"Päivittäiset rutiinit, joita minun tarvitsee Admicom Ultima Litellä tehdä, vievät erittäin vähän aikaa. Sanoisin, että jos varttitunnin päivässä käytän, niin sitten olen tehnyt jo monta laskuakin."
Syksyllä 2019 perustettu LVI Asennus Ahonen Oy toimii Keravalta käsin koko Uudenmaan alueella. Yrityksen perustaja Marko Ahonen kertoo olevansa ensimmäistä kertaa yrittäjänä, vaikka miehellä onkin yli 20 vuoden kokemus LVI-töistä.
– Tämä minun yrittäjäksi lähtemiseni tapahtui aika vauhdilla. Aiempi työpaikkani joutui talousvaikeuksiin ja yrittäjä tuumasi minulle, että mitäpä jos sinä perustaisit oman firman. Hän sanoi, että minulle olisi hommaa tiedossa, joten aloin vakavissani miettiä yrittäjyyttä. Töitä tarjottiin siinä vaiheessa sen verran hyvin, että päätin katsoa tämänkin kortin.
Ahonen ei ole katunut yrittäjäksi lähtemistä. Työtilanne näyttää hyvältä ja LVI Asennus Ahosella on jo melkein vuodeksi tiedossa täystyöllisyys.
Yritys tarjoaa putkitöitä monipuolisesti: palveluvalikoimaan kuuluvat lämmitysjärjestelmät, vesijohtotyöt ja ilmastointityöt yhteistyökumppaneiden kautta. Tällä hetkellä työn alla on pari uudiskerrostalokohdetta sekä saneerauskohde. Työmaita löytyy laidasta laitaan – aina rivi- ja omakotitaloista uudiskohteisiin ja remontteihin. Tarvittaessa yritys tarjoaa myös maarakennustöitä yhteistyökumppaninsa kautta.
Yksi LVI Asennus Ahosen valtti on vesivirtojen mittaus- ja säätötyöt.
– Se on hieman spesiaalimpi työ, jota kaikki eivät lähde edes tekemään. Olen itse tehnyt käyttövesi- ja lämmitysverkkojen säätämistä ensimmäistä kertaa reilut 20 vuotta sitten. Kokemuksen ja koulutusten kautta voin sanoa, että oikeasti osaan sen homman.
Heti yritystoiminnan alussa eroon papereista
Uusi yrittäjä päätti hakea kestävän ratkaisun paperinpyörittelyyn heti alkuvaiheessa. Ahonen kiinnostui Admicom Ultima Lite -ohjelmistosta, joka on pienten talotekniikka- ja rakennusyritysten pilvipalvelukokonaisuus. Ohjelmisto automatisoi rutiinitöitä, joten aikaa vapautuu toimistolta ja yrityksessä voidaan keskittyä tuottavaan työhön.
– Itse kun en ole mikään taloushallinnon ammattilainen ja ihan tosissaan teen muuta hommaa, aloin miettiä järkevää ratkaisua ja googlettelin netistä. Alun perin mietin kirjanpitäjää, mutta kun Ultima lite löytyi, lähetin yhteydenottopyynnön. Sieltä vastattiin minulle ja kerrottiin, mitä kaikkea heidän vaihtoehtonsa pitää sisällään. Päätin siinä, että haluan kaikki sähköisesti ja minä en halua istua yhtään enempää toimiston tuolissa.
Hyvät kokemukset tutuilta yrittäjiltä vaikuttivat Ahosen päätökseen. Hän kertoo myös kokeneensa, että aloittelevan yrittäjän tilannetta kuunneltiin, eikä jätetty missään vaiheessa yksin.
– Totta kai olisin samoja palveluita saanut kirjanpitäjältä, mutta juttelin tuttujen Admicomin asiakkaiden kanssa ja sieltä tuli hyvin positiivista palautetta. Myös se vakuutti, että tällainen aloitteleva yrittäjä otettiin ihan tosissaan ja koulutettiin alkuun siihen ohjelmistoon. Eli ennen kuin homma lähti käyntiin, kävimme läpi päivittäiset perusrutiinit joita tulen tarvitsemaan, kuten laskujen tekeminen. Ei tehty siten, että ”no tossa on ohjelma, rupea opiskelemaan”.
Yrittäjä kiittelee asiakaspalvelun toimivuutta myös siinä vaiheessa, kun ohjelmisto on ehtinyt olla pidempään käytössä.
– Asiakaspalvelu on toiminut loistavasti. Olen soittanut tai pistänyt tukipyynnöllä, että miten minä tämmöisen asian ratkaisen. Niihin on vastaukset tulleet hyvin nopeasti. Tarvittaessa on otettu etäyhteys ja ongelma on saatu ratkaistua.
Nopeutta toimiston rutiinitöihin
Ultima Lite tuli käyttöön, kun yritys oli toiminut alle kaksi kuukautta. Ohjelmiston myötä Ahosen toive on toteutunut ja yrityksessä on päästy eroon papereista. Tämä näkyy erityisesti ostolaskujen yhteydessä.
