"Kun kaikki tieto käytetyistä tunneista, euroista ja muusta löytyy yhdestä paikasta, saamme toimintaamme ennustettavuutta ja pystymme elämään reaaliajassa."
KUMONI Oy on Kuopiosta ponnistava LVI-saneerausten ja kokonaisvastuurakentamisen asiantuntija sekä urakoiva rakennusliike. Vuosien saatossa toimintaansa määrätietoisesti kasvattanut yritys palvelee nykyään tytäryhtiöidensä kautta asiakkaita myös Turussa ja pääkaupunkiseudulla.
– Lisäksi ostimme liike- ja toimitilarakentamiseen keskittyvän helsinkiläisen Maistra Oy:n koko osakekannan, jolla laajensimme toimintaamme myös toimitilarakentamiseen, toimitusjohtaja Ari Karhapää kertoo.
Ympäristöjärjestelmä on myös kilpailuvaltti
Vaikka rakennusalalla on tällä hetkellä haasteita ilmassa, KUMONI Oy:ssä toimintaa kehitetään määrätietoisesti eteenpäin kohti kestävämpää tulevaisuutta. Yrityksen arvomaailmaa ohjaa halu toimia vastuullisesti niin oman henkilöstön kuin ympäristön hyvinvoinnista huolehtien, ja siksi yrityksessä saatiin vuonna 2023 käyttöön ISO 14001 -ympäristösertifikaatti täydentämään jo aiemmin sertifioitua laatujärjestelmää.
– Omat arvomme ajoivat ratkaisuun, sillä me haluamme toimia vastuullisesti ja ympäristöjärjestelmä on yksi asia, jolla pystymme siihen vaikuttamaan. Toki myös urakkakilpailumaailmassa varsinkin julkisella puolella näkyy, että vastuullisuutta ja ympäristöasioita arvostetaan myös yhteistyökumppaneita valittaessa. Samaan aikaan nykynuoriso on hyvin vastuullista ja vähitellen tämä sukupolvi tulee entistä vahvemmin päätösvaltaan myös taloyhtiöissä, joten uskon että vastuullisuuden merkitys vain kasvaa tulevaisuudessa.
Karhapään mukaan ympäristösertifiointia ei tule nähdä pelkkänä kulueränä, sillä sen avulla on saavutettavissa toiminnan tehostumista.
– Koemme, että siitä on hyötyä myös meidän toiminnassamme, sillä työmaatoiminta tehostuu, kun sitä seurataan ja käydään läpi järjestelmää auditoidessa. Laatujärjestelmien avulla työn tuottavuus paranee ja tämä on meille yksi työkalu, jota hyödynnämme toimintamme kehittämisessä ja tehostamisessa.
Ympäristösertifiointi asettaa vaatimuksia myös toiminnanohjaukselle
Ympäristöjärjestelmän käyttöönotto vaatii yrityksen toiminnanohjaukselta ennen kaikkea mahdollisuutta päästä käsiksi tietoon, jota järjestelmän mukaisten prosessien kehittäminen ja seuranta vaatii. Ympäristöjärjestelmää sertifioitaessa Admicom Estiman ja Ultiman yhteispeli tuki tietojen koostamista.
– Kun laskentaohjelmasta voidaan siirtää tavoitearvio budjetiksi työmaalle, päästään litteroinnin kautta Ultimassa helposti todentamaan, miten työmaa on toteutunut laskentaan verrattuna.
Nykyaikainen toiminnanohjausratkaisu tukee ympäristöjärjestelmän mukaista toimintaa ja mahdollistaa seurannassa tarvittavan tiedon tuottamisen.
– Meillä ympäristöjärjestelmän käyttöönotto ei vaatinut mitään toimenpiteitä järjestelmän suhteen, koska Ultima palvelee ympäristöjärjestelmän mukaista toimintaa tosi hyvin. Esimerkiksi hiilijalanjälkien laskentaan haetaan Ultimasta kustannuksia ja tarvitsemansa tiedot on hyvin helppo saada sieltä työmaakohtaisesti. Toki se edellyttää, että budjettiin tehdään litterakohtainen seuranta, mutta meille se on muutenkin jokapäiväistä rutiinia.
Karhapään mukaan tiedon tuottamisessa on oleellista yhteen järjestelmään keskitetyt toiminnot, joiden ansiosta tietojen koostamista ei tarvitse tehdä.
– Meillä oli ennen käytössä kolme erillistä järjestelmää eri toimittajilta, joten oli haasteellista kerätä raporteille tietoa töistä ja materiaaleista. Ympäristöjärjestelmän vaatiman tiedon koostamisessa on tärkeää, että tuotanto, palkkahallinto, kirjanpito ja reskontra ovat kaikki yhdessä paikassa ja tukevat toisiaan. Tällöin mitään tietoa ei tarvitse koostaa Exceleissä ja samalla ennustettavuus yrityksen tuloksesta helpottuu huomattavasti, kun raportointityökalut ovat ohjelmistossa valmiina ja tarvittaessa päästään vaikka yksittäiseen laskuun kiinni.
