"Säästö on kyllä iso, en edes tiedä miten sen pukisi sanoiksi. Perälauta ei vuoda ja saamme enemmän laskutusta. Kyllähän se parantaa yrityksen taloutta ihan väkisellä."
Talotekniikkaurakointiin keskittynyt LVI-Xpert perustettiin Ouluun vuonna 2010, kun yli kymmenen vuotta Arella toimialapäällikkönä toiminut Teemu Parkkila ja paikallinen pitkän linjan LVI-urakoitsija päättivät yhdistää voimansa ja perustaa yhteisen yrityksen.
Päällekkäisten järjestelmien haasteet ratkaistiin Ultimalla
Nykyään LVI-Xpert työllistää 17 henkilöä ja tämän vuoden liikevaihto tulee liikkumaan 3,5 miljoonan euron kieppeillä. Kasvu ei kuitenkaan ole tullut ilman haasteita, joissa suurta roolia ovat näytelleet yrityksen käytössä olleet repaleiset talouden- ja projektinhallinnan työkalut.
– Yrityksen perustamisen yhteydessä otimme käyttöömme erään ohjelmiston taloushallintoon ja projektien hoitamiseen. Vuoden 2012 yritysjärjestelyiden myötä kuvioihin tuli mukaan myös toinen ohjelmisto, ja lopulta ajauduimme niin sanotusti kahden järjestelmän loukkuun. Jo siinä vaiheessa itselleni tuli ensimmäisen kerran halua etsiä järjestelmää, jossa kaikki toiminnot olisivat yksissä kansissa.
Varsinaiset ongelmat päällekkäisten järjestelmien kanssa alkoivat yritystoiminnan kasvaessa. Ongelmien kasaantuessa ainoaksi vaihtoehdoksi jäi miettiä uusia vaihtoehtoja yrityksen toimintojen hallintaan.
– Ihan rehellisesti voi sanoa, että välillä on ollut aika ahdistavaakin. Isoimmillaan liikevaihtomme oli suurin piirtein samaa suuruusluokkaa kuin nykyään. Arki oli kuitenkin aika haastavaa, eikä varmaan vähiten silloisen ohjelmistosekamelskan vuoksi, johon tekijätkin väsyivät. Siinä vaiheessa oli pakko käyttää toimintaa pienempänä ja vähimmillään meillä oli töissä puolisenkymmentä asentajaa. Lopullisen sysäyksen järjestelmien vaihdolle antoi se, ettei toimihenkilöiden kapasiteetti enää riittänyt pitämään palettia kasassa, vaikka meitä oli tuolloin vielä kolme henkilöä.
Vaihtoehtoja miettiessään Parkkila muisti Admicom Ultiman (ent. Adminet), johon hän oli muutama vuosi sitten tutustunut.
– Olimme tutustuneet Ultimaan varmaan jo kolme vuotta aiemmin, joten aika kauan tätä asiaa tuli makusteltua. Aiemmista kohtaamisista itselleni oli kuitenkin jäänyt sellainen maku, että Ultimassa prosessit toimivat siten, kuin haluankin niiden toimivan: Ohjelmisto tukee projektihenkilöstön työn tekemistä, eikä niin, että projektihenkilöstön pitää palvella ohjelmaa. Vähän sillä tavalla se meillä aiemmin meni ja jouduimme itse joustamaan saadaksemme ohjelmasta edes jotain apua.
Lopulta LVI-Xpertillä otettiin Ultiman kokonaispaketti käyttöön vuoden 2018 alussa.
– Me otimme käyttöömme avaimet käteen -paketin, eli myös kirjanpitomme ja palkanlaskentamme hoidetaan Admicomilla. Mielestäni Ultiman käyttöönotto oli erittäin kronologinen ja ohjelmaa oppi käyttämään todella hyvin, kun pääsi oppimaan asioita tiettyjen steppien kautta. Olin myös itse aktiivinen ja hoidin oman osuuteni ajallaan, joten käyttöönotto onnistui tosi hyvin ja olin siihen tyytyväinen.
Vajaan parin vuoden jälkeen Parkkila on edelleen tyytyväinen valintaansa. Myös aiempia haasteita on pystytty ratkomaan yhteen järjestelmään keskitetyllä toiminnalla.
– Heti alusta alkaen on tuntunut, että tämä oli oikea valinta. Siinä vaiheessa, kun Ultima otettiin käyttöön, toimintamme oli aika heikolla hapella. Nyt olemme saaneet palautettua työntekijämäärän normaaliksi ja pystymme kahden toimihenkilön voimin hoitamaan asiat, joihin kolmen henkilön resurssit eivät aiemmin riittäneet. Tämä kertoo aika suoraan siitä, että Ultiman automatiikka helpottaa tekemistämme huomattavasti.
Avasi uusia liiketoimintamahdollisuuksia
Helpottunut toimintojen hallinta on avannut LVI-Xpertille myös uusia liiketoimintamahdollisuuksia, kun se on pystynyt siirtymään pelkästä urakoinnista myös laskutöiden tarjoamiseen.
– Aiemmin teimme käytännössä pelkästään urakointia, mutta Ultima on mahdollistanut myös laskukeikkatöiden tarjoamisen asiakkaille. Adminetin käyttöönoton jälkeen olemme tehneet strategisen päätöksen kasvattaa laskutöiden ja pienurakoiden osuutta ja tänä vuonna niiden osuus tulee olemaan jo liki neljännes liikevaihdostamme.
