"Saamme yhdestä ohjelmistosta yrityksen talouteen liittyvät tiedot reaaliajassa. Mitään ei tarvitse tehdä mututuntumalla, joten myös epävarmuus vähenee ja tiedämme oikeasti koko ajan, missä mennään."
Monipuolisia rakennuspalveluita Keski-Suomessa toteuttava Rakennus-Kaseva keskitti toimintojensa hallinnan useasta järjestelmästä Admicom Ultimaan (ent. Adminet). Muutoksen myötä sekä työmaalla että toimistolla on päästy eroon turhista rutiinitöistä ja saatu seuranta reaaliaikaan.
Rakennus-Kasevan toiminta sai alkunsa Jyväskylässä vuonna 2011 havainnosta, että Keski-Suomessa olisi kysyntää rakennusliikkeelle, joka pystyisi takaamaan asiakkailleen onnistuneet projektit syvällisellä paikallistuntemuksella ja osaavilla kumppaneilla. Vaikka yrityksen toiminta on perustamisen jälkeen kasvanut merkittävästi, se on pitänyt kiinni alkuperäisestä toiminta-ajatuksestaan.
Katso videolta, miten Admicomin ohjelmistot ovat auttaneet Rakennus-Kasevaa tehostamaan heidän toimintaansa:
Vuosien vuoropuhelun tulos
Rakennus-Kaseva ja Admicom aloittivat keskustelun yhteistyöstä pari vuotta sen jälkeen, kun Admicom oli vuonna 2013 laajentanut Adminet-järjestelmäänsä palvelemaan myös rakennusalan yrityksiä.
– Aloitimme tiiviin ja avoimen keskustelun jo pari vuotta ennen kuin Adminet, nykyinen Ultima, tuli meille käyttöön – ilman mitään sitoumuksia puolin ja toisin. Järjestelmän kehitystä seurattuamme totesimme lopulta Ultiman olevan kaikilta ominaisuuksiltaan tarpeidemme mukaisella tasolla ja otimme sen käyttöön loppuvuodesta 2017. Myös käyttöönoton jälkeen on ollut hienoa huomata, että yhteistyö sujuu ja asiakkaiden kehitystoiveita kuunnellaan.
Alun perin Ultiman käyttöönoton taustalla vaikutti tarve sujuvoittaa arkea keskittämällä yrityksen toimintojen hallinta useasta ohjelmistosta yhteen kokonaisjärjestelmään.
– Meillä oli taloushallinto-ohjelmisto, projektien kustannusseuranta- ja laskentaohjelmistot sekä vielä erikseen ohjelmisto verottajan kuukausi-ilmoitusten tekemiseen. Tieto ei liikkunut automaattisesti järjestelmien välillä, vaan niitä synkronoitiin siirtotiedostoilla tai manuaalisesti. Siksi aloimme miettiä erillisten ratkaisuiden korvaamista yhdellä ohjelmistolla, jonka avulla säästettäisiin omaa työtä ja saataisiin ajantasaisempia raportteja.
Varsinainen käyttöönotto sujui Karin mukaan yllättävän helposti.
– Käyttöönotto yllätti helppoudellaan. Etukäteen hieman pelotti, kuinka kauan menee päästä jälleen kartalle yrityksen tapahtumista. Odotukset olivat jossain puolen vuoden tienoilla, mutta ensimmäisen kuukauden jälkeen olimmekin siinä pisteessä, että uusi ohjelmisto palveli täysin päivittäistä tekemistämme. Saimme Ultiman tosi jouheasti käyttöön ja tästä kuuluu iso kiitos kouluttajillemme, jotka hoitivat asiat hienosti ja pitivät huolen siitä, että hoidimme oman osuutemme ajallaan.
Kokonaisjärjestelmä helpottaa urakoiden hallintaa
Siirtyminen automatisoituun kokonaisjärjestelmään on helpottanut Rakennus-Kasevalla erityisesti urakoiden hallintaa ja seurantaa monella tapaa.
– Koska laskujen tiedot siirtyvät välittömästi hyväksynnän jälkeen myös kustannusseurantaan, tiedämme koko ajan, paljonko meillä on laskuja kierrossa ja kustannukset ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti. Toisaalta laskutuspuolenkin hallinta on hyvin helppo, kun jokainen projektin vastuuhenkilö voi itse hoitaa laskutuksen. Myös aliurakoiden maksuerätaulukot ovat helposti hallittavissa. Vähintään kerran kuukaudessa myös päivitämme työmaiden ennusteet ja tarkistamme, että osatuloutukset ovat kohdillaan. Tämä kokonaisuus takaa sen, että meillä on jatkuvasti ajantasainen tieto projektien tilanteesta.
Omaperusteisten kohteiden seurantaan on saatu tarkkuutta automatisoiduilla perustajaurakoinnin työkaluilla.
– Perustajaurakoinnin automaattilaskennat helpottavat tilitoimiston työtä, mutta oman käytön alv:n laskennat ja osatuloutukset ovat huomattava parannus entiseen myös siinä, että tiedämme itsekin reaaliaikaisesti oman käytön alv:n kustannusten kertymän.
Automatiikan ansiosta myös erilainen projekteista tehtävä raportointi on helpottunut.
