"On järjestelmän ehdoton etu, että pystytään samalla porukalla hoitamaan paljon isompivolyyminen yritys. Tehokkuus perusarkirutiinien pyörittämisessä on kasvanut merkittävästi."
Kuopiosta käsin toimiva Rakennustyö Salminen Oy on toimitila- ja liikerakentamisen erityisosaaja, jonka toimintaa pyörittävät veljekset Osmo ja Pekka Salminen.
Vuosien kuluessa ja asiakasmäärien kasvaessa Rakennustyö Salminen Oy on saavuttanut vahvan aseman päätoimialueellaan Pohjois-Savossa ja vähitellen toiminta on laajentunut myös muille alueille. Viime vuosina kasvaneen maantieteellisen alueen lisäksi toiminta on laajentunut muutenkin, kun yrityksessä aloitettiin pitkän harkinnan jälkeen omaperusteinen asuntotuotanto vuonna 2015.
Kevyttä toimintojen hallintaa
Kun eri toimittajien ratkaisuja vertailtiin, Admicom Ultima (ent. Adminet) oli mukana yhtenä vaihtoehtona ja lopulta todettiin, että se oli paras tarjolla olevista ratkaisuista ja oikea valinta kasvavan yrityksen tarpeisiin.
– Ultimasta saimme yksinkertaisesti käyttöön tehokkaammat työkalut, emmekä tarvinneet enää useampia erillisiä ohjelmistoja ja kumppaneita asioiden hoitamiseen. Siinä oli kaikki meille tärkeät toiminnot, joilla pystyisimme hoitamaan asiat yhdellä ohjelmalla ja yhden kumppanin kanssa sekä pitämään asiat yksinkertaisena ilman kalliita investointeja.
Tehokkuutta arkirutiineihin
Pekan mielestä suurin Ultiman käyttöönoton myötä tapahtunut muutos on kaikkien toimintojen keskittäminen yhteen järjestelmään sekä tietojen käsittely sähköisessä muodossa kertakirjauksella.
– Verrattuna edelliseen tapaan toimia, Ultiman myötä yhdistyi monta asiaa yhteen järjestelmään. Se jo itsessään sujuvoittaa asioita. Esimerkiksi työntekijöiden sähköinen tuntikirjaus sekä lomien ja poissaolojen käsittely eivät vaadi tietojen syöttämistä kahteen kertaan, vaan kaikki menee kerralla työntekijältä palkanlaskentaan saakka yhdellä kirjauksella. Ultiman myötä pudotettiin monta paperilla tehtävää rutiiniasiaa pois ja päästiin eroon kuittishowsta. Se vei arkirutiineja sekä työmaalla että toimistossa aika paljon eteenpäin.
Yksittäisistä ominaisuuksista Pekka nostaa esille erityisesti seurantaan liittyvät työkalut sekä monet työmaan arkea helpottavat toiminnot.
– Moni sovellus Ultimassa helpottaa työskentelyä. Taloushallinnon näkökulmasta data-analysaattori on pätevä työkalu, jolla saadaan helposti ja nopeasti tietoa yrityksen tilanteesta. Tuotannon puolella taas esimerkiksi litteroinnit, työmaapäiväkirjat ja työturvallisuusmittaukset ovat tärkeitä päivittäisessä työssä. Luonnollisesti myös kulunvalvonta ja verottajan kanssa kommunikointi hoituu nyt tässä samalla, kun aikaisemmin siihen vaadittiin erilliset systeemit.
Mitään yksittäistä sovellusta tärkeämpää on kuitenkin ollut kokonaisuus, jolla toiminnot on saatu pidettyä yksinkertaisena ja tehokkaana.
– Me pyrimme tekemään asioita mahdollisimman kustannustehokkaasti ja yksinkertaisesti. Se on ollut Ultiman ehdoton valtti, että tehokkuus perusarkirutiinien pyörittämisessä on kasvanut merkittävästi.
Yhdessä eteenpäin
Kun Rakennustyö Salmisella otettiin Ultima käyttöön, ohjelmasta löytyi kaikki yrityksen tarvitsemat perusominaisuudet. Matkan varrella Pekka on kuitenkin ollut aloitteellinen Ultiman kehittämisessä ja antanut kehittämistoiveita aina törmätessään asioihin, jotka voisivat edistää omaa työskentelyä. Moni toiveista on myös toteutunut.
– Siitä täytyy nostaa Admicomille hattua, että kehitys ja palautteen vastaanotto on ollut nopeaa ja kaipaamamme toiminnot ovat tulleet nopeasti kuntoon. Toivomiani ominaisuuksia on näiden muutaman vuoden aikana toteutettu kiitettävästi. Kehitys on myös jatkunut tasaiseen tahtiin ja järjestelmään on tullut koko ajan uusia ominaisuuksia. Yksi Ultiman ehdottomia hyviä puolia on, ettei se missään vaiheessa ole jämähtänyt paikoilleen, vaan jatkuvan kehityksen pystyy huomaamaan.
Yhteisten vajaan kolmen vuoden aikana Rakennustyö Salmisen toiminta on kasvanut merkittävästi ja edelleen mennään kovaa vauhtia eteenpäin. Pekan mielestä Ultima on tukenut kasvua ja auttanut pitämään organisaation kevyenä.
– Olemme olleet tyytyväisiä siihen, mitä Ultima on tarjonnut meille ja kuinka se on tukenut meidän kasvua. Vaikka yrityksen volyymi on jopa kolminkertaistunut lähtötilanteesta, pystyn edelleen pääosin itse pyörittämään talouden ja hallinnon. Se on järjestelmän ehdottomia etuja, että kasvusta huolimatta arjen pyörittäminen ei ole vaatinut tuekseen isompaa henkilöstöresurssia, vaan pystytään samalla porukalla hoitamaan paljon isompivolyyminen yritys.