"Turha paperinpyörittely ja moninkertainen kirjaaminen on poistunut. Kun ajattelee omaa viikkorutiinia, niin jos aiemmin tein töitä seitsemänä päivänä viikossa, nyt teen vain viitenä."
Rakennuspinnoitus Rantanen on pääasiassa Lappeenrannan seudulla toimiva saneerauksen ja rakentamisen yritys, joka toteuttaa satoja projekteja vuodessa pääasiassa laskutöinä.
Kokonaisuus yksiin kirjoihin ja kansiin
Vuosien saatossa kasvanut toiminta alkoi vähitellen tuoda haasteita yrityksen arkeen, kun eri toimintojen hallinta ei enää onnistunutkaan käytössä olleilla työkaluilla. Admicom Ultima (ent. Adminet) otettiin käyttöön Rakennuspinnoitus Rantasella marraskuussa 2014. Samalla myös vanhasta tilitoimistosta luovuttiin ja kirjanpito siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon.
– Kokonaisuus oli tärkein valintatekijä, sillä Ultimassa kaikki oli yhdessä paketissa palkanlaskennasta osto– ja myyntilaskuihin ja aina kirjanpitoon saakka. Se oli aluksi jopa vähän pelottava ajatus, että kaikki toiminnot ovat yhdessä laarissa. Kyselin Ultimaa käyttäviltä kollegoilta mielipiteitä ja heillä oli hyviä kokemuksia, joten sitä kautta uskalsin itsekin lähteä mukaan. Näin jälkeenpäin voin todeta, että olemme ottaneet suurharppauksen eteenpäin, kun saatiin kokonaisuus yksiin kirjoihin ja kansiin, toimitusjohtaja Sami Rantanen kertoo.
Sami on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Admicomin kirjanpitäjän kanssa. Erityisesti tilitoimiston erikoistuminen rakentamisen toimialaan sujuvoittaa yhteistyötä.
– On mukavaa, että toisessa päässä on koko ajan sama ihminen. Yhteistyömme on sujunut hyvin ja jos jotain kysyttävää on, vastauksen saa nopeasti. Kirjanpitäjällämme on selkeästi tietämystä meidän toimialasta, esimerkiksi oman käytön arvonlisäverosta ja muusta. Siinä olen huomannut ison eron niin sanotusti normitilitoimiston palveluun. Ehkä nykyään ei olla kirjanpitäjän kanssa yhteydessä niin paljon kuin aikaisemmin, mutta ei ole tarvettakaan, kun saan Ultimasta haluamani raportit aina kun tarvitsee.
Ultiman myötä Rakennuspinnoitus Rantaselta poistui turha paperinpyörittely ja moninkertainen kirjaaminen.
Projektit paremmin hallintaan
Aiemmin suurimman ongelman yrityksen toiminnalle aiheutti satojen vuotuisten projektien hallitseminen. Ultimalla kokonaisuus on saatu hallintaan.
– Meillä on tälläkin hetkellä 50 projektia käynnissä. Ultiman ansiosta niiden tilanteesta on koko ajan hyvä tietämys. Nyt pystymme läpiviemään asioita tehokkaammin ja pitämään suuremman määrän projekteja järjestyksessä, myös kaikki pienemmät projektit. Aikaisemmin jokaisesta projektista myös kertyi paperiaineistoa todella paljon ja Ultimalla sitä on saatu vähennettyä.
Erityisesti työtilausten laskutus on ottanut aimoharppauksen eteenpäin, kun Ultimalla varmistetaan pientenkin töiden laskutus ja saadaan laskut matkaan nopeasti.
– Isoin asia on, että nyt saadaan ylipäätään kaikki työt laskutettua. Laskut saa lähtemään todella nopeasti ja pystymme jopa ylläpitämään viikkolaskutusta tietyille tilaajille. Sitä myöten rahankiertokin on nopeutunut.
Projektiseurantaan Ultima on tuonut tarkkuutta ja reaaliaikaisuutta.
– Pystyn katsomaan joka päivä tuloslaskelman tai seuraamaan työmaiden kannattavuutta. Kustannuskertymästä näen nopealla vilkaisulla jokaisen työmaan senhetkisen tilanteen ja raa’an totuuden, paljonko mihinkin on palanut tunteja ja mitä muita kuluja on syntynyt.
Rakentamiset toimintaa tukevat työkalut
Samin mielestä Ultimassa on tärkeitä rakentamisen toimintaa tukevia työkaluja. Hän on ollut tyytyväinen myös siihen, että ratkaisut kehittyvät jatkuvasti. Ultiman rakentamisen toimintaan suunnitellut ratkaisut ovat näkyneet Rakennuspinnoitus Rantasella erityisesti työläiden toimistorutiinien vähenemisenä.
– Turha paperinpyörittely ja moninkertainen kirjaaminen on poistunut. Olemme saaneet hyödynnettyä vapautuneen ajan muihin normaalitoimintaan liittyviin asioihin. Kun ajattelee omaa viikkorutiinia, niin jos aiemmin tein töitä seitsemänä päivänä viikossa, nyt teen vain viitenä. Niin sanottu normaalirytmi riittää itsellänikin ja viikonloput ovat vapaat.
Ultimasta on saatu tärkeä työkalu toimiston kokonaistoiminnan hallintaan.
– Itse olen ajatellut asian niin, että kaikki työkalut pitäisi olla kunnossa sekä työmailla että konttorissa. Ultima on meidän toimiston erikoistyökalu, jonka avulla olemme saaneet konttorin osalta kaikki työkalut kuntoon.