– Aikanaan esimerkiksi tiedonantovelvollisuuden raportointia varten haettiin urakoiden laskutustilanteet taloushallintojärjestelmästä ja syötettiin tiedot käsin toiseen järjestelmään. Tähän on tullut merkittävä parannus Ultiman lähettäessä tiedot automaattisesti. Lisäksi mm. urakoiden taloudellisiin loppuselvityksiin saamme helposti ajantasaisen tiedon laskutetuista ja laskuttamattomista kuluista, ja pystymme pureutumaan tarkasti kustannuksiin. Lisä- ja muutostyöt pidämme ajan tasalla ja hyväksytämme jo projektin aikana, mutta tarvittaessa niidenkin kokonaisuutta on helppo tarkastella.
Sujuvoittaa myös työmaan arkea
Ultiman käyttöönotto on tuonut muutoksia myös työmaiden arkeen, kun työnjohto on saanut käyttöönsä yhteen järjestelmään keskitetyt kokonaisvaltaiset työkalut.
– Vanhoina aikoina asioita tehtiin paljon käsin ja käytössä oli erillisiä järjestelmiä, joiden välillä tieto ei liikkunut. Kyllähän se huomattavasti helpottaa ja nopeuttaa toimintaa, että kaikki asiat käsitellään yhdessä ohjelmassa ja tiedot ovat helposti löydettävissä, vastaava työnjohtaja Mikael Malk toteaa.
Malk kertoo Ultiman helpottaneen muun muassa ostolaskujen, matkalaskujen ja käteiskuittilaskujen käsittelyä, lomien ja poissaolojen hallintaa sekä laskutusta, kun esimerkiksi asukasmuutoslaskut pystytään käsittelemään saman tien. Merkittävin helpotus on kuitenkin ollut tuntikirjausten hallinta.
– Aiemmin meillä oli Excel-taulukko, johon tuntikirjausmerkinnät tehtiin ja lähetettiin se palkanlaskijalle. Kun tunnit kirjataan Ultimaan, pystymme koko ajan seuraamaan, mille päivälle ja mitä tunteja litteroille on kirjattu. Enää ei esimerkiksi tule sellaisia tilanteita, että joudutaan lähettämään kaverille sähköpostilla Exceliä tarkistettavaksi, vaikka työntekijä olisi ollut useammalla työmaalla palkkajakson aikana.
Ultima on helpottanut myös työmaiden perehdytyksiä, kulunvalvontaa ja urakoitsijoiden hallintaa.
– Niiden hallintaan meillä on nyt käytössämme hyvä kokonaispaketti. Esimerkiksi kirjattaessa urakoitsijaa ensimmäistä kertaa työmaalle, voimme tarkistaa Ultimasta tarvittavat asiat tilaajavastuutietoineen ja jos kaikki on kunnossa, päästämme urakoitsijan työmaalle. Lisäksi pystymme esimerkiksi seuraamaan kulunvalvontatietoja ja lisäämään tarvittaessa uusia työntekijöitä kuluvalvonnan piiriin.
Työmaiden seurantaa varten vastaavan työnjohdon hoidettavana on ennusteraporttien päivittäminen.
– Me ennustamme kerran kuukaudessa työmaiden taloudellisen tilanteen. Pystymme sujuvasti tarkistamaan Ultimasta, että kaikki tunnit ja ostolaskut on kohdistettu oikeille litteroille ja tarvittaessa siirrämme väärin kohdistetut kulut oikeisiin paikkoihin. Työmaan rahanhallintaa helpottaa kummasti, kun tietää koko ajan, kuinka paljon sitä on vielä käytettävissä.
Ajansäästöä ja reagointikykyä
Rakennus-Kasevalla toimintojen keskittäminen Ultimaan näkyy sekä helpottuneena arkena vähentyneen rutiinityön myötä että parempana kykynä reagoida asioihin reaaliaikaisen seurannan ansiosta.
– Yhteen ohjelmistoon siirtyminen on säästänyt ihan konkreettisesti työtä, kun prosessit ovat tehostuneet ja tiedot ovat helpommin löydettävissä. Pelkästään jo kaikenlainen tiedonsiirto eri ohjelmistojen välillä vei aiemmin pari päivää kuukaudessa, raporttien tuottamisesta puhumattakaan. Ultiman myötä tällaiset jäivät pois ja pystymme keskittymään oikeisiin asioihin rutiinien tekemisen sijaan, Kari kertoo.
Karin mukaan myös yrityksen johtamiseen on saatu uusia eväitä reaaliaikaisuuden ansiosta.
– Saamme paljon paremman kokonaiskuvan yrityksen tilanteesta, kun pystymme yhdellä silmäyksellä tarkistamaan esimerkiksi saatavien tilanteen, kassavirran ja pankkitilien saldot. Ultimasta löytyy tosi helposti tiedot senhetkisestä tilanteesta ja pystymme pureutumaan hyvin pitkälle yrityksen ja projektien lukuihin. Nyt meillä on toimistolla ja työnjohdolla koko ajan ajantasainen tieto siitä, missä mennään.
Reaaliaikainen toimintatapa näkyy ennen kaikkea parempana reagointikykynä.
– Kun saamme yhdestä ohjelmistosta yrityksen talouteen liittyvät tiedot reaaliajassa, pystymme reagoimaan asioihin paremmin. Mitään ei tarvitse tehdä mututuntumalla, joten myös epävarmuus vähenee ja tiedämme oikeasti koko ajan, missä mennään.