"Kyllähän seuranta on nyt entiseen nähden ihan eri tasolla. Enää ei tarvitse edes odottaa projektin valmistumista tietääkseen, kuinka se on sujunut, kun näemme työmaan toteumaa jo ennakolta."
20-vuotisjuhlavuottaan viettävä K-S Mestarityö Oy on pääasiassa Jyväskylän seudulla toimiva rakennusliike, joka palvelee asiakkaitaan monipuolisesti erilaisissa rakentamisen tarpeissa. Nykyään 30-40 henkilöä vuositasolla työllistävä ja 8-9 miljoonan liikevaihdon tuottava yritys on rakentanut kasvunsa monipuolisuuden varaan.
– Alkuun tietenkin toteutettiin pienempiä kohteita yksityisille ja yrityksille, ja siitä työmaiden koot ovat vuosi vuodelta kasvaneet ja toiminta laajentunut. Tänä päivänä yksityisasiakkaat ovat jääneet vähemmälle ja toteutamme esimerkiksi teollisuushalleja, rivitaloja ja isoja korjausrakentamisen urakoita taloyhtiöille ja rakennuttajille, toimitusjohtaja Tero Saikkonen kuvailee yrityksen toiminnan kehittymistä.
Admicomin ohjelmistoratkaisut laajasti käyttöön
K-S Mestarityöllä ohjelmistoasioiden miettiminen tuli ajankohtaiseksi pari vuotta sitten. Yrityksessä havahduttiin siihen, että silloisilla ratkaisuilla johdon aikaa kului ihan liikaa toimistorutiinien hoitamiseen, kuten tietojen koostamiseen laskutusta ja seurantaa varten.
– Ihan ensisijainen syy ohjelmistojen päivittämiselle oli, että halusin helpottaa ajankäyttöäni ja keskittyä omaan osaamiseen toimistotöiden sijaan. Minulla kului tuolloin melko paljon aikaa siihen, että sain ylipäätään pidettyä kokonaisuuden hallussa, kun laskuttaminen ja työmaiden seuranta vaativat niin paljon käsityötä, eikä esimerkiksi valmista jälkilaskentatietoa ollut lainkaan saatavilla.
Admicom Ultima valikoitui yrityksen käyttöön muiden yrittäjien suositusten perusteella. Vaikka kokonaisvaltaisessa järjestelmässä riittää monenlaista opiskeltavaa, on marraskuussa 2021 käyttöönotettu Ultima saatu reilussa vuodessa kattavasti hyötykäyttöön.
– Valinnan tein ihan siltä pohjalta, että kuulin Ultimasta hyviä kokemuksia, joten ei tarvinnut kauheasti vertailla muita ohjelmistoja. Mielestäni koulutukset Ultiman käyttöön olivat hyvät ja asiat lähtivät rullaamaan jouhevasti, kun ymmärsi ohjelmiston toimintalogiikan. Varmasti alussa tuli myös ärräpäitä jos jokin asia ei onnistunut, mutta kyllä tällä hetkellä tuntuu, että tätä ohjelmistoa ymmärtää jo melko hyvin.
Admicom Ultiman jälkeen yrityksessä on ryhdytty hyödyntämään myös muita Admicomin ohjelmistoperheen ratkaisuita. Helmikuussa 2022 otettiin käyttöön Admicom Estima ja saman vuoden lopulla myös Admicom Planner, joista saatiin nykyaikaiset ratkaisut projektien kustannuslaskentaan ja aikataulutukseen.
– Aiemmin kustannuslaskentaa ja aikataulutusta hoidettiin enemmän sellaisella kynä ja paperi -meiningillä, joten nämä olivat ammattimaiset työkalut, jotka meiltä vielä puuttuivat. Estima meillä on jo täysipäiväisesti käytössä ja homma on lähtenyt pyörimään hyvin. Myös Plannerista on hyvät kokemukset lyhyestä käyttökokemuksesta huolimatta, ja sitä pyritään hyödyntämään jatkossa mahdollisimman paljon.
