"Tämä on kyllä muuttunut hyvin, hyvin automaattiseksi. Alussa mietin, voiko edes olla totta, että kaikki hoituu tavallaan niin yksinkertaisesti."
Oivatuote Oy on pian 40-vuotias sisärakentamiseen ja erityisesti alakattojen, väliseinien sekä akustisten verhousten toteuttamiseen erikoistunut yritys. Nykyisen yrittäjäpariskunnan Timo ja Jaana Savolaisen käsiin yritys päätyi vuonna 2006. Yrityksen menestystä rakentaessaan Savolaiset ovat luottaneet vahvaan ammattitaitoon, joustavuuteen ja hyvään palveluun.
– Joustavuus on varmaan se tärkein asia. Kauan alalla olleena on hyvä näkemys moneen asiaan – kyllä kokemus ja ammattitaito edelleen merkitsevät jotain tuolla kentällä. Tänä päivänä myös suunnitelmat voivat olla hieman puutteellisia, joten oman ammattitaidon turvin mietitään asiakkaan kannalta hyvää toteutustapaa, suunnitellaan vaihtoehtoja ja annetaan ratkaisuita, toimitusjohtaja Timo Savolainen kertoo.
Ohjelmisto asiakaslähtöistä toimintatapaa tukevaksi
Kun Jaana aloitti Oivatuotteen taloushallinnon puikoissa, hän otti kopin myös yrityksen ohjelmistoasioista.
– Taloon tullessani ohjelmisto oli ainoastaan osto- ja myyntireskontran hallintaan ja palkanlaskuun, muutoin kaikki seuranta ja maksuerät tehtiin Excelillä. Totesin virheiden mahdollisuuden niin suureksi, etten halunnut lähteä hoitamaan asioita sellaisella toimintatavalla, vaan käyttöön otettiin rakennusalalle suunniteltu ohjelmisto.
Pitkän aikaa arki sujui hyvin, kunnes ohjelmistosta tuotiin asiakkaille käyttöön päivitetty ohjelmistoversio, joka ei enää palvellut Oivatuotteen asiakaslähtöistä toimintatapaa, joten yrityksessä ryhdyttiin miettimään vaihtoehtoja.
– Jokaisessa ohjelmistossa on hyvät ja huonot puolet, tarjolla olevista ohjelmistovaihtoehdoista täytyy löytää itselle ja omaan toimintatapaan sopivin. Vertailin muutamia vaihtoehtoja ja mielestäni Admicom Ultima vaikutti kaikista toimivimmalta ratkaisulta, koska siinä pystyimme oikeasti yhdistämään kaikki toimintomme samaan järjestelmään aina kirjanpitoa myöten.
Yritys siirtyi käyttämään Ultimaa lokakuussa 2020 ja Jaanan mukaan käyttöönotto sujui hyvin.
– Käyttöönotto meni aika jouhevasti. Pitää vain osata suhtautua siihen, että ohjelmiston vaihto vaatii panostusta ja oikeanlaista asennetta. Jokainen ohjelmisto on erilainen, joten täytyy olla avoin, eikä jäädä kiinni vanhoihin toimintatapoihin – sillä tavalla on aina helpompi hypätä uuteen. Kun vielä käytön alkumetreillä rohkeasti perehtyy ohjelmiston tarjoamiin mahdollisuuksiin, voi tulla sellaisia ahaa-elämyksiä, joiden ansiosta omaa toimintatapaa muuttamalla pääsee helpommalla.
Jaanan mukaan myös yhteistyö Admicomin henkilöstön kanssa on sujunut mutkattomasti alusta alkaen.
– Olen ollut erittäin tyytyväinen siihen, miten meidän suuntaan on asioita hoidettu. Myyjä ja kouluttajat ovat olleet huippukivoja ja asiantuntevia. Käyttöönoton aikaan esitin aika kiperiäkin kysymyksiä järjestelmän käyttömahdollisuuksista, mutta silloin sain reilusti vastauksen, onko jokin mahdollista vai ei. Jos ei ollut, niin yhdessä mietittiin vaihtoehtoinen toimintatapa ja päästiin eteenpäin. Ylipäätään olen saanut tosi hyvin ja nopeasti apua. Mielestäni on aika tärkeää, että ongelmatilanteissa ei tarvitse odotella vastausta kahta päivää, vaan pääsee jatkamaan hommiaan mahdollisimman pian.
Selkeämpää raportointia asiakkaalle ja itselle
Yritykselle tärkeimpiin käyttöönoton taustalla olleisiin asioihin Ultima on tuonut helpotusta, kun asiakkaita pystytään palvelemaan sujuvasti koko projektin ajan.
– Ensinnäkin maksuerätaulukot ja maksuerät on yksi sellainen asia, jotka asiakkaat haluavat tosi selkeässä muodossa, samoin lisä- ja muutostyöt. Laskujen pitää olla selkeitä ja niistä on käytävä helposti ilmi, mitä on tullut, mistä on tullut ja paljonko on tullut. Ultimassa näiden prosessien hallinta on sujuvaa.
