"Suhteessa liiketoiminnan kasvuun ajankäyttö rutiineihin on pienentynyt. Vanhalla tavalla olisi varmaan pitänyt olla oma kirjanpitäjä ja joku toinenkin henkilö asioita hoitamassa."
Concrete Urakointi on monipuolinen vuonna 2012 perustettu saneerausalan ammattilainen, joka palvelee pääasiassa taloyhtiöitä Helsingin ja Uudenmaan alueella.
Concrete on noin viiden toimintavuotensa aikana kasvanut kaikkiaan parikymmentä henkilöä työllistäväksi konserniksi, jonka liikevaihto huitelee 4,5 miljoonan tuntumassa. Se toteuttaa pienempien keikkatöiden lisäksi vuosittain päätoteuttajana yli 20 urakkaa, joista suurimmat ovat arvoltaan parin miljoonan euron luokkaa. Myös tulevaisuuden tähtäimessä on kasvattaa toimintaa.
Tarve tarkemmalle seurannalle
Kasvavassa yrityksessä jokapäiväisen toiminnan tehokkuus on yksi kannattavuuden kulmakivistä. Seurannan parantamiseksi konsernissa päädyttiin ottamaan Admicom Ultima (ent. Adminet) käyttöön huhtikuussa 2016. Kustannusseurannan ohella valintaan vaikuttivat mahdollisuus jakaa vastuuta laajemmalle organisaatiossa sekä Admicomin tarjoama tilitoimistopalvelu.
– Juurisyy ohjelmiston vaihdolle oli se, että halusin seurata työmaiden kulu- ja tuottototeumia yhdellä silmäyksellä. Tärkeää oli myös mahdollistaa työnjohdolle tiettyjen asioiden hoitaminen itsenäisesti. Mielestäni Ultiman kustannus oli kohtuullinen ja lopullisesti valinnan sinetöi se, että saimme samalla järjestelmän tuntevan tilitoimistopalvelun maltilliseen hintaan.
Ultiman käyttöönoton yhteydessä kirjanpitopalvelut siirrettiin Admicomin tilitoimistoon. Palkat yrityksessä sen sijaan lasketaan itse ja toistaiseksi ne ovat olleet Lassilan itsensä hoidettavana.
– Käsiteltäessä palkkoja Ultimalla ei tosiaankaan tarvitse olla mikään palkanlaskennan ammattilainen. Ei siinä mitään isompaa magiikkaa ole – jos vain tiedot tulevat oikein työntekijöiltä, niin sehän on maailman yksinkertaisin homma.
Seuranta yhdellä silmäyksellä
Projektien kustannusseurantaan Ultimasta on saatu juuri se helpotus, jota haettiinkin, sillä nykyään niiden seuranta sujuu helposti ajantasaisin tiedoin.
– Hankkeen perustaminen on aika suoraviivaista, eikä siinä kovin kauan mene. Sen jälkeen kulut ja tuotot ohjautuvat litteroittain ja pystymme erittelemään urakkaan liittyvät työt ja lisätyöt. Litteratason seurannalla tiedämme, pysyykö projekti lasketun mukaisena ja saamme suoraa jälkilaskentatietoa siitä, miten mikäkin vaihe meni.
Urakan aikana projektiseurannasta saadaan tietoa eri osa-alueiden toteumista ja laajemmin seurannasta voidaan vetää johtopäätöksiä myös tulevien projektien laskentaan ja maksuerälaskutukseen.
– Seurannan avulla näemme, mitkä osa-alueet toteutuivat eri tavalla kuin alkuperäisessä tavoitearviossa ja mistä syystä. Pystymme myös seuraamaan projektien kassavirtatilanteen kehittymistä työn aikana. Näiden tietojen ansiosta voimme tarvittaessa esimerkiksi tehdä muutoksia tarjouslaskentaan tai muuttaa maksuerätaulukoita etupainotteisemmiksi.
Vastuun jakaminen auttaa kasvussa
Ultiman valinnassa Lassilalle oli tärkeää myös mahdollisuus jakaa vastuuta arjen toiminnoista työntekijöille. Vastuun jakaminen alaspäin helpottaa toimitusjohtajan itsensä arkea ja antaa työnjohdolle paremman otteen omista projekteistaan.
– Ennen työnjohto tuli kyselemään minulta, kuinka heidän työmaillansa menee. Nyt kun tiedon jakaminen alaspäin on parantunut, he pääsevät itse porautumaan työmaidensa tapahtumiin, pystyvät seuraamaan omien tavoitteidensa toteutumista sekä hyväksyttämään maksueriä ja vapauttamaan ne laskutukseen. Heillä on myös valmius tehdä vaikka taloudellinen loppuselvitys alihankkijan kanssa.
Kasvua tukee myös se, että kaikki toiminnan ohjaamiseen tarvittavat tiedot saadaan helposti käyttöön ja hallinnon rutiinityöt eivät syö niin paljon työaikaa.
– Jos mietitään omaa työntekoani, niin nykyisessä kokoluokassamme vanhalla tavalla yritysten sadan päivittäisen ostolaskun tarkastuksiin, lisä- ja muutostöiden laskutuksiin sekä muiden arkirutiinien hoitamiseen olisi varmaan pitänyt olla oma kirjanpitäjä ja joku toinenkin henkilö näitä asioita hoitamassa. Suhteessa liiketoiminnan kasvuun ajankäyttö rutiineihin on pienentynyt.