"Päivittäisessä arjessa Ultima on säästänyt toimistotyön vaivoja ja työtunteja tosi paljon, ainakin puolikkaan henkilön työtuntien verran vuodessa."
Pirkanmaalla ja Keski-Suomessa toimiva Kaapelipojat Oy on sähköalan moniosaaja, joka palvelee niin yksityisiä kuin yrityksiä erilaisissa sähkötöissä. Yritys toteuttaa sekä uudis- että saneerauskohteiden sähkötöitä urakkana ja laskutöinä.
Sähköalan toiminnanohjausjärjestelmä toi helpotusta arkeen
Yrityksen toiminnan kasvaessa Kaapelipojilla tultiin tilanteeseen, jossa käytössä ollut toimialaohjelmisto ei enää pystynyt palvelemaan laajentuvan liiketoiminnan tarpeita.
– Kun yritys alkoi hieman kasvaa, toimintojen hallittavuudessa tuli ongelmia. Huomasimme, että oli paljon asioita, joiden yhteensovittaminen aiheutti toimiston päässä tosi paljon ylimääräistä työtä. Ryhdyimme etsimään ohjelmistotaloa, joka palvelisi paremmin meidän tarpeitamme. Erinäisten vaiheiden jälkeen törmäsimme Ultimaan ja totesimme, että se on meille hyvä vaihtoehto, Kaapelipojat Keski-Suomi Oy:n toimitusjohtaja Juho Sulosaari kertoo
Ultima otettiin Kaapelipojilla käyttöön kesällä 2015 ja ratkaisuun on oltu tyytyväisiä.
– Ultima on ollut meille hyvä ratkaisu monessakin mielessä: Vanhalla ohjelmalla ei pystytty tekemään urakan maksuerätaulukoita, eikä saatu kirjanpidollisia raportteja, joilla voidaan seurata niin asentajia kuin työmaita. Myös ostolaskujen käsittely oli kankeaa, kun kuluja ei saatu jyvitettyä tiettyihin paikkoihin ja laskujen hyväksyttäminen urakoitsijalla tai oman organisaation sisällä oli käytännössä paperin siirtelyä pöydältä toiselle. Nyt se menee aika hienosti tuolta johtoja pitkin, Kaapelipojat Oy:n toimitusjohtaja Juha Tuominen listaa Ultiman tuomia helpotuksia aiempaan verrattuna.
Mistä tunnistaa nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän? Lue vinkit maksuttomasta oppaasta >
Erityisen tyytyväisiä Kaapelipojilla ollaan siihen, että Ultima mahdollistaa yrityksen kokonaistoiminnan hallinnan yhden järjestelmän sisältä.
– Sille annan suuren arvon, että Ultimassa kaikki on samoissa kuorissa ja kansissa. Me käytämme yhtä ohjelmaa ja se hoitaa yhteydet lukuisiin ulkopuolisiin tahoihin, Sulosaari kertoo.
Tuomisen mielestä hyvä esimerkki toimivasta yhteydestä ulkopuoliseen toimijaan on automatisoitu verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointi, jossa Ultima sekä koostaa raportit, että toimittaa ne verottajalle:
– Kun verottaja heitti tämän oman leikkinsä, että piti alkaa tehdä kuukausi-ilmoituksia työmaista, olisimme vanhalla ohjelmalla joutuneet ostamaan ratkaisun jonkun toisen palveluntarjoajan kautta. Taas olisi pitänyt opetella yksi järjestelmä lisää ja koittaa sovittaa eri ohjelmien toiminta yhteen. Joskus on tehty verottajan raportteja käsinkin, joten tiedän mitä se on, ja siitä haluttiin eroon. Olemme monella työmaalla päätoteuttajana ja sen takia on tärkeää, että Ultima hoitaa raportointia koko ajan taustalla.
Sähköalan toiminnanohjausjärjestelmä tuo helpotusta toimistolle ja työmaalle
Ultiman käyttöönotto on heijastellut sekä asentajien että toimiston arkeen. Asentajat suhtautuivat muutokseen hyvin, sillä he olivat tottuneet käyttämään sähköisiä työvälineitä aiemminkin. Ultima kuitenkin helpotti päivittäistä tekemistä myös kentällä.
– Ultima on asentajillekin helppo ohjelma. Työtilausten käsittely on selkeää ja niille on helppo lisätä työt ja tarvikkeet. Myös tuntikortit on helppo täyttää, Sulosaari kertoo.