Nykyaikaiset työkalut laskentaan ja aikataulutukseen
K-S Mestarityön laskennan tarpeisiin hankittu Admicom Estima on selainpohjainen laskentaohjelmisto, joka sisältää markkinoiden ainoana ohjelmistona toiminnot myös määrä- ja kustannuslaskentaan. Saikkosen mukaan ohjelmiston joustavuus ja monipuolisuus ovat ominaisuuksia, jotka palvelevat yrityksen tarpeita.
– Ohjelmistosta löytyy valmiina lähes kaikki meidän tarvitsemat suoritteet ja panokset, mutta tarvittaessa niitä voi myös muokata. Toteutamme paljon erilaisia hankkeita, joten meille on tärkeää, että laskenta myös mukautuu erilaisiin tarpeisiin. Vielä kun laskentahistoriaa alkaa kertyä, pystymme entistä paremmin peilaamaan uusia laskelmia siihen, kuinka aiemmat laskelmat on rakennettu.
Admicomin asiakkaiden käyttöön julkaistiin 2023 maaliskuun aikana myös Ultiman ja Estiman välinen tavoitearviointegraatio, jonka avulla oikea suorite- ja panostason laskentatieto tuli hyödynnettäväksi Ultiman projektinseurantaan. Tulevaa uudistusta Saikkonen odotti mielenkiinnolla, sillä sen jälkeen omaa toimintaa päästään kehittämään vieläkin tarkemmin.
– Ultiman ja Estiman välinen integraatio on erinomainen työkalu siihen, että pystymme peilaamaan tarkasti alkuperäistä laskentatietoa työmaan oikeaan käyttäytymiseen ja seuraamaan, mille suoritteille ja panoksille onnistumiset tulevat. Kun näemme omat osaamisemme ja vahvuusalueemme entistä tarkemmin, voimme myös vetää johtopäätöksiä siitä, mihin työvaiheisiin meidän kannattaa jatkossa itse panostaa ja mihin kenties ei.
Laskennasta voitetut työmaat siirtyvät suunnitteluun Admicom Planneriin, jota hyödyntämällä pystytään varmistamaan työmaiden sujuva eteneminen.
– Onhan se vähän eri asia hyödyntää nykyaikaisen aikatauluohjelmiston paikka-aikakaavioita, kuin koittaa rakentaa niitä Excelissä. Työmaiden aikataulut tuntuvat jatkuvasti vain kiristyvän, joten toimiva aikatauluohjelmisto on tarpeellinen helpottamaan työnsuunnittelua ja aikataulutusta. Kun on monia osapuolia, sen avulla saadaan kaikille jakoon selkeät aikataulut. Ennakkosuunnittelu helpottuu huomattavasti, kun kaikilla on tieto siitä, mitä ollaan tekemässä.
Ultimalla kokonaisuus hallintaan
Projektien käytännön hallinta tehdään Ultimassa, joka on tuonut helpotusta erityisesti niiden laskutukseen ja seurantaan.
– Projektin aikana on helppo seurata vaiheittain käytettyjä työtunteja, laskutettuja maksueriä, kulukertymiä ja tuloksen kehittymistä. Arvostan paljon Ultiman jälkilaskentaa, sillä kaltaisessamme yrityksessä, jossa toteutetaan niin isoja kuin pieniä kohteita, on tärkeää nähdä kokonaisuuden lisäksi kannattavuus eri kokoisissa töissä. Aiemmin emme saaneet oikein minkäänlaista jälkilaskentatietoa ja arviointia tehtiin mututuntumalla, mutta nyt meillä on oikeaa tietoa. Enää ei tarvitse edes odottaa projektin valmistumista tietääkseen, kuinka se on sujunut, kun Ultiman avulla näemme työmaan toteumaa jo ennakolta.
Laajempien hankkeiden lisäksi K-S Mestarityö toteuttaa paljon pienempiä tilauksia, joita saattaa tulla useita päivässä. Ultiman kautta työtilauksia pystytään hallitsemaan tehokkaasti, kun työntekijät voivat vaikka itse avata tilauksia kentällä.
