"Nyt pystymme vaivattomasti seuraamaan, mihin rahaa menee ja missä sitä pitäisi koittaa säästää. Kun kulut kohdistetaan litteroille, näemme nopeasti mitkä litterat ovat tuottaneet laskettua enemmän tai vähemmän sekä syyt niiden taustalla."
Rakennustoimisto Kokkolan Teohalli Oy on monipuolinen rakennusalan yritys, jonka pääleipälaji on viime aikoina ollut erityisesti yrityksille ja julkiselle sektorille toteutettavat saneerauskohteet.
– Esimerkiksi Kokkolan kaupunki on meille iso asiakas, jolle toteutamme toimitilamuutoksia, koulusaneerauksia ja päiväkoteja. Yrityksille toteutamme uudispuolella jonkin verran esimerkiksi toimitiloja ja myymälöitä, mutta asuinrakentamiseen emme ole lähteneet mukaan. Sanoisin, että olemme monialaosaaja, joka pyrkii palvelemaan yritysmaailman ja julkisen puolen tarpeita, toimitusjohtaja Jani Huhtala kertoo.
Vuonna 1976 perustetun perheyrityksen vetovastuu on siirtynyt jo kolmannelle sukupolvelle, ja Janin lisäksi yrityksen toiminnassa ovat mukana hänen kaksi veljeään. Noin 1,5 miljoonan liikevaihtoa tuotavan yrityksen palkkalistoilla on kaikkiaan vajaa parikymmentä työntekijää ja myös alihankkijoiden työpanosta hyödynnetään säännöllisesti.
– Esimerkiksi kokonaisurakoiden LVIS-työt teetetään alihankkijoilla ja oman porukan työtilanteen mukaan ulkopuolista työvoimaa käytetään myös muualla, joten kyllä tässä jatkuvasti aika iso porukka suoraan tai välillisesti meiltä palkkansa saa.
Vaikka rakennusalan nykytilanne on haastava, on yrityksessä koettu, että jatkuvuuden varmistamiseksi investoinnit tuottavuutta parantaviin ratkaisuihin ovat välttämättömiä. Yrityksen toimintojen tehostamiseksi aloitettiin yhteistyö Admicomin kanssa vuonna 2021. Admicomin ohjelmistot kattavat niin yrityksen laskennan, toiminnanohjauksen kuin dokumentoinninkin.
– Tarkoitus olisi, että toiminta jatkuu kannattavana vielä kolmannenkin sukupolven johdolla ja pystyttäisiin saavuttamaan hallittua kasvua. Kun isä jäi taka-alalle ja aloin ottaa vetovastuuta yrityksen pyörittämisestä, ryhdyimme ihan ensimmäisenä panostamaan toimintojen tehostamiseen. Tähän liittyvät olennaisesti myös ohjelmistopuolella tehdyt muutokset.
Urakoiden kustannuslaskenta tehokkaaksi
Vuosien saatossa rakennusalan toimintaympäristö on muuttunut ja varsinkin nykyinen tiukka kilpailutilanne aiheuttaa yrityksille uudenlaisia vaateita heti urakoiden laskennasta alkaen.
– Ennen ehkä pystyi lähtemään liikkeelle omalta kannalta vähän reilummilla tarjouksilla, mutta nykyään laskentavaiheen katteet ovat menneet aika marginaalisiksi. Urakoista saatavan rahan eteen joutuu tekemään ihan eri tavalla töitä kuin kymmenen vuotta sitten. Jos haluaa olla kilpailukykyinen, tarjoukset pitää saada liikenteeseen aika pienillä katteilla ja pyrkiä työn aikana tekemään lisää euroja viivan alle.
Yrityksessä laskennan kilpailukyky on varmistettu siirtymällä massoitteluohjelman ja Excelin yhdistelmästä kokonaisvaltaiseen Admicom Estimaan, joka nopeuden ja tarkkuuden lisäksi mahdollistaa omien laskentakäytäntöjen jatkuvan kehittämisen.
– Aiemmin meillä oli käytössä massalaskentaohjelma ja loppu urakkalaskenta tehtiin Excelissä, jonne etsittiin papereista ja mapeista panoshintoja. Nyt järjestelmä kaivaa koko ajan taustalla hintoja riveille meidän panos- ja suoritehinnastoista, eli se tekee heti alusta alkaen esityötä tarjouksen muodostamiseksi. Varsinkin alussa hyödynsimme paljon ohjelmaan sisäänrakennettua yleistä kustannustietokirjastoa, mutta käytön myötä laskennan panos- ja suoritehinnastoja voi muokata koko ajan enemmän omannäköiseksi sekä hyödyntää edellisten kohteiden tietoja uusien hinnoittelussa.
