja, joista voin tarkastella itselleni olennaista yritystason tilannetta yhdellä silmäyksellä.
Urakan aikana projektiseurannasta saadaan tietoa eri osa-alueiden toteumista ja laajemmin seurannasta voidaan vetää johtopäätöksiä myös tulevien projektien laskentaan ja maksuerälaskutukseen.
– Seurannan avulla näemme, mitkä osa-alueet toteutuivat eri tavalla kuin alkuperäisessä tavoitearviossa ja mistä syystä. Pystymme myös seuraamaan projektien kassavirtatilanteen kehittymistä työn aikana. Näiden tietojen ansiosta voimme tarvittaessa esimerkiksi tehdä muutoksia tarjouslaskentaan tai muuttaa maksuerätaulukoita etupainotteisemmiksi.
Ultiman myötä Concretella otettiin myös käyttöön urakoiden osatuloutus, jonka Ultima tekee automaattisesti.
– Aikaisemmin käytimme luovutusperusteista tuloutusta. Ultiman käyttöönoton aikoihin toimintamme alkoi kuitenkin olla siinä kokoluokassa, että oli järkevää ottaa käyttöön kustannusperusteinen osatuloutus, jossa Ultima tulouttaa urakkaa valmiusasteen mukaan. Meille riittää, että syötämme urakoille budjettitiedot ja pidämme asianmukaisesti yllä ennusteita. Tilikauden vaihtuessa tilintarkastaja sitten näkee kirjanpitoviennin pääkirjassa ja itse pystymme tarkastelemaan, kuinka paljon tilikauden aikana on tullut kuluja suhteutettuna tuottoennusteeseen.
Vastuun jakaminen auttaa kasvussa
Ultiman valinnassa Lassilalle oli tärkeää myös mahdollisuus jakaa vastuuta arjen toiminnoista työntekijöille.
– Se oli meille oikeastaan aika kriittinen asia, että työnjohto pystyy ottamaan vahvemman roolin asiakkaiden kanssa toimimisessa ja lähtökohtaisesti seuraamaan omia työmaitaan. Oli tärkeää pystyä vyöryttämään vastuuta alaspäin ja osallistamaan työnjohto paremmin koko toimintaketjuun.
Vastuun jakaminen alaspäin helpottaa toimitusjohtajan itsensä arkea ja antaa työnjohdolle paremman otteen omista projekteistaan.
– Ennen työnjohto tuli kyselemään minulta, kuinka heidän työmaillansa menee. Nyt kun tiedon jakaminen alaspäin on parantunut, he pääsevät itse porautumaan työmaidensa tapahtumiin, pystyvät seuraamaan omien tavoitteidensa toteutumista sekä hyväksyttämään maksueriä ja vapauttamaan ne laskutukseen. Heillä on myös valmius tehdä vaikka taloudellinen loppuselvitys alihankkijan kanssa.
Kun tavoitellaan voimakasta kasvua kevyellä organisaatiolla, on vastuunjakaminen erityisen tärkeää.
– Sen ansiosta meillä on paremmat kasvun edellytykset tulevaisuudessa. Informaation määrä kasvaa jatkuvasti ja jos henkilökunnan määrä ei kasva ihan samassa suhteessa, niin entistä alempana täytyy tehdä entistä enemmän myöskin sellaisia asioita, jotka perinteisesti ehkä kuuluisivat hallinnolle. Oikeastaan luomme kasvun edellytykset sillä, että pystymme delegoimaan tehtäviä tehokkaammin.
Kasvua tukee myös se, että kaikki toiminnan ohjaamiseen tarvittavat tiedot saadaan helposti käyttöön ja hallinnon rutiinityöt eivät syö niin paljon työaikaa.
– Jos mietitään omaa työntekoani, niin nykyisessä kokoluokassamme vanhalla tavalla yritysten sadan päivittäisen ostolaskun tarkastuksiin, lisä- ja muutostöiden laskutuksiin sekä muiden arkirutiinien hoitamiseen olisi varmaan pitänyt olla oma kirjanpitäjä ja joku toinenkin henkilö näitä asioita hoitamassa. Suhteessa liiketoiminnan kasvuun ajankäyttö rutiineihin on pienentynyt. Tärkeintä kasvullemme on kuitenkin se, että saamme Ultimasta aiempaa enemmän ja helpommin irti.