– Meille ei tällä hetkellä tule ollenkaan paperisia laskuja. Varsinkin laskujen maksaminen - jos tilillä vain on rahaa – menee helposti. Kun minä hyväksyn laskun ja tuumaan, että no niin nyt se meni maksuun, niin sen jälkeen se oli siinä. Se on ihan oikeasti tätä päivää, että sähköisesti pystyy kaikki hoitamaan.
Myös sähköinen laskutus on Ahosen mukaan helppoa ja nopeaa. Laskutustapahtumien kirjaus onnistuu vaikka työmaalta käsin samalla, kun tilaukselle lisätään töitä ja tarvikkeita. Tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen.
– Laskun kirjoitus menee hyvin simppelisti, kun luo työmääräyksen joko puhelimella tai koneen kautta.
Ultima Litessä tieto on ajantasaista, joten yrittäjä tietää reaaliajassa miten yrityksellä menee. Ahonen hyödyntää seurantaa myös laskiessaan tarjouksia, sillä tarjouslaskennan kustannukset ovat selkeästi tiedossa ja tarjouksesta näkee nopeasti, mistä hinta muodostuu.
– Laskettujen tarjousten tiedot ovat minulla ylhäällä, joten pystyn hyödyntämään sitä tietoa seuraavien tarjousten laskennassa ja ottamaan huomioon, että miten se nyt todellisuudessa menikään.
Fiksu ratkaisu aloittavalle yrittäjälle
Oman kokemuksensa pohjalta Ahonen neuvoo myös muita uusia yrittäjiä harkitsemaan ohjelmistoa toiminnan tueksi heti alkutaipaleella.
– Sellaista joka aloittaa uutta yritystä, kehotan lähtemään sähköiseen. Paperinpyörittely ei ole tätä päivää, ja kun ne tiedot ihan oikeasti löytyvät tuolta Ultima Litestä. Minä pääsen näkemään ne kaikki ja voin mennä mobiililla tai tabletilla – se on ihan sama, millä menen. Kyllä se tuo ajansäästöä.
Ultima Liten ansiosta yrittäjän ei tarvitse kuluttaa aikaa kuukausittaisten alv-ilmoitusten tekemiseen ja alv-määrien laskemiseen, mistä Ahonen on erityisen tyytyväinen.
– Ja sitten on varsinkin nämä viranomaisilmoitukset eli alv varmaankin ensimmäisenä. Kyllä minäkin tiedän periaatteessa miten alv lasketaan, mutta en hyvänen aika rupea laskemaan, jos minulla on se kaksikymmentä laskua mitä olen saanut ja saman verran laittanut eteenpäin. Jos rupeaisin itse miettimään sitä, olisin illan toimistolla ja sitten verottajalta tulee, että ”hei tämä ei voi pitää paikkaansa, mikä tämä on tämä virhe täällä?” Tätä ei tarvitse murehtia, minä luotan siihen että järjestelmä hoitaa tuon puolen.
– Nyt alv-ilmoitukset menevät niin automaattisesti, että minä vain menen katsomaan että ne on taas tehty Ultima Liteen. Olen valmis ihan oikeasti siitä maksamaan, että saan sen palvelun valmiina ja minun ei tarvitse tuohon puoleen paneutua.
Tulevaisuudessa Ahonen aikoo palkata yritykseensä työntekijän, ja näkee että sähköinen ohjelmisto helpottaa myös silloin arkea.
– Saamme työntekijälle tunnukset pienemmillä oikeuksilla. Tärkeintä on, että sitä kautta hän saa tehdä minulle tuntilistat sähköisesti ja minä käyn ne vain hyväksymässä ja pistän maksuun. Jos tehdään tuota pientä muunto- ja huoltohommaa, kaikki menee sitten mobiilin kautta. Hän ei saa paperilappua ollenkaan. Luultavasti minä teen hänelle työtilaukset – vaikka hän voi itsekin ottaa sen – ja sitten hän täydentää omalta osaltaan ja kuittaa valmiiksi. Minä vain tarkistan, että tiedot on oikein ja kuittaan asiakkaalle laskun siitä.
Yrittäjän mukaan sähköinen ohjelmisto helpottaa toimistotöitä ja jättää pois myös ylimääräisiä välivaiheita, joita tulisi siitä jos kirjanpitoa hoitaisi ulkoinen tilitoimisto.
– Päivittäiset rutiinit, joita minun tarvitsee Ultima Litellä tehdä, vievät erittäin vähän aikaa. Sanoisin, että jos varttitunnin päivässä käytän, niin sitten olen tehnyt jo monta laskuakin. Minulla on pari tuttua, jotka vievät tietoja kirjanpitäjälle ja sitten takovat päätä seinään, että mikä kuitti tämä on. Kannattaa ottaa selvää vaihtoehdoista. Olen ollut tyytyväinen Ultima Liteen.