"Admicom Ultiman puoleen sai lopulta kääntymään monipuolinen projektinseuranta ja raportointi. Tiettyjä toimintoja oli Ultimassa kehitetty paremmin, kuten automaattiset verottajailmoitukset ja helppo välilaskutus."
Oulun Sähkö- ja Teletekniikka Oy on vuonna 1991 perustettu sähkö- ja teletekniikkaratkaisuihin erikoistunut Oulun seudulla ja lähikunnissa toimiva yritys. Yrityksen liikevaihto on tällä hetkellä hieman yli 2 miljoonaa ja työntekijöitä reilu kaksikymmentä. Asennuksia tehdään niin uudis- kuin saneerauskohteisiin.
– Meillä on asiakkaina esimerkiksi paljon yrityksiä, joille tehdään sähkö- ja teleasennuksia toimitilamuutoksiin, myymälöihin ja halleihin. Sähköpuolella teemme myös erilaisia älykkäitä poistumistie- ja turvavalojärjestelmiä, yrityksessä toimitusjohtajana 14 vuotta toiminut Sami Alho kertoo.
Vaihdolla haettiin monipuolisempia toimintoja sekä toimivaa palvelua
Ennen Admicom Ultiman käyttöönottoa yrityksellä oli ollut pitkäaikaisessa käytössä toinen ohjelmisto. Päätös aiemman ohjelmiston vaihtamisesta syntyi muutama vuosi sitten ajatuksen kypsyttelyn jälkeen.
– Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ei ole ihan mikään naps ja kops, vaan se vie aikaa. Mietin jo aikaisemminkin Ultimaa, kun siitä näki, että se on hyvä ohjelmisto. Ultiman puoleen sai lopulta kääntymään monipuolinen projektinseuranta ja raportointi. Oli tärkeää, että järjestelmä on täysin sähköinen ja päätökseen vaikutti sekin, että Ultiman tuotekehitys oli mennyt eteenpäin ja kaikki uudistukset tuli Admicomille nopeammin kuin kilpailijalle. Tiettyjä toimintoja oli Ultimassa kehitetty paremmin, kuten automaattiset verottajailmoitukset ja helppo välilaskutus.
Vaikka ohjelmiston vaihtaminen vaatii aikaa ja kynnys siihen voi olla korkea, muutos sujui onnistuneesti ja siihen sai tukea. Tekninen tuki on myös käyttöönottovaiheen jälkeen ollut parempaa kuin aiemman ohjelmistokumppanin aikana.
– Käyttöönottovaiheessa oli hyvä, kun Admicomilla on toimipiste Oulussa niin siellä tuli käytyä helposti koulutukset paikan päällä. Se meni kyllä ihan kivuttomasti, vaikka ohjelmiston vaihto tehtiin kesken tilikauden. Totta kai siinä on aina opettelua ja vie vähän aikaa, kun vaihtaa eri ohjelmistoon, mutta ei siinä nyt isoja ongelmia ollut. Aikaisemman ohjelmiston kanssa teknisen tuen saanti saattoi kestää pari kolme tuntia ja käytännössä silloin piti jättää homma kesken, mutta Admicomilta on kyllä saanut hyvin teknisen tuen kiinni.
Työntekijät ottivat muutoksen vastaan hyvin ja oppivat uuden ohjelmiston nopeasti. Omaksuminen oli helpompaa, kun mobiilitoimintojen käyttäminen oli jo ennestään tuttua.
– Meillä on aikaisemminkin ollut käytössä ohjelmistosta mobiiliversio. Työntekijät olivat tottuneita käyttämään sitä ja se oli tuttua, joten vastarintaa ei ole ollut. Tietenkin kun on nuoria kavereita töissä, niin he oppivat muutenkin nopeasti ja aluksi myös koulutettiin siihen, miten ohjelmistoa käytetään.
Yrityksessä Ultima on käytössä toimitusjohtajan lisäksi työnjohtajilla, projektipäälliköllä ja asentajilla. Eri rooleissa toimivat työntekijät tekevät järjestelmään omaan työhönsä liittyviä kirjauksia, mikä on tärkeää esimerkiksi sujuvan tiedon hallinnan, tarkan laskutuksen ja raportoinnin kannalta.
