"Helppous on todettu aika monessa kohtaa esimerkiksi projektien aikatauluihin ja maksuerien hallintaan liittyen – ja se helpottaa johtamista ihan älyttömästi."
Maansiirto Harry Mäkelä Oy on 35 vuotta infra-alalla toiminut jyväskyläläinen perheyritys, joka työllistää 60 henkilöä Keski-Suomen talousalueella. Yritys tarjoaa urakointipalveluita infra-, kunnallistekniikka-, energiajakeluverkko- ja rakennusalalla.
Ultima tukemaan muutosta
Uusien toimintatapojen läpivieminen ja kasvun hallitseminen on vaatinut Maansiirto Harry Mäkelällä myös järjestelmäkehitystä, jotta asioita pystyttäisiin hoitamaan uusien vaatimusten edellyttämällä tavalla.
– Olemme sillä tavalla aika edistyksellinen talo, että meillä ei ole kymmeneen vuoteen hirveästi paperit vaihtaneet omistajaa. Tiedostamme, että sähköisellä toimintatavalla myös laadulliset ja tiedonkululliset asiat kentällä paranevat. Järjestelmäpuolellakin oli kuitenkin pakko reagoida asioihin, koska strategisia linjauksia ja kasvua ei olisi pystytty toteuttamaan hallitusti vanhoilla ERP-järjestelmillä ja yhteistyökumppaneilla. Tähän liittyen isoimmat tarpeet olivat talouspuolen asioissa ja projektinhallinnassa.
Yrityksessä haluttiin ratkaisu, jolla projektinohjauksen käytännöt eri asiakastoimialoilla pystytään vakioimaan alusta loppuun asti ja samalla johtamaan myös taloutta. Siksi yrityksessä päädyttiin ottamaan Admicom Ultima (ent. Adminet) käyttöön maaliskuussa 2019.
– Meillä on tietyt projektinohjausmenetelmät, joihin Ultima tarjosi keskitetyn ja toimivan ratkaisun. Myös talouspuolen johtamisen mittarit ja raportointijärjestelmät istahtivat meille hyvin. Nämä olivat tärkeimmät syyt, minkä takia päädyimme tekemään yhteistyötä Admicomin kanssa.
Vajaassa vuodessa Ultimaan on tullut tärkeä osa yrityksen projektin- ja taloudenhallintaa. Käytön alkumetreillä yrityksessä on oltu tyytyväisiä Admicomin tarjoamaan tukeen.
– On hienoa, kuinka hyvää tukea olemme saaneet heti käyttöönotosta alkaen. Missään vaiheessa ei ole tullut fiilistä, että olisimme jääneet oman onnemme nojaan, vaan jälkihoitokin on tehty hyvin. Minulle äärimmäisen positiivinen asia on ollut myös Admicomin valmius kehittää omaa järjestelmäänsä ja se, kuinka hyvin asiakkaiden tarpeet huomioidaan kehitystyössä.
Helpottaa työnjohdon arkea
Kasvavan yrityksen toiminnalle tärkeintä on ollut saada projektinhallinta ja talouden johtaminen samaan järjestelmään, jotta voidaan yhtenäistää toimintatapoja ja parantaa seurantaa.
– Halusimme yhdenmukaistaa työnjohdon tekemistä ja loimme jo käyttöönottovaiheessa paljon omia pohjia, joilla nykyään toteutetaan kohteittain esimerkiksi kaikki projektinhallintaan liittyvät laadulliset sekä työturvallisuuteen ja perehdytyksiin liittyvät asiat. Nyt asiat pystytään hoitamaan järjestelmällisesti ja tiedot ovat helposti saatavilla missä tahansa.
Pynnösen mukaan projektinhallinnan keskittäminen Ultimaan on helpottanut työnjohdon arkea monella tapaa, kun turhia työvaiheita on poistunut, eikä asioita tarvitse hoitaa vaikeimman kautta.
– Itse esimerkiksi käytin vielä vuosi sitten erään isomman hankkeen laskuttamiseen melkein kokonaisen työpäivän, ja kun hanke jälkeen keväällä jatkui, Ultiman kautta saman kokonaisuuden laskuttamiseen meni alle puoli tuntia. Ei myöskään tarvinnut pelätä, olenko laskenut kaiken oikein, kun järjestelmän kautta saa ajantasaisen tiedon myyntikatteista ja muista. Silloin meinasi kieltämättä hymyilyttää. Sama helppous on todettu aika monessa muussakin kohtaa esimerkiksi projektien aikatauluihin ja maksuerien hallintaan liittyen – ja se helpottaa johtamista ihan älyttömästi.
Pynnönen pääsi itse johtamaan ensimmäisen projektin kokonaisuudessaan Ultimassa viime kesänä, kun Maansiirto Harry Mäkelä toteutti Tampereen Sähkölaitokselle projektinjohtourakan.