Admicomin ohjelmistot apuna heti projektin alussa
Yrityksessä hyödynnetään laajemminkin Admicomin ohjelmistoratkaisuita arjen tehostamisessa. Nykyaikaisilla ohjelmistoilla helpotetaan useamman toimipisteen välistä yhteistyötä, kun esimerkiksi laskenta, hankinta ja seuranta onnistuvat mistä tahansa.
– Kun esimerkiksi laskennassa on samantyylisiä kohteita, hankkeita pystytään kopioimaan edellisten pohjalle vaikka toimipaikkojen välillä. Täällä Kuopiossa tuetaan tytäryritystenkin laskentaa ja hankintaa, ja nekin hoituvat kätevästi etänä. Omassa roolissani sujuvasta etäkäytöstä suurin hyöty on, että pystyn seuraamaan eri yhtiöiden kuluja ja arkea.
Admicomin ohjelmistoilla hallitaan yrityksen prosessit alusta loppuun asti. Ennen varsinaista töiden aloitusta, projektin onnistumisen kannalta kriittisiin työvaiheisiin hyödynnetään laskentatyökalujen ohella Admicom Planneria töiden aikataulutukseen ja resursointiin.
– Hyvin laadittu aikataulu on ehdoton edellytys työn joustavalle läpiviennille. Päätoteuttajana olemme vastuussa aikatauluista, joten työnjohtajamme luovat paikka-aikakaavioita ja vinoviiva-aikatauluja käyttäen yhteisaikataulut, joissa huomioidaan myös sivu- ja aliurakoitsijat. Lisäksi hyödynnämme aikataulua resurssisuunnitelmapohjana.
Vahvalla työmaalinkillä todenmukaista ja reaaliaikaista seurantaa
Työmaan arjessa projektin johtamiseen ja tarvittaviin kirjauksiin liittyviä toimenpiteitä hoidetaan Ultimalla. Esimerkiksi työntekijät tekevät omat kirjauksensa mobiililla, josta tieto kulkee reaaliajassa hyödynnettäväksi kaikkialle, missä sitä tarvitaan.
– Ultimassa linkki työmaahan on vahva ja työmaalla päivitettävät tiedot ovat heti näkyvissä myös muualla. Lisäksi pystymme esimerkiksi määrittelemään työntekijöille näkyvät litterat, jolloin kulut kohdistuvat varmasti sinne, minne ne oikeasti kuuluvat, joten saamme todenmukaista seurantatietoa.
Työmaan laadukkaan läpiviennin kannalta tärkeää on myös dokumentointi, johon osassa yrityksen toimipisteitä ollaan otettu käyttöön Admicom Vision. Vision helppokäyttöinen selainpohjainen dokumentointityökalu, jota voi käyttää myös suoraan Ultiman mobiilista. Karhapää korostaa työmaadokumentoinnin merkitystä, sillä sen avulla pystytään välttämään lukuisat työmaihin liittyvät ongelmatilanteet.
– Tässä pätee vanha viisaus, että yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Me otamme yksittäisistä asunnoista kymmeniä tai jopa satoja kuvia jo ennen töiden aloitusta, jotta pystymme todentamaan lähtötilanteen, sillä se helpottaa monessa tapauksessa. Dokumentoinnin avulla pystytään todentamaan, onko vaikkapa jokin jälki ollut lattiassa ennen töiden aloitusta, eli kuuluuko se meidän korjausvelvoitteen piiriin vai ei.
Nykyaikaisilla ja yhteensopivilla ohjelmistoratkaisuilla yrityksen toimintaa pystytään ohjaamaan kokonaisvaltaisesti ja hallitusti. Karhapään mukaan yrityksen johtamisessa on keskeistä kokonaisvaltaisen toiminnanohjausratkaisun reaaliaikaisuus, jonka ansiosta päätökset nojaavat luotettavaan tietoon.
– Kun kaikki tieto käytetyistä tunneista, euroista ja muusta löytyy yhdestä paikasta, saamme toimintaamme ennustettavuutta ja pystymme elämään reaaliajassa. Se sopii hyvin meidän yrityskulttuuriin, koska haluamme seurata asioita tarkasti ja nyt siihen pystytään. Onhan se ehdoton edellytys, että tietää missä mennään ja mitä valmiista hankkeista oikeasti jää käteen. Tähän Ultima on ollut meidän tarpeisiimme hyvä järjestelmä.