"Minulle on tärkeää, että saan työmaista ajantasaista tietoa ja ihastuin Ultimassa siihen, kuinka mukava sen avulla on seurata työmaan edistymistä, ostoja ja työmenekkejä. Jos jokin asia lähtee pieleen, siihen pystyy reagoimaan nopeasti."
Rakennusliike RPJ on Rovaniemeltä käsin koko Lapin läänin alueella toimiva rakennusliike, joka on erikoistunut haastavaan korjausrakentamiseen ja sisäilmakorjauksiin.
Admicom Ultimalla 2020-luvulle
Keväällä 2018 yrityksessä oli edessä muutoksia, kun oman tilitoimistonsa kautta yritystä pitkään palvellut kirjanpitäjä eläköityi. Hän kannusti kasvanutta yritystä palkkaamaan kokopäiväisen talousalan ammattilaisen ja hankkimaan rakennusalaa palvelevan ohjelmiston. Näin myös toimittiin ja ensimmäiseksi tehtäväkseen talousvastaavaksi palkattu Leena Pyykkö sai selvittää ohjelmistovaihtoehtoja.
– Itselläni oli aiempaa kokemusta useista taloushallinnon ohjelmistoista ja myös eräästä toimialakohtaisesta ratkaisusta, mutta mielestäni se oli aika raskas. Siksi mietin muita toimialalle suunnattuja vaihtoehtoja ja tutustuttuani paremmin Ultimaan, entiseen Adminettiin, halusin ehdottomasti katsoa tämän kortin, yli 20 vuotta kirjanpitäjänä, yrittäjänä ja esimiestehtävissä taloushallintoalalla toiminut Leena kertoo.
Tero oli kysellyt tutuilta yrittäjiltä kokemuksia jo ennakkoon ja saanut vahvistuksen sille, että Admicom Ultima on hyvä ratkaisu rakennusalan yritykselle. Niinpä Admicomin edustajan kanssa päätettiin yhteistyön aloittamisesta kertaistumalta kesäkuussa 2018.
– Olimme jo tuolloin vakuuttuneita siitä, että Ultima sopii meille tosi hienosti ja se on myös palvellut yritystämme ihan täysillä, Tero toteaa.
Ultima otettiin yrityksessä käyttöön lokakuussa 2018 ja käytännön toimenpiteistä vastasi Leena:
– Olin tosi yllättynyt siitä, kuinka helposti käyttöönotto meni – se todellakin oli kivuton. Tykkäsin siitä, että asioita opeteltiin pala kerrallaan ja käytiin läpi viikoittain. Ensimmäisen vuoden aikana itselläni oli totta kai työläämpää, kun olin myös työntekijöiden tukena uusien toimintatapojen opettelussa. Ihmisten oppiessa tilanne on kuitenkin huomattavasti helpottunut ja oma työmäärääni vähentynyt.
– Ultiman käyttöönotto oli ehdottomasti pienen vaivan arvoista. Kauniisti sanottuna Ultima on tuonut meidät 2020-luvulle. Nyt kun miettii entistä, niin moni asia oli sellaista säheltämistä, kun esimerkiksi tuntikirjauksia tehtiin paperille ja aina sai miettiä, tuleeko kaikki laskutukseen. Emmekä me ennen tienneet ollenkaan, missä yritys tai työmaat tuloksellisesti menevät, vaan käytännössä oltiin pussi päässä melkein koko vuosi. Hui kauhea, oikein tulee tuskanhiki, kun miettii, millaista arkemme ennen oli, Tero naurahtaa.
Projektit paremmin näpeissä
Teron mukaan Ultiman käyttöönotto on tuonut projektinhallintaan helpotusta monella tapaa, kun kokonaisuus on paremmin hallussa:
– Nyt koko projekti pysyy paremmin näpeissä, kun budjetin luomisen jälkeen hallinta on kokonaisuudessaan simppeliä. Projektin aikana on helppoa seurata työmaan etenemistä, järjestelmä laskee koko ajan osatuloutusprosenttia ja maksuerätkin saa helposti rakennuttajalle sekä tilaajalle hyväksyttäväksi.
Työmaiden seurannassa tärkeää on nopean reagoinnin mahdollistava reaaliaikaisuus.
– Minulle on tärkeää, että saan työmaista ajantasaista tietoa ja ihastuin Ultimassa siihen, kuinka mukava sen avulla on seurata työmaan edistymistä, ostoja ja työmenekkejä. Jos jokin asia lähtee menemään pieleen, siihen pystyy reagoimaan nopeasti. Ja myös toisinpäin: jos jokin asia menee ennakoitua paremmin, voin kysyä mestarilta missä on onnistuttu ja viedä hyviä käytäntöjä eteenpäin.
Teron mukaan Ultima on tuonut uudenlaista luottamuksen tuntua yrityksen johtamiseen, kun päätökset voidaan perustaa oikeaan tietoon:
– On tärkeää pystyä seuraamaan ajantasaisesti yrityksen taloutta, projektien kannattavuutta ja laskuttamattomia töitä sekä esimerkiksi rahoitusennustetta, josta näemme tilanteen vaikka kuukauden eteenpäin. Silloin voi itsekin olla levollisin mielin, eikä tarvitse entiseen tapaan miettiä päätänsä puhki, että mitenhän meillä menee.