Nykyaikaisella laskentaohjelmistolla toteutettu tarjous helpottaa varsinaisen laskennan lisäksi myös tilaajan kanssa käytäviä neuvotteluja ja toimii työmaan apuna, kun voitettua urakkaa lähdetään toteuttamaan.
– Lähes puolessa kohteista käy niin, että neuvotteluvaiheessa tilaaja haluaakin muuttaa erittelyä tai karsia urakan sisältöä hinnan alentamiseksi. Ennen näissä tilanteissa piti lähteä ensin vähentämään massoja ja sen jälkeen käydä käytännössä koko laskelma uudelleen läpi Excelissä. Nyt yksittäisten asioiden lisääminen tai poistaminen on jouhevaa, kun jälkikäteenkin on helppo napsia laskelmalta mittauksia pois ja rivien hinnat päivittyvät automaattisesti tehtyjen muutosten perusteella. Jos urakka saadaan toteuttavaksi, pystytään ohjelmistosta saatavia määräluetteloja hyödyntämään työnjohdon apuna myös esimerkiksi hankinnoissa.
Reaaliaikainen talousseuranta varmistaa kannattavuuden
Kun voitettu urakka siirtyy toteutukseen, sen tehokas läpivienti varmistetaan Admicom Ultimalla, jonka avulla yrityksen taloushallinto ja seuranta on saatu sähköiseksi ja ajantasaiseksi. Kun projektin kuluja ja tuloja pystytään seuraamaan, saadaan arvokasta oppia myös tulevien kohteiden laskentaan.
– Olemme me aiemminkin pyrkineet tekemään urakoiden jälkilaskentaa, mutta jos laskennassa tarvittava tieto tulee kuukauden tai kaksi urakan valmistumisen jälkeen, ei se siinä vaiheessa enää paljoa laskijaa auta. Nyt pystymme koko ajan vaivattomasti seuraamaan, mihin rahaa menee ja missä sitä pitäisi koittaa säästää. Kun kulut kohdistetaan litteroille, näemme nopeasti mitkä litterat ovat tuottaneet laskettua enemmän tai vähemmän sekä syyt niiden taustalla.
Tiukoilla katteilla toimittaessa urakan kannattavuuden kannalta on kriittisen tärkeää pystyä varmistamaan työmaan toiminnan tehokkuus ja laskutus. Varsinkin lisätyöt ovat asia, josta rahaa pääsee helposti valumaan hukkaan, jos niitä ei pystytä hallitsemaan tehokkaasti.
– Lisätöitä tulee urakkatyömailla väistämättä, joten ne täytyy pystyä pitämään järjestyksessä. Itse avaan lisätyötilaukset mobiililla heti työmaalla, jolloin mitään ei pääse unohtumaan ja saadaan työntekijöiden tuntikirjaukset kohdistettua niille oikein joka päivä. Ennen kirjauksia alettiin muistelemaan tilikatkon yhteydessä, joten varmasti meni lisätyötunteja urakan piikkiin, kun niitä jäi kirjaamatta ja laskuttamatta. Työntekijät merkitsevät myös lisätöillä käyttämänsä materiaalin, joten nekin saadaan suoraan laskutukseen eikä minun tarvitse jälkeenpäin kaivaa tietoa siitä, kuinka paljon lisätöillä on käytetty urakan materiaaleja.
Jotta työmaan tunnit ja tarvikkeet saadaan kirjattua ylös täsmällisesti ja kohdistettua oikein, on myös työntekijöiden osalta paperimaailmasta luovuttu ja he tekevät nykyään omat kirjauksensa mobiilissa.
– Mobiilikirjauksiin siirtyminen aiheutti aluksi pientä jupinaa vanhemman kaartin työntekijöissä, mutta oikeastaan yllätyin, kuinka jouhevasti muutos onnistui. Enää mitään mutinaa ei kuulu, vaan työntekijätkin tykkäävät, kun palkkalaskelmat löytyvät omasta kännykästä, sairauslomalappuja ei tarvitse toimittaa paperilla ja tarvittaessa tunnit voi kirjata vaikka illalla kotona, jos ne ovat työpäivän aikana unohtuneet.