– Asentajat myös anovat lomat ja pekkaset suoraan Ultimasta ja työntekijöiden vapaita voi tarkastella Ultiman lomakalenterista. Aina ei tiedä kuka on töissä ja kuka ei, joten sieltä on helppo katsoa missä kukakin viilettää, Tuominen jatkaa.
Suurimmat muutokset Ultima on tuonut toimiston arkeen sujuvoittamalla toimistorutiineja.
– Nyt meillä kirjautuu ostolaskut suoraan tilauksille, mikä aiemmassa ohjelmassa ei ollut mahdollista, ja se säästää toimiston päässä tosi paljon aikaa. Ylipäätään kaikki muukin osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyvä työ on vähentynyt. Päivittäisessä arjessa Ultima on säästänyt toimistotyön vaivoja ja työtunteja tosi paljon, ainakin puolikkaan henkilön työtuntien verran vuodessa, Tuominen arvioi.
– Myös kohteiden seuranta on jouhevampaa. Ultimasta on helppo seurata kohteiden kustannuksia, miten työ etenee ja mikä on aiheuttanut ylimääräisiä kuluja. Sieltä päästään aika hienosti koko ajan kiinni siihen, mikä on kohteiden tilanne, Sulosaari jatkaa.
Rakentamisen ja talotekniikan kirjanpitoon erikoistuneesta tilitoimistosta erinomaista palvelua
Aiemmin Kaapelipoikien kirjanpito oli erillisessä tilitoimistossa. Ultiman käyttöönoton yhteydessä palvelu siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon, jossa ohjelman tunteva kirjanpitäjä käsittelee tietoja asiakkaan kanssa samassa järjestelmässä. Tilitoimisto on erikoistunut palvelemaan nimenomaan rakentamisen ja talotekniikan yrityksiä, ja tämä näkyy myös asiakkaalle.
– Pystymme puhumaan kirjanpitäjämme kanssa meidän omaa kieltä – juuri sitä slangia, jota me itse ymmärrämme. Tässä on merkittävä ero sellaiseen tilitoimistoon, jonka yksi asiakas on kampaamo, toinen rakennusliike ja kolmas autokoulu, Tuominen toteaa.
– Eihän sellaisella toimintamallilla ole mahdollisuutta tietää yhtään mitään meidän toimialan liiketoiminnasta tai kulujen muodostumisesta. Admicomin tilitoimistossa ymmärretään meidän liiketoiminnan lainalaisuudet. Yleiselle tilitoimistolle voi olla hankalaa ymmärtää niinkin perusasia, kuin että urakkatyömaalle menee työn aikana tavaraa, mutta sieltä osa palautuu ja kirjautuu varastoon, Sulosaari lisää.
Yrityksessä ollaan tyytyväisiä myös kirjanpitäjän aktiiviseen otteeseen seurata yrityksen tilannetta ja puuttua havaitsemiinsa virheisiin.
– Kirjanpitäjälle täytyy antaa isot kiitokset, hän on helvetin hyvä tyyppi ja tuntuu tietävän kaiken. Hän selvittää minkä tahansa asian aina kun pyytää. Eikä aina tarvitse pyytääkään vaan hän on itse yhteydessä, jos on huomannut, että jokin asia on menossa vinksalleen, Tuominen kertoo.
– Kerran joidenkin urakoiden budjetointi oli päin mäntyä, kun valmiusaste oli budjetin mukaan 140 % vaikka työ oli vielä kesken. Kirjanpitäjämme oli katsellut raportteja ja laittoi meille tiedon, että nämähän ovat täällä pielessä. Se on mielestäni erinomaista palvelua, Sulosaari jatkaa.
Juha Tuominen on omistajana viidessä yrityksessä ja kaikissa on käytössä Ultima. Jokaisen yrityksen liiketoiminta ei sujahda Ultiman rakentamisen ja talotekniikan toimialoille toteutettuihin toimintoihin ihan sellaisenaan, mutta silti se on haluttu käyttöön kaikkiin yrityksiin. Syy on Tuomisen mukaan erinomainen kirjanpitopalvelu:
– Ultima ei välttämättä palvele täydellisesti toimialan ulkopuolelle menevien yritysten liiketoimintaa, mutta kirjanpitäjämme on niin älyttömän hyvä, että olemme halunneet hänet vastaamaan kaikkien yritystemme kirjanpidosta. Kirjanpitäjältä saamamme erinomainen palvelu on suurin yksittäinen syy sille, että kaikkien viiden yrityksen toiminta pyöritetään Ultimalla.
Tutustu Admicom Ultimaan talotekniikkayrityksille! Lataa maksuton opas >