"Omaa aikaani on säästynyt noin 30 % ja se mahdollistaa meille kasvun, kun olen pystynyt panostamaan myyntiin ja toiminnan kasvattamiseen – eikä tämä ole jäänyt pelkästään ajatuksen asteelle, sillä parissa vuodessa kasvua on tullut noin kaksi miljoonaa."
Lämpövelho Oy on Kuopiosta ponnistava LVI-alan yritys, joka palvelee asiakkaitaan monipuolisesti kolmesta toimipisteestä käsin pääasiassa Savon alueella. Yrityksen palveluvalikoimaan kuuluvat kaikki LVI-alan työt lämmityksestä viemäritöihin.
- Emme ole keskittyneet mihinkään kapeaan osa-alueeseen, vaan palvelemme asiakkaitamme kaikissa LVI-alan töissä. Työmme vaihtelevat satasen huoltokeikoista isompiin urakoihin, joista suurin on ollut arvoltaan 700 000 euroa. Palvelemme niin yksityis- ja yritysasiakkaita, kuin kuntia ja kaupunkejakin puitesopimusten kautta, toimitusjohtaja Miska Rissanen kertoo.
Vuonna 2017 perustetun yrityksen tähtäimessä on alusta asti ollut kasvu omiin vahvuuksiin nojaten. Sitä on myös saavutettu, sillä tällä hetkellä kuuden miljoonan liikevaihtoluokassa toimivassa yrityksessä työskentelee noin 35 henkilöä.
– Me toimimme monipuolisesti laajalla maantieteellisellä alueella ja aidosti tykkäämme palvella asiakkaitamme. Meillä on myös nuori ja todella aktiivinen tekijäporukka. Se on sellainen voimavara, jota ei välttämättä monella ole. Kun ei ole vielä vuosikymmeniä firman pyörittämistä takana, niin ei olla jämähdetty, vaan mennään ennakkoluulottomasti eteenpäin. Vauhdissa saattaa välillä kolahtaakin, mutta siitä opitaan ja mennään eteenpäin, Rissanen arvioi yrityksen kasvun salaisuuksia.
Edes rakennusalalla vallitseva heikko tilanne ei ole saanut yrityksen kasvua laantumaan.
– Kyllähän siinä sellainen muutaman kuukauden kuoppa tuli aluksi, mutta nyt ollaan jo hiljaisempia aikoja edeltävissä lukemissa ja takaisin kasvu-uralla.
Kasvavan toiminnan hallinta vaatii arjen tehokkuutta
Lämpövelhon toiminnan kasvaessa myös hallinnollisen työn määrä alkoi kasvaa ja arjen toimintojen hallintaan tarvittiin tehokkuutta. Kasvun haasteiden selättämiseksi yrityksessä otettiin vuonna 2022 käyttöön Admicom Ultima, joka on kattava ja pitkälle automatisoitu toiminnanohjausjärjestelmä talotekniikan ja rakentamisen yrityksille.
– Kun moneen pieneen asiaan menee päivässä ylimääräistä aikaa, näin isolla porukalla kaikki kertautuu nopeasti melko merkittäväksi kokonaisuudeksi. Aiempi ohjelmistomme oli periaatteessa selainpohjainen, mutta mobiili ei toiminut kovin järkevästi. Meille oli kertynyt paperille paljon esimerkiksi työtilauksiin liittyviä aineistoja, kun ei niitä oikein voinut sähköisesti hallita. Tarve olisi varmasti ollut vaihtaa järjestelmää jo aiemmin, mutta tuossa vaiheessa meille todella avautui, millaisia asioita Ultima mahdollistaa. Itse ohjelmisto oli yksi suurimpia syitä siihen, että lähdimme vaihtamaan pois edellisestä; oli helppo nähdä, että Ultimalla on aikaa säästettävissä.
Ultimaa käyttöönotettaessa Lämpövelhon liikevaihto pyöri jo useissa miljoonissa ja paperinen toimintatapa aiheutti lisää töitä järjestelmän vaihtoon liittyvässä tiedonsiirrossa. Siksi Rissanen kannustaakin muita miettimään yritykselleen sopivia ohjelmistoratkaisuita heti toiminnan alkumetreillä.
– Myös itselläni yksi ohjelmistohankintaa lykkäävä tekijä oli se, että siirtymä jännitti – ja olihan se vaativaa, kun jouduimme toimimaan aiemmin osittain paperilla ja datan määrä oli tuossa vaiheessa jo valtava. Ei käyttöönotto kuitenkaan ollut homma eikä mikään sen jälkeen, kun kaikki tarvittavat tiedot oli saatu siirrettyä. Niille jotka arpovat, kannattaisiko ohjelmistoa lähteä vaihtamaan, niin ehdottomasti kannattaa. Jos yritystä perustettaessa on yhtään kasvunäkymiä, niin ottaisin suoraan käyttöön tällaisen järjestelmän, joka mahdollistaa toiminnan hallinnan myös paljon isommassa mittakaavassa. Kun toiminta on pientä, pääsee myös käyttöönotossa paljon vähemmällä.