– Se oli ensimmäisen kohde, johon tein alusta lähtien budjetin, ennustamisen ja muun hallinnan Ultimalla. Oli ihan äärimmäisen helppoa johtaa projektia, kun reaaliaikainen tilanne oli koko ajan tiedossa.
Mahdollistaa tiedolla johtamisen
Projektinhallinnan ja taloudellisen seurannan kulkeminen käsi kädessä yhden järjestelmän sisällä helpottaa projekteihin liittyvää päätöksentekoa.
– Kaikki kulut ensinnäkin kirjautuvat heti oikealle kohteelle ja työtilaukselle, josta ne päästään kääntämään suoraan myyntilaskutukseen. Pystymme koko ajan budjetoimaan ja ennustamaan, joten tiedämme jokaisen projektin reaaliaikaisen tilanteen. Reaaliaikaisuuden ansiosta voimme tehdä hankkeeseen liittyviä päätöksiä sen perusteella, kuinka tilanne oikeasti peilautuu alkuperäiseen tarjouslaskentaan.
Tarkka seuranta auttaa myös arvioimaan kulloisessakin tilanteessa kannattavimmat toimintatavat.
– Jos esimerkiksi työmaan aikataulujen kanssa näyttäisi tulevan haasteita, voimme arvioida kannattavinta toimintatapaa ja neuvotella tilaajan kanssa. Aikaisemmin oli pakko runnoa projektit aikatauluun ja kulupuoli jäi siinä kohtaa laskematta. Nyt voimme oikeasti arvioida eri toimintatapojen vaikutusta lopputulokseen.
Yrityksen johtamiseen ajantasainen ja vaivattomasti saatavilla oleva tieto antaa paljon uusia eväitä.
– Isoin asia on se, että olemme päässeet johtamaan tiedolla käynnissä olevia ja tulevia projekteja. Mitä enemmän käyttökuukausia tulee, sitä paremmin huomaa, kuinka hyvää tietoa saamme esimerkiksi asiakkuuksiin, laatuun ja työturvallisuuteen liittyen. Nyt nukun yönikin vähän paremmin, kun ei enää tarvitse arvailla, missä yritys taloudellisesti milloinkin menee.
Työaika oikeisiin asioihin
Pynnösen mukaan vauhdikkaasti kasvavalle liiketoiminnalle on oleellista, että henkilöstön työaika pystytään käyttämään oikeisiin asioihin.
– Olemme tehneet vahvaa kasvua ja siihen nähden rekrytoinnit ovat olleet aika minimaalisia. Kuitenkin työntekijät tarvitsevat edelleen kentällä työnjohdon tarjoamaa selkänojaa ja ohjausta. Siksi järjestelmäpuoli ei saa kuormittaa meitä, vaan sen pitää tukea toimintaa mahdollistamalla järkevän ajankäytön. On tärkeää, että vastuuhenkilöt pystyvät käyttämään aikaansa työmailla, koska näyttöpäätteen ääreltä niitä kuopankaivuutöitä on valitettavasti hemmetin vaikea tehdä.
Ultiman avulla työaikaa on myös pystytty suuntaamaan toiminnan kannalta tärkeisiin asioihin.
– Ilolla seuraan koko ajan sitä, kuinka päivittäinen ajankäyttö on muuttunut. Itselleni järkevä ajankäyttö on ollut aina tärkeää ja Ultima on tehnyt siitä huomattavasti helpompaa, kun esimerkiksi raportointiin, myyntiin ja laskutukseen liittyvät asiat ovat menneet niin paljon parempaan suuntaan. Se on jättänyt enemmän aikaa kaikelle muulle. Vaikka edelleen tuntuu, ettei aika riitä kaikkeen, niin tällä vauhdilla vastuuhenkilöiden kuormitus olisi kasvanut liian suureksi, jos ohjelmistovaihdosta ei olisi tehty.
Maansiirto Harry Mäkelällä Ultimaa on tuotu vähitellen osaksi yrityksen toimintaa ja Pynnönen uskoo, että hyvin alkanut yhteistyö tuo jatkossa entistä enemmän hyötyjä yrityksen liiketoiminnalle.
– Olemme menneet koko ajan operatiivinen tekeminen edellä ja järjestelmää on otettu käyttöön askel kerrallaan, joten meillä on vielä hyödyntämättä paljonkin ominaisuuksia, joilla voimme jatkossa helpottaa tekemistämme ja kääntää tulosta entistä paremmaksi. Toimintaperiaatteemme on aina ollut hoitaa asioita hyvien yhteistyökumppaneiden kanssa – ja Admicomista olemme löytäneet sellaisen kumppanin.