Syyt aiempaan varovaisuuteen olivat ennen kaikkea kankeissa laskutuskäytännöissä ja vaikeassa seurattavuudessa.
– Aiemmin laskuttaminen oli hyvin kankeaa ja aina jäi epäilys, joka Ultiman myötä on vain vahvistunut, että tavaraa meni paljon ohi laskuttamatta. Ultiman avulla pystymme paljon paremmin kontrolloimaan kokonaisuutta ja varmistamaan, ettei mitään jää laskuttamatta. Eihän katetason edes tarvitse olla taivaissa, kun jokaiselle kululle saa tuoton ja tulovirta kasautuu tasaisesti. Kun tavaraa meni laskutuksen ohi, syntyi vain kuluja eikä välttämättä laskutusta – se oli aika huono yhtälö yrityksen talouden kannalta. Nyt laskutöiden hallinta on helpompaa, kun laskuttamisen automaatio on niin paljon paremmalla tasolla.
Sujuvoituneen laskutusprosessin lisäksi oman osansa parantuneisiin katteisiin tuo tehostunut ostotoiminta.
– Nyt pystymme kilpailuttamaan toimittajia ihan eri tavalla, kun olemme saaneet hyvät työkalut myös omien ostojemme hintakilpailutukseen. Esimerkiksi ostojen raporttien kautta saan tiedon, mistä mitäkin on ostettu ja mihin hintaan, joten pystyn kiristämään myös ostohintoja.
Parkkilan mukaan Ultima helpottaa laskutöiden hallinnan kokonaisuutta yksinkertaisilla toiminnoilla ja tarkalla seurannalla.
– Kaikennäköinen seurattavuus on heti tarjouksen jättämisestä alkaen todella helppoa. Aina voi tarkistaa alkuperäiset laskelmat sekä tarkastella tilaukselta sinne kohdistuneita kuluja ja katetta. Mielestäni Ultiman vahvuus on juuri se, että seuranta ja tilaukseen liittyvien toimintojen hoitaminen on hyvin yksinkertaista. Ero aiempaan on lyhyesti ja ytimekkäästi se, että nyt tiedän koko ajan missä mennään, kun aiemmin en tiennyt oikeastaan yhtään. Kaikki on paremmin kontrollissa ja paljon selkeämmin nähtävissä.
Iso merkitys talouteen ja ajankäyttöön
Ultiman tarjoama seurannan ajantasaisuus on ollut tärkeää koko yrityksen kannalta.
– Aikaisemmin saimme kerran kuukaudessa tiedot yrityksen tapahtumista, mutta sehän oli käytännössä aina mennyttä tietoa. Seuranta on parantunut kautta linjan, kun se on nykyään päivittäistä ja saamme myös osatuloutettavista kohteista valmiusraportit viikoittain. Mielestäni hyvä lisä seurantaan on myös se, että suoraan aloitusnäytöltä pääsee tarkastelemaan yrityksen rahoitustilannetta visuaalisista kuvaajista.
LVI-Xpertille toimintojen keskittäminen Ultiman automatisoituun kokonaisjärjestelmään on tuonut merkittäviä säästöjä niin ajankäytön kuin kustannusten kannalta.
– Säästö on kyllä iso, en edes tiedä miten sen pukisi sanoiksi. Pystymme hoitamaan kaiken hirveän paljon tehokkaammin ja selkeämmin, eikä asioita jää muistin varaan. Erityisesti toimihenkilötasolla ajansäästö on valtava, kun pystyy hoitamaan enemmän rahavirtaa ja aikaa jää vielä hoitaa projekteihin liittyvää materiaalien käsittelyä, massoittelua, dokumentaatiota ja tavaraostojen kilpailutusta. Se näkyy sitten jo isoina euroinakin, kun voi esimerkiksi käyttää enemmän aikaa kalliiden IV-koneiden kilpailutukseen.
Iso taloudellinen merkitys on myös sillä, ettei kuluja pääse enää livahtamaan ohi laskutuksen.
– Urakkatyömailla ei mene tavaraa ohi, pystymme pitämään kulut kurissa sekä hallitsemaan lisä- ja muutostyöt siten, että saamme laskutettua kaikki urakkaan kuulumattomat työt. Laskutöissä puolestaan kaikki kulut on helppo laskuttaa suoraan tilaukselta. Toisin sanoen perälauta ei vuoda ja saamme enemmän laskutusta. Kyllähän se parantaa yrityksen taloutta ihan väkisellä.
Jatkossa LVI-Xpertin tavoitteena on hieman kasvattaa toimintaansa ja nyt työkalut ovat kunnossa myös tulevien haasteiden selättämiseen.
– Tavoitteena olisi päästä liikevaihdossa neljän miljoonan haarukkaan ja Ultima antaa meille mahdollisuuden kasvuun. Toki tässä joutuu miettimään, kuinka talouden iso kuva muuttuu tulevaisuudessa ja miten se vaikuttaa tämän alueen markkinoihin. Kun talous lopulta lähtee alamäkeen, on tärkeää, että käytössä on jo valmiiksi sellaiset työkalut, joilla pystyy pitämään kulut kurissa ja pysymään mukana kilpailussa. Kaiken kaikkiaan olen tyytyväinen siihen, mitä kaikkea hyvää Ultima on toimintaamme tuonut. Joissakin asioissa se on jopa ylittänyt odotukset.