Töiden organisointi tehostuu tarkoituksenmukaisella vastuunjaolla
Rissasen mukaan Ultiman tuoma kasvun tuki kiteytyy siihen, että järjestelmässä tieto liikkuu saumattomasti oikeisiin paikkoihin ja vastuuta voidaan jakaa koko organisaatiolle heidän rooliensa mukaisesti, kun jokainen saa riittävästi käyttöoikeuksia ja pääsyn työnsä kannalta tarkoituksenmukaisiin asioihin.
– Ultima on laaja ja tarjoaa mahdollisuuksia moneen, mutta peruskäyttäjältä se ei vaadi paljoakaan osaamista, kun toimintojen määrää voi rajata ja laajentaa roolin mukaan. Pystymme jakamaan vastuuta turvallisesti ja määrittämään käyttöoikeuksia siten, että esimerkiksi yksittäinen työnjohtaja pystyy seuraamaan omia töitään ja niiden katteita, mutta ei kuitenkaan laajemmin yrityksen tietoja. Ultimassa on myös helppo jakaa työtehtäviä ja siirtää vaikkapa ostolaskuja eteenpäin tarkistettavaksi. Aiemmin ei ollut muuta vaihtoehtoa, kuin soitella tilauksen tehneelle henkilölle ja varmistaa häneltä laskun oikeellisuus.
Kun tieto liikkuu sujuvasti järjestelmän sisällä ja jokainen pystyy hoitamaan vaivattomasti omaan ruutuunsa liittyvät kirjaukset, tulee kokonaisprosessin hallinnasta sujuvaa. Esimerkiksi huoltopuolen työtilausten hallinta on muuttunut Ultiman käyttöönoton myötä.
– Meillä on kaksi työnjohtajaa, jotka ottavat työt vastaan, kirjaavat Ultimaan ja jakavat asentajille. Siitä sitten asentajat ottavat koppia töiden suorittamisesta ja täyttävät niihin liittyvät tiedot järjestelmään. Itselleni huoltotilauksista ei enää tällä hetkellä ole muuta huolehdittavaa kuin laskutus – ja joskus ei sitäkään, kun huoltotilauksia hallinnoivat työnjohtajatkin voivat hoitaa laskutusta.
Keskitetty taloushallinto ja toiminnanohjaus säästävät resursseja ja helpottavat seurantaa
Ennen Ultiman käyttöönottoa Lämpövelholla oli erilliset ohjelmistot taloushallintoon ja toiminnanohjaukseen, mutta tieto ei liikkunut niiden välillä, mikä aiheutti omat haasteensa arjen hallintaan.
– Se toi omat vaikeutensa asioiden selvittelyyn, kun työtilaus oli yhdessä ohjelmistossa ja lasku toisessa. Nyt kun kaikki data jää talteen yhteen paikkaan, on tarvittaessa helppo palata vaikkapa vanhaan ostolaskuun. Samoin esimerkiksi palkanlaskenta on nyt niin helppoa, kun asentajilla on toimivat mobiilityökalut, josta kentällä tehdyt kirjaukset siirtyvät palkanlaskentaan. Aiemmin näitäkin kirjauksia jouduttiin hoitamaan hyvin pitkälti paperilappumeiningillä.
Varsinkin yritystoiminnan kasvaessa saumaton tiedonsiirto on myös resurssikysymys.
– Me käsittelemme vuosittain niin isoja datamääriä, että tiedonhallinnan täytyy hoitua sujuvasti. Ilman tätä muutosta olisimme joutuneet palkkaamaan jonkun henkilön ihan vain hoitamaan tuollaisia asioita, kun eihän meidän aika siihen riittäisi.
Kun yrityksen kaikki toiminnot kulkevat käsi kädessä, saadaan helppoutta ja tarkkuuttaa myös seurantaan.
– Itse haluan tietenkin seurata yrityksen talousasioita ja Ultimasta näkee aina realistisen tilanteen kullakin hetkellä. Se tuo päätöksentekoon varmuutta, kun oikea tilanne on aina tiedossa. Ennen näitäkin asioita joutui vähän itse ylläpitämään ja laskemaan, jos halusi tarkempaa tietoa – nyt voi vaan nopeasti katsoa ja homma on selvä. Samoin urakoiden katteiden kehitystä on helppo seurata, kun kulut kirjautuvat oikeaan paikkaan. Sen ansiosta näemme nopeasti, jos joku alkaa näyttää huonolta, joten pystymme puuttumaan tilanteeseen nopeasti ja tekemään tarvittavia peliliikkeitä suunnan muuttamiseksi.
Admicom Tempo täydentämään ohjelmistokokonaisuutta
Lämpövelholla on nyt takanaan reilu pari vuotta yhteistä matkaa Admicomin kanssa ja tuona aikana Rissanen on ollut tyytyväinen näkemäänsä ohjelmistokehitykseen. Viimeisimpänä hän on tutustunut Ultiman uuteen muokattavaan etusivuun, Admicom Dashboardiin, joka kehitystyön myötä tulee tarjoamaan nopean näkymän kaikkiin käyttäjälle tärkeisiin tietoihin sekä Admicomin ohjelmistojen helpon yhteiskäytön.