Projektin lopussa esiin nousee taloudelliseen loppuselvitykseen liittyvä raportointi, johon Ultimassa on oma erikoisraporttinsa. Sen avulla asiakkaalle pystytään tarjoamaan selkeässä muodossa hänen tarvitsemansa tiedot ilman yrityksen omien resurssien kuormittamista.
– Ennen otin taloudellista loppuselvitystä varten erilliset listaukset maksueristä ja muutostöistä, joita sitten työstin manuaalisesti. Suurissa työmaissa niin maksuerä- kuin lisä- ja muutostyölaskuja on kuitenkin aika valtava määrä. Ultima on minulle erittäin hyvä työkalu taloudellisiin loppuselvityksiin, sillä sieltä saa tosi hyvät ja selkeät raportit niin laskutetuista ja laskuttamattomista maksueristä, kuin lisä- ja muutostöistä.
Myös yrityksen oman toiminnan seurantaan Ultima on tarjonnut uusia mahdollisuuksia työmaaseurannasta koko yrityksen tilanteen seurantaan.
– Työmaaseurantaan data-analysaattori on erinomainen työkalu, koska sen kautta näkee nopeasti, missä jamassa työmaat ovat ja ovatko katteet terveellä pohjalla. On myös helppo tarkastella, paljonko esimerkiksi ulkopuolista palvelua on mennyt johonkin tai paljonko joltain toimittajalta on tullut tiettyä tavaraa.
Yrityksen johtamisen näkökulmasta korostuvat reaaliaikaisuus ja mahdollisuus monipuoliseen seurantaan.
– Raportoinnin reaaliaikaisuus on aika iso asia yrityksen johtamisessa. Ultimasta saatava tieto auttaa saamaan käsityksen siitä, miten meillä menee, vaatiiko jokin asia reagointia tai voisiko jotain osa-aluetta vähän tiukentaa, jotteivat kulut karkaa käsistä. Meille on erityisen tärkeää ulkopuolisten palveluiden seuraaminen suhteessa liikevaihtoon ja edelliseen tilikauteen. Tykkään myös siitä, että esimerkiksi myynnin ja kirjanpidon raportit tulevat automaattisesti, eikä niitä tarvitse itse lähteä kaivamaan mistään.
Automatiikka hoitaa rutiineja
Jaanan mukaan kaikista tärkein yrityksen arjen pyörittämistä helpottava asia on Ultiman automatiikka, joka vähentää merkittävästi käsin tehtävää rutiinityötä ja asioiden muistelua.
– Automatiikka on ehdottomasti merkittävin muutos: Järjestelmä hoitaa rutiineja automaattisesti ja vie tiedot kirjanpitoon, joten itse ei tarvitse klikkailla edestakaisin tai muistella, oliko tänään jotain asiaa hoidettavana. Vielä kun kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä tuotannonhallintaa, reskontraa ja kirjanpitoa myöten, ei tarvitse tehdä mitään ylimääräisiä kirjautumisia, kun kertakirjauksella pääsee käsiksi kaikkiin yrityksen tietoihin.
Automatiikan vaikutus yrityksen talouden hallintaan on ollut merkittävä.
– Tämä on kyllä muuttunut hyvin, hyvin automaattiseksi. Alussa mietin, voiko edes olla totta, että kaikki hoituu tavallaan niin yksinkertaisesti. Kun tekee pohjatyöt hyvin, niin esimerkiksi kaikki tilaajavastuuasiat, alv-ilmoitukset, urakkailmoitukset verottajalle ja säännöllinen kuukausilaskutus hoituu tosi näppärästi, eikä niistä itse tarvitse huolehtia. Järjestelmä myös ilmoittaa, jos joissain tiedoissa on puutteita.
Siirtyminen selainpohjaiseen ja automatisoituun järjestelmään on sujuvoittanut yrittäjien arkea ja tuonut enemmän myös vapaa-aikaa.
– Tässä on tehty töitä hyvässä lykyssä seitsemänä päivänä viikossa, mutta nyt voi ajatella pitävänsä vähän vapaatakin. Ei yrittäjä pääse lomallakaan täysin irtautumaan yrityksen toiminnasta, mutta siksi on hienoa, että Ultimaa voi käyttää vaikka kesämökiltä tai ulkomailta. Lomallakin voi rentoutua paremmin, kun käy välillä tarkistamassa, että kaikki asiat ovat kunnossa. Ei tarvitse jännittää, odottaako lomalta paluun jälkeen sellainen kaaos, että menee seuraavat pari viikkoa sitä selvitellessä. Meillä on Ultiman käyttöä takana vasta noin vuosi ja tiedän, että paljon on vielä opittavaa, mutta en menisi enää takaisin entiseen.