– Käytännössä työtilausten hallinta ei vie enää omaa aikaani millään tavalla, mutta tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Tietoihin pääsee helposti käsiksi myös jälkeen päin, joten esimerkiksi aiempaa vastaaville uusille töille on heti hinta olemassa. Asentajat hanskaavat tilausten käsittelyn kentällä kännykällä ja se on kyllä sujunut tosi hyvin. Työn valmistuttua minulle tulee tarkastettavaksi valmis tilaus tunti- ja tarvikekirjauksineen, joten myös lasku saadaan nopeasti matkaan, mikä on asiakkaankin kannalta hienoa.
Tehostuneet ja reaaliaikaiset toimintatavat ovat nopeuttaneet laajasti yrityksen talouden hallintaa, kun koko laskutusprosessi pyörii entistä sujuvammin.
– Aiemmin laskutustietojen koostaminen oli vaikeaa ja sen takia jäi varmasti paljon myös laskuttamatta. Nyt kun ostolaskut kohdistuvat suoraan oikeille kohteille ja työtilauksille, on tilausten ja lisätöiden laskutus paljon varmemmalla pohjalla ja huomattavasti helpompaa. Myöskään urakoiden maksuerien kanssa ei tarvitse pyöritellä erillisiä taulukoita, vaan ne on helppo laatia projektin alkaessa ja laittaa järjestelmästä tilaajalle hyväksyttäväksi ja laskutukseen.
Tehostuneet prosessit ja seuranta auttavat tiukassa markkinatilanteessa
Ultiman avulla K-S Mestarityöllä on pystytty tehostamaan yrityksen prosesseja ja automatiikka on vapauttanut aikaa ylimääräisestä rutiinityöstä.
– Toimistoaikaa Ultima on vähentänyt aika paljonkin ja nyt omaa aikaa on pystynyt siirtämään tärkeämpiin asioihin. Pystymme nyt seuraamaan paljon tarkemmin, miten meillä menee ja nimenomaan mitä pitää tehostaa. Olemme vielä melko vähän aikaa käyttäneet Ultimaa, joten uskon, että jatkossa se tulee tuomaan toimintaamme vieläkin enemmän lisäarvoa.
Tehokkaat toimintatavat ja ennen kaikkea tarkka seuranta ovat tällä hetkellä kullanarvoisia, sillä Saikkosen mukaan tilanne rakennusmarkkinoilla on mennyt viime aikoina heikompaan suuntaan.
– Kyllä tällä hetkellä on haasteita ilmassa. Markkinatilanteen huonontumisesta ei ollut oikein mitään merkkejä, mutta viime kuukausina on alkanut näkyä, että kilpailu kovenee ja töitä on vähemmän tarjolla. Paikoin töitä näytetään ottavan jopa miinuskatteella, mutta siihen emme kyllä lähde mukaan. Nyt jos koskaan on syytä tietää, mitkä ne katteet oikeasti ovat – ja millä hinnalla kannattaa vielä tehdä ja millä ei.
Täsmällisen kateseurannan lisäksi nykyaikaiset seurantatyökalut auttavat yritystä kehittämään töidensä painopistettä entistä kannattavampaan suuntaan.
– Ultiman vahvuus on, että tiedämme nopeasti, mitä mistäkin työmaasta on jäänyt käteen. Lisäksi pystymme seuraamaan vaikka asiakas-, kohde- tai alakohtaisesti tuottoja ja kulurakenteita. Näin löytyy helpommin ne asiat, joihin jatkossa kannattaa panostaa, ja onhan tekemiseen jo tullut monenlaisia ohjenuoria. Esimerkiksi tiettyjä töitä ei ole ehkä osattu aiemmin niin paljon arvostaa, mutta Ultiman myötä on huomattu, että ne ovatkin itseasiassa meille ns. parempia töitä. Kyllähän seuranta on nyt entiseen nähden ihan eri tasolla.