Automatiikan tukema reaaliaikainen talousseuranta mahdollistaa sen, että koko urakan laskutus pysyy helpommin hyppysissä ja rahat kaikista urakkaan liittyvistä töistä saadaan laskutettua nopeammin.
– Lisätöiden ohella myös maksuerätaulukoiden laskutuksen tilannetta on helppo seurata, eikä tarvitse tehdä älyttömästi töitä niiden hallinnan eteen. Nyt pystymme seuraamaan urakoiden laskutuksen kokonaisuutta reaaliajassa ja varmistamaan nopean laskutuksen, kun järjestelmä muistuttelee laskuttamattomista tilauksista. Sen ansioista myös kassankiertoa on saatu tehostettua. Lisäksi urakan valmistuessa on huomattavan helppoa tehdä taloudellinen loppuselvitys, kun automatiikka tekee koko ajan hommia taustalla. Se tavallaan ostaa työnjohdolle aikaa, kun ei tarvitse tuhlata tuntitolkulla työpanosta siihen, että eritellään tilaajalle, mitä on laskutettu ja laskuttamatta.
Nykyaikainen dokumentointityökalu helpottaa työnjohtoa ja sujuvoittaa yhteistyötä
Huhtalan mukaan rakennusala on muuttunut jatkuvasti vaativammaksi myös laadunhallinnan osalta ja se asettaa enemmän vaatimuksia työn aikaiselle dokumentoinnille, johon Rakennustoimisto Kokkolan Teohalli sai ratkaisun laatudokumentointiin erikoistuneesta Admicom Vision-ohjelmistosta.
– Ei saneerauspuolella homma ole enää sitä, että vedetään maalia pintaan, vaan työ on muuttunut paljon teknisemmäksi ja erityisosaamista vaativaksi, kun on kaiken maailman sisäilmaongelmia ja muuta. Samoin uudispuolella kiinnitetään paljon enemmän huomiota esimerkiksi pölynhallintaan. Tällaiset muutokset ovat nostaneet työn vaatimustasoa ja laadun seuraamisen merkitystä, jossa on erityisen tärkeää työn aikainen dokumentointi. Me otimme työmaiden dokumentointiin käyttöön Admicom Visionin, Huhtala toteaa.
Admicom Visionilla työmaan dokumentointi hoituu sujuvasti ja kaikki projektiin liittyvät asiakirjat saadaan niputettua siististi samaan paikkaan. Visionin projektikohtaiset kansiot ovat käytettävissä myös suoraan Admicom Ultimassa.
– Vision toimii vähän niin kuin projektipankkina, johon sovelluksen kautta tallennetaan työnaikaiset valokuvat, työmaapäiväkirjat ja TR-mittaukset sekä luodaan asiakirjat urakoitsijapalavereista, katselmusmuistiot, tarkastuspöytäkirjat ja muut dokumentit. Valmiiden raporttipohjien hyödyntäminen ja keskitetty dokumentinhallinta helpottavat erityisesti työnjohtoa, joka joutuu koostamaan aika paljon erilaisia asiakirjoja ja raportteja. Lisäksi dokumentointiin on helppo palata jälkeenkin päin, kun myös valokuviin pystyy merkitsemään vaikka osa-alueittain tai tiloittain, missä ne on otettu.
Visionin avulla on saatu myös sujuvuutta yhteistyöhön työmaan sidosryhmien välillä.
– Itse olen huomannut, että esimerkiksi luovutuksen tekemisessä yhteistyö on paljon helpompaa, kun valvojakin tekee omat puutelistansa Visionissa. Valvoja pystyy lisäämään havaitsemistaan ongelmista kuvia ja niihin vaikka nuolia ja muuta tarkentavaa tietoa. Näin työntekijöiden on helpompi lähteä tekemään tarvittavia korjauksia, kun on selkeästi osoitettu, missä se ongelma esimerkiksi jossain isossa seinässä on.
Kokonaisuudessaan Huhtala on ollut tyytyväinen Admicomilta saamaansa ohjelmistopakettiin.
– Jos ajattelee tätä koko pakettia, niin järjestelmät palvelevat monipuolisesti tarpeitamme kustannuslaskennasta laadukkaaseen dokumentointiin ja ne on selvästi rakennusalan tarpeisiin suunniteltu. Meille toimialakohtaisuus oli yksi isoimpia tekijöitä Admicomin ohjelmistojen valinnassa ja pystyn kyllä suosittelemaan niitä laajasti rakennusalalla toimiville yrityksille.