– Mielestäni sekä ohjelmistot että Admicom yrityksenä kehittyvät koko ajan. Esimerkiksi Dashboardista minulla on kovat odotukset, kun etusivulle saadaan näkymään vielä enemmän itselle tärkeitä asioita yhdellä silmäyksellä. Sitten kun tietoa tulee mukaan myös Temposta, se luo kokemuksen yhdestä ohjelmistosta, vaikka niitä käytännössä onkin taustalla useampia.
Tempo on Admicomin selainpohjainen aikataulutusohjelma, joka otettiin Lämpövelholla käyttöön vuodenvaihteessa. Sen avulla yrityksessä luodaan isommille kohteille janakaaviot ja työvaiheiden väliset riippuvuudet aikataulun hallintaa varten.
– Tempon avulla olemme aikatauluttaneet isoimmat työmaat, joissa olemme itse pääurakoitsijana. Tämä on helpottanut alihankkijoita, kun he näkevät, milloin mikäkin homma tapahtuu ja osaavat varautua siihen. Samoin pystymme pitämään ihmiset taloyhtiöissä paremmin perillä aikataulujen etenemisestä.
Tempon kehitystyön lähtökohtana on ollut mahdollistaa vaivaton käyttöönotto ilman aiempaa kokemusta aikataulutusratkaisuista. Rissasen mukaan Tempon käytön aloittaminen myös oli helppoa.
– Ehkä liiankin helppoa, kun ei se vaatinut kuin yhden puhelun. Olemme oman myyjämme kanssa aktiivisesti yhteydessä, joten soitin hänelle ja kysyin, löytyisikö meille ratkaisua aikataulutukseen – ja löytyihän se. Seuraavana päivänä kilahti tunnukset sähköpostiin ja niinhän siinä sitten kävi, että ryhdyimme vain lyömään tarvittavia tietoja ohjelmistoon. Meillä oli selkeä tarve ja Tempo on melko yksinkertainen käyttää, joten mitään erillistä koulutusta ei tarvittu.
Enemmän aikaa kasvulle
Lämpövelhon alkuperäinen tavoite Ultiman käyttöönotolle oli kasvun mahdollistaminen tuomalla tehokkuutta arjen toimintojen hallintaan, sillä vuositasolla hoidettavana on iso määrä erilaisia toimenpiteitä. Yrityksessä muun muassa käsitellään vuosittain 4000-5000 työtilausta ja noin 20 000 ostolaskua.
– Se on ihan älytön määrä toimenpiteitä hoidettavaksi vuositasolla. Auta armias, jos pitäisi esimerkiksi maksaa maksupäätteen kautta 20 000 laskua vuodessa – tarvittaisiin yksi jos toinenkin tyyppi sitä tekemään. Meillä ei tällä hetkellä ole erillistä toimistotyöntekijää täällä pyörimässä, vaan hoidan itse erittäin ison osan arjen pyörittämiseen liittyvistä rutiineista, ja muutamat valitut työnjohtajat omalta osaltaan. Nyt kun olemme saaneet kaikki toiminnot Ultimaan, niin arkirutiinien hoitaminen ei varmaan tuon nopeampaa voisi enää olla.
Arjen tehostuminen näkyy merkittävänä ajansäästönä, jota on hyödynnetty kasvutoimenpiteisiin varsin onnistuneesti, sillä Lämpövelho on viimeisen parin vuoden aikana onnistunut kasvattamaan toimintaansa alan haastavasta tilanteesta huolimatta.
– Omaa aikaani on säästynyt noin 30 % ja se mahdollistaa meille kasvun, kun olen pystynyt panostamaan myyntiin ja toiminnan kasvattamiseen – eikä tämä ole jäänyt pelkästään ajatuksen asteelle, sillä parissa vuodessa kasvua on tullut noin kaksi miljoonaa. Ultimassa ei myöskään ole tulossa kasvulle mitään kattoa vastaan. Jossain suppeammassa systeemissä ikävä kyllä tuo raja tulee äkkiä vastaan, kun hallinnolliset työt kasvavat samaa tahtia liikevaihdon kanssa, mutta Ultimassa suhde ei ole läheskään niin suuri.
Kaiken kaikkiaan Lämpövelholla ollaan erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Admicomin kanssa ja katsotaan luottavaisin mielin tulevaan.
– Ohjelmisto on hyvä, eikä se mielestäni ole ainakaan liian kallis. Oma yritykseni on ostanut jopa Admicomin osakkeita, niin vahva usko meillä on ohjelmistokumppaniimme. Tällä hetkellä oma tahtotilani on se, etten edes halua kuulla muista ohjelmistovaihtoehdoista, vaikka niitäkin soittoja tulee harvasen kuukausi, Rissanen toteaa.