Loppuun asti hiottua automatiikkaa
Yrityksen taloushallintoon Ultima on tuonut suuren muutoksen, kun automatiikka hoitaa lukuisia asioita käyttäjän puolesta. Tähän tottuminen vaati Leenalta oman aikansa:
– Aiemmalla urallani olin kirjanpitäjänä tottunut siihen, että kaikki asiat menivät omien käsieni läpi. Varmaan sen takia itselläni meni vuosi oppia luottamaan, että ohjelma voi oikeasti tehdä asioita itsestään. Mitään ei ole kuitenkaan tarvinnut Ultiman takia korjata.
Ultiman pitkälle viety automatiikka talousasioiden hoitamisessa on jopa yllättänyt kokeneen taloushallinnon ammattilaisen.
– Tietenkin näitä töitä hoitavan henkilön täytyy ymmärtää mitä tekee, mutta Ultima on tehnyt kirjanpidosta ja palkanlaskennasta suoraan sanottuna aika helppoa. Oman historiani aikana minulla ei ole vielä koskaan tullut tilitoimistoissa vastaan näin pitkälle vietyä järjestelmää. Olen käyttänyt lukuisia sähköisiä järjestelmiä ja kyllä niissä on jäänyt kirjanpitäjälle huomattavasti enemmän tekemistä. Itselleni on ollut yllätys, kuinka loppuun asti Ultiman automatiikka on pystytty hiomaan.
Automatiikka on poistanut kirjanpidon työstä monia rutiineja ja helpottanut aikatauluista kiinnipitämistä.
– Ultima on helpottanut ihan älyttömästi asioiden hoitamista ajallaan. Esimerkiksi viranomaisilmoitukset lähtevät itsestään tuosta vaan, OmaVero on ajan tasalla ja maksut lähtevät tililtä automaattisesti. Kun alussa itselleni esimerkiksi tuli mieleen, että pitää tehdä ja lähettää alv-laskelmat, niin nehän olivatkin jo valmiit. Enää ei ole määräpäiviä, joita pitäisi muistaa. Mielestäni myös se on ollut jännä, että jos ostolasku on vahingossa tiliöity väärälle kirjanpidon tilille, järjestelmä osaa kuitenkin käsitellä arvonlisäveron oikein.
Kannattavuus nousuun
Rakennusliike RPJ:llä Ultiman tarjoamia työkaluja on osattu hyödyntää toimintatapojen tehostamisessa siten, että myös yrityksen kannattavuus on saatu selvään nousuun. Tero ja Leena arvioivat, että kannattavuuden parantumiseen on kolme keskeistä syytä.
– Ihan ensimmäinen asia on työmaiden seuranta, kun kateprosentteja pystyy seuraamaan tarkasti. Jos jokin asia ei menekään suunnitellusti, syy löytyy helposti, voidaan reagoida heti ja hyödyntää tietoa myös tulevaisuudessa, Leena kertoo.
Toinen keskeinen tekijä on laskutuksen varmistaminen, kun jokainen saapunut ostolasku ja tehty työtunti kirjataan sähköisessä muodossa oikealle tilaukselle.
– Liikevaihdostamme ainakin 30 % koostuu sopimusasiakkaista ja laskutustöistä. Ennen ostolaskut saapuivat paperisena ja itseltämme saattoi lähteä yli 50 sivun laskuja postissa eteenpäin, joten jotain varmasti hukkui matkalla. Jälkeen päin jo itseäkin vähän naurattaa, kun niitä kirjekuoria oli ihan älytön määrä. Nyt kun kaikki ostot ja tuntikirjaukset kulkevat Ultiman kautta, mitään ei jää laskuttamatta – siinä Ultima on takuuvarma, Tero toteaa.
Ultima on vaikuttanut yrityksessä myös henkilöstön ajankäyttöön, kun työaikaa voidaan suunnata rutiineista kentällä tapahtuvaan työhön.
– Ultima helpottaa hirveästi minun hommiani ja varmasti myös mestareiden, kun enää ei tarvitse setviä paperilappuja työmailla ja miettiä, mikä asia kuuluu mihinkin. Itselleni Ultima on tärkeä työkalu arjen helpottamiseen ja on ihan huippua, että yrityksen asioita voi hoitaa mistä tahansa. Nykyään myös työpöytäni on puhdas papereista ja kaikki aina naureskelevat, että eikö sinulla ole mitään hommia – on kyllä, mutta paperit löytyvät Ultimasta, Tero kertoo.
– Ultima vapauttaa paljon aikaa myös taloushallinnosta ja oma työni on monipuolisempaa, kun pystyn hoitamaan muitakin asioita, kuin pelkkää kirjanpitoa. Yrityksen toiminta on aika lailla kasvanut sen jälkeen kun tulin taloon, mutta ei se minun työmäärässäni juurikaan ole näkynyt. Ultimalla myös kokonaisuuden hallinta on huomattavasti helpompaa, kun yksillä tunnuksilla näkee kaikki yrityksen asiat, ja koen, että sen myötä myös oma ymmärrykseni rakennusalasta on kasvanut. Mielestäni meillä oli Ultiman kanssa tosi hyvä ensimmäinen tilikausi ja se näkyy kannattavuudessa, Leena toteaa.