"Kasvusta huolimatta pärjäämme nyt konttorilla paljon pienemmällä väellä. Ultima ei ole pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän."
Kiinteistöpalvelu KNL perustettiin Poriin vuonna 2014. Yritys on erikoistunut liikekiinteistöjen sähkö-, automaatio-, LVI- ja kylmäalan huoltoihin ja asennuksiin sekä kiinteistönhoitoon.
Kasvu vaati toimintatapojen nykyaikaistamista
Kasvun myötä yrityksessä tuli ajankohtaiseksi päivittää toimintatavat nykyaikaisemmiksi, sillä alussa käyttöön otettu ohjelmisto ei pysynyt mukana kasvavan yrityksen vauhdissa. Rutiinikirjausten automatisoimiseksi ja työtilausten hallinnan sujuvoittamiseksi yrityksessä päädyttiin ottamaan käyttöön Admicom Ultima (ent. Adminet) huhtikuussa 2018.
– Aluksi käytössämme oli hyvin yksinkertainen ohjelmisto, jossa ei juuri ollut automatiikkaa ja sillä ei kyllä mitenkään pärjättäisi enää nykypäivänä. Väkimäärä oli kasvanut huimaa vauhtia ja alkoi olla enemmän palkanlaskentaa, tarvikeostoja, laskutusta ja kaikkea muuta, joten meillä tuli tarve paljon kehittyneemmälle ratkaisulle. Ultima vaikutti järkevältä ja siihen kuului niin paljon automatiikkaa, että työvaiheita on jäänyt hirveästi pois, hallintopäällikkö Kirsi Kangasjärvi avaa valinnan taustoja.
– Meillä oli siinä kohtaa 15 henkilöä töissä ja pojat täyttivät vielä tuntilappunsa ja työmääräimet paperille. Niiden paperilappujen käsittelyyn meni ihan älyttömiä määriä aikaa. Ajatus oli päästä eroon paperilapuista ja saada nopeutettua laskutuksen kiertoa Ultiman mobiililla – ja näin siinä sitten tapahtui, hallituksen puheenjohtaja ja yrityksen perustaja Janne Nurmi lisää.
Vaikka järjestelmän käyttöönotossa riitti tiedonsiirtoa ja opettelemista, päästiin yrityksessä nopeasti hyödyntämään Ultimaa täysipainoisesti.
– Varsinkin ostolaskujen siirtämisessä vanhasta ohjelmasta riitti alussa tekemistä, mutta käytöstä pääsimme nopeasti jyvälle. Tärkeä asia alkuvaiheessa oli se opastus ja tuki, jota Admicomilta saimme. Laitan edelleenkin ahkerasti tukipyyntöjä aina, kun vastaan tulee uusia asioita. Sitä kautta saa nopeasti avun ja hyvät ohjeet. Saamamme tuki on ollut isossa roolissa siinä, että olemme päässeet niin hyvin sisälle ohjelman käyttöön, Kangasjärvi kertoo.
Myös vajaa vuosi sitten kaupan alalta yrityksen toimintaan mukaan tulleen Saija Rytilahden mukaan Ultiman käyttöön oli helppo päästä käsiksi:
– Hyppäsin ihan ummikkona toimialalle ja Ultiman käyttöön, jonka perusteisiin sain aluksi etäkoulutusta. Mielestäni kaikki oli niin loogista, että jos osaa käyttää tietokonetta, osaa käyttää Ultimaa. Saatavilla on myös tosi hyvät ohjeet eri toimintoihin ja tarvittaessa voi kääntyä tuen puoleen. On tosi hienoa, että toisessa päässä on aina asiantunteva tuki, josta saa hyvää palvelua ja apua ongelmiinsa.
Mobiililla tehoa työtilausten hallintaan
Kiinteistöpalvelu KNL:n toiminnalle kaikista tärkeintä on ollut saada sujuvuutta työtilausten hallintaan Ultiman mobiilityökalujen avulla, sillä yritys toteuttaa vuosittain noin 3500 yksittäistä työtilausta. Työnjohdon apuna kohteita ja työtilauksia avaava sekä valmiita töitä laskuttava Rytilahti kertoo, että työtilausten hallinta on helpottunut prosessin alusta alkaen:
– Saan avattua valmiille pohjalle nopeasti uuden työn ja siihen asentajat vain kirjaavat kentällä tunnit, kilometrit ja tarvikkeet sekä kuittaavat tilauksen valmiiksi. Sen jälkeen laskuttaminen on muutaman klikkauksen päässä, joten mitään ei jää roikkumaan. Kun kaikki palikat ovat kohdillaan, työtilausten hallinta on helppoa ja nopeaa, eikä mene hirveää määrää tunteja asioiden selvittelyyn tai papereiden käsittelyyn.
Töiden organisointia helpottaa myös työpooli, josta asentajat voivat kentällä ollessaan poimia vapaita töitä silloin, kun kalenterissa ei ole mitään heille valmiiksi osoitettua työtä.