– Työnjohto ja projektipäällikkö käyttävät järjestelmää laskutukseen, työtilauksien tekemiseen sekä projektiseurantaan. Asentajilla on käytössä periaatteessa pelkästään mobiiliversio, jolla he syöttävät tunnit, kilometrit ja muut kulut. Näin jää aina merkintä siitä, että mihin on ostettu mitäkin ja saadaan niiden avulla parempaa seurantaa. Asentajat liittävät Ultimaan myös asennuskuvia ja järjestelmään tehdään kaikki käyttöönottomittaukset sekä niiden pöytäkirjat. Siellä on lomakkeet valmiina, eli asentajat käyvät vain täyttämässä ne, jolloin ne jäävät talteen ja kaiken pystyy hakemaan kyseisen työtilauksen alta.
Ajansäästöä ja tarkempaa liiketoiminnan seurantaa
Yrityksessä on säästetty aikaa Ultiman automatiikan ansiosta, kun tieto kulkee järjestelmän sisällä toiminnosta toiseen ja raha kiertää nopeasti. Hyvät seurantaominaisuudet ovat puolestaan auttaneet päätöksenteossa.
– Kun ostolaskut on hyväksytty ja laskut lähtenyt niin projektiseuranta on helppoa ja keikkahommissakin näkee, millainen kate jää ja mitä hommia on kannattavaa tehdä. Ostolaskutkin tulevat nopeasti hyväksyttäviksi ja menevät suoraan projektiseurantaan, josta näkee kulut. Myös verottajailmoitukset menevät automaattisesti, mikä on säästänyt paljonkin aikaa, kuten myös myyntilaskujen laskutuksen helppous.
Myös tarjouslaskenta ja ostotilaukset ovat esimerkkejä Ultiman aikaa säästävistä ominaisuuksista, joita yrityksellä on käytössä.
– Totta kai käytetään tarjouslaskentaa, meillä on hinnastot tukuista käytössä ja tarjouslaskennan kautta pystyy myös tilaamaan tavaraa. Projektien jälkeen voidaan vertailla kuluja myös data-analysaattorin raporteilta, että miten laskenta on onnistunut.
Oulun Sähkö- ja Teletekniikalla käytetään Ultiman varastonhallintaa, jonka käyttöä on tarkoitus viilata lähitulevaisuudessa vielä automaattisten tilausten osalta.
– Meillä on varastohallinta käytössä ja meille on myös tulossa uusi varastohalli. Varastonhallintaa on tarkoitus kehittää niin, että saataisiin sinne automaattitilaukset, jolloin olisi tietty määrä tavaraa varastossa käytössä mitä tarvitaan.
Arkea helpottaa, kun ohjelmistosta löytyy toimialalle suunniteltuja ominaisuuksia. Alhon mielestä etenkin Ultiman hinnastot, ostotilaukset ja ostojen seuranta ovat hyödyllisiä talotekniikkayrityksille.
– Ultiman näkee hinnastot ja tukun varastotilanteet sekä pystyy vielä vertailemaan, millä tukulla on mikäkin tavara halvempaa. Onhan tämä oikeastaan suunniteltu juuri tällaisille tukkuliikkeitä käyttäville sähkö-, tele-, putki- ja iv-alan yrityksille.
Kun tiedot ovat järjestelmässä sähköisessä muodossa, niin esimerkiksi aiemmin toteutettujen työmaiden tietoihin pääsee helposti käsiksi myös jälkikäteen.
– Meillä jää kaikki dokumentointi muistiin sähköisesti, eli ei ole paperisia mittauspöytäkirjoja enää käytössä, vaan ne on ja pysyy siellä pilvessä. Myös sähkökuvat saa mittauspöytäkirjojen lisäksi suoraan työtilauksen alle. Niitä tarvitsee katsoa kuitenkin välillä jälkeenpäin, joten sähköinen järjestelmä on varmaan yksi Ultiman parhaita puolia.
Yrittäjä summaa omiksi suosikkiominaisuuksikseen erityisesti töiden seurannan, helpon laskutuksen keikkatöille ja tarjouslaskennan.
– Projektinseuranta on hyvä ja raportointi myös, kun kaikki ostolaskut, työkustannukset ja muut kulut sekä laskutus kohdistuvat raporteille. Nykyään pystyy seuraamaan asioita paremmin työtilauskohtaisesti ja projekteittain. Keikkahommissa tehdään myös paljon töitä tuntihommina, joiden välilaskutus toimii Ultimassa hyvin. Kolmantena asiana tarjouslaskennan helppous on hyvä, kun sieltä saa massat ja sen jälkeen pystyy tilamaan tarvittavat tavarat.