– Työpooli on erittäin hyvä kiireettömien töiden hoitamiseen. Jos asentajalla on kalenterissaan tyhjä väli, vapaan työn voi poimia poolista ja lähteä tekemään sitä. Näin vältetään hukkatunteja ja työnjohtajiakin helpottaa, kun ei tarvitse koko ajan soitella asentajille, mitä seuraavaksi tehdään. Sen ansiosta työnjohtajat ehtivät paremmin tehdä omia töitään ja keskittyä esimerkiksi tarjouslaskentaan, Nurmi kertoo.
Sähköinen tiedonsiirto toimiston ja työmaan välillä on näkynyt yrityksessä monella tapaa. Reaaliaikainen toimintatapa on muun muassa nopeuttanut rahankiertoa, varmistanut laskutuksen ja poistanut manuaalista työtä.
– Aikaisemmin asentajat täyttivät paperilla tuntilappunsa ja ne syötettiin toimistolla koneelle. Nyt sekin työvaihe on jäänyt pois, kun kaikki kirjaukset tulevat mobiilista suoraan järjestelmään, Kangasjärvi kertoo.
– Työ- ja tarvikekirjaukset ovat myös heti laskutettavissa oikealla kohteella, eikä mitään jää laskuttamatta. Työtilausten hallinta mobiilityökaluilla on nopeuttanut laskunkiertoa tosi paljon ja eurot kilahtavat nopeammin kassaan. Myös sopimuslaskutus on sujuvoitunut, kun laskut lähtevät automaattisesti joka kuukausi – niistä ei tarvitse itse huolehtia lainkaan, Nurmi toteaa.
Rytilahden mukaan myös tiedonhallinta on sujuvaa ja läpinäkyvää, mikä helpottaa monissa arjen tilanteissa:
– Työskentelyä helpottaa se, että kaikesta jää jälki ja vanhoihinkin tietoihin pääsee nopeasti käsiksi. Esimerkiksi uusia tilauksia avatessa on helppoa tarkistaa, mitä asiakkaan kiinteistössä on aiemmin tehty. Asentajan kentällä kirjaamien tekstien perusteella puolestaan saa laskulle selvityksen tehdyistä toimenpiteistä. Tämä tuo toimintaamme luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä myös asiakkaan näkökulmasta.
Seuranta ja automatiikka helpottavat kasvua
Tehokkaamman työtilausprosessin lisäksi Kiinteistöpalvelu KNL:n kasvavalle toiminnalle on ollut tärkeää saada ajantasaisempi ote yrityksen liiketoimintaan.– Seuranta on huomattavasti ajantasaisempaa. Esimerkiksi tulos- ja taselaskelmaa sai ennen odotella lähes pari kuukautta. Aiemmin myös koostin itse rahoitusennusteen omistajille, jotta tiedettäisiin vähän missä mennään. Nyt näemme yhdellä napin painalluksella paljonko tällä viikolla pitäisi tulla ja lähteä rahaa. Se on oman työni kannalta tärkeä päivittäinen työkalu, jonka perusteella teen päätöksiä esimerkiksi laskutuksen suhteen, Kangasjärvi kertoo.
– Varsinkin kasvussa on oleellista nähdä koko ajan missä mennään ja onko rahaa tulossa vai ei. Pystymme seuraamaan ajantasaisesti esimerkiksi tulosraportteja, rahoitusennustetta, laskuttamattomia työtilauksia ja asiakaskohtaisia lukuja. Ajantasainen seuranta on ihan ehdottoman tärkeää, jotta tietää, voiko kasvaa vai täytyykö jarruttaa, Nurmi lisää.
Kirsi Kangasjärvi toteutti pitkäaikaisen haaveensa muutosta lämpimään ja työskentelee nykyään kotitoimistosta Espanjasta käsin: ”Kaikki sujuu hienosti, kun on ohjelmat netissä ja puhelin toimii – olinpa sitten Porissa tai Espanjassa.”
Toimistolla Ultiman vaikutus on ollut iso automatiikan hoitaessa rutiineja ja helpottaessa hallinnollista työtä.
– Ultimassa on niin paljon automatiikkaa, että monesta asiasta on jäänyt ihan hirveästi työvaiheita pois. Iso asia on esimerkiksi se, että Ultima tiliöi automaattisesti ostolaskut, joita meille tulee noin 150 viikossa. Lisäksi kirjanpito, palkanlaskenta, verot ja ammattiyhdistysmaksut on automatisoitu. Vanhalla ohjelmalla työmäärä oli ihan valtaisa Ultimaan verrattuna ja nykyään tarvittaisiin toimistolle varmaan parikin ihmistä lisää. Nyt omaa työpanosta on pystynyt suuntaamaan vähän eri asioihin, Kangasjärvi kertoo.
– Muistan kun Kirsi aloitti reilu neljä vuotta sitten, niin minulla oli vähän laskutus jäljessä ja arviolta metrin korkuinen paperipino, jota hän alkoi purkaa. Eihän sellaista paperimäärää kukaan pysty hallitsemaan. Kasvusta huolimatta pärjäämme nyt konttorilla paljon pienemmällä väellä, ja mielestäni tässäkin on ollut oleellista kaikkien kirjausten saaminen sähköiseksi mobiilia hyödyntäen. Ultima ei ole pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän, Nurmi toteaa.