"Admicom Ultiman käyttöönotto on ollut tähän mennessä yksi parhaimpia valintoja firman historiassa."
Sähkö-Kela Oy on vuonna 2013 perustettu sähköurakointiyritys, joka tekee usean vuoden kokemuksella monipuolisia sähköpalveluita niin kuluttajille kuin yrityksillekin. Työntekijöitä yrityksellä on tällä hetkellä 16.
– Tehdään sähköurakointia yksityisille asiakkaille, julkiselle puolelle sekä yrityksille lampun vaihdosta isompiin urakoihin. Jonkun verran ollaan myös teollisuudessa, mutta sitä teemme kuitenkin vähemmän, aloittaa yrityksen toimitusjohtaja ja yrittäjä Jarkko Kela.
Yrityksen toiminta-alue on laajalti Etelä-Suomessa, jonka lisäksi yritys toimii myös Pohjois-Suomen alueella. Työkohteiden sijainnit vaihtelevat yleensä reippaasti ja varsinkin Lapissa työmatkat ovat pitkiä.
– Toimialue Etelä-Suomessa on noin Raaseporista Helsinkiin. Päätoimipisteemme sijaitsee Karjalohjalla. Itse asun nykyään Ranualla ja pyöritän tätä Lapin osuutta. Kohteita on esimerkiksi Ranualla, Rovaniemellä ja Kittilässä. Pyrimme siihen, että ei tarvitsisi hirveästi matkustaa, mutta Lapin suunnalla se on välillä välttämätöntä.
Kela perusti toiminimen jo vuonna 2008 ja alun perin hänellä oli tarkoitus tehdä itsekseen hommia eläkeikään saakka. Työmäärä kuitenkin pikkuhiljaa lisääntyi, jolloin asentajien määrää tarvitsi kasvattaa. Tulevaisuuden osalta Kela toivoo yritykselle sopivaa kasvutahtia.
Suppea taloushallinnon ohjelmisto työllisti aiemmin
Admicom Ultima-toiminnanohjausjärjestelmä on ollut yrityksessä käytössä jo viiden vuoden ajan. Ennen sitä yrityksen käytössä oli suppea taloushallinto-ohjelma, johon sisältyi lähinnä laskureskontra, mikä aiheutti turhaa asioiden perään kyselemistä.
– Laskuhommathan meni silloin ennen ihan ok, mutta tietenkään silloin ei suoraan pystynyt ostolaskuja siirtämään kenellekään tarkastettavaksi. Sen takia piti sitten soitella jätkille, että menikö nämä kaikki nyt sinne samaan paikkaan vai mihin.
Myös muiden laskutettavien tietojen, kuten esimerkiksi työtuntien kerääminen oli aiemmin hankalaa. Koneella istuminen ja Exceleiden pyörittely oli tuttua puuhaa, vaikka yrityksen toiminta oli tuolloin pienempää.
– Tuntikortit täytettiin Excel-taulukkoon ja lähetettiin niitä eteenpäin. Paljon enemmän aikaa meni koneella niihin hommiin, kuin mitä se on nyt ollut viimeiseen viiteen vuoteen, vaikka riittäähän sitä hommaa vieläkin.
Yrityksen liiketoiminta on kasvanut Ultiman käyttöönoton jälkeen reippaasti. Onneksi seuranta on selkeämpää entiseen verrattuna, mikä on helpottanut töiden kannattavuuden hallintaa ja auttanut pysymään ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
– Silloin ei vielä tehty urakoita, mutta ei muutenkaan nähty, kun vasta tilikauden lopussa, että miten vuosi lopulta meni. Tietenkin tilin saldosta näki, että tilillä on rahaa, mutta ei sitä seurattu kunnolla, että miten meillä menee.
Työajanseuranta ja pilvipohjaisuus vakuuttivat
Silloin kun Kelalle soitettiin Admicomilta ja esiteltiin ohjelmistoa, niin varsinkin sen työajanseuranta jäi erityisesti mieleen. Mielenkiinnon herättivät myös työn kannattavuuden seuranta sekä tietojen kerääminen helposti kirjanpitoon asti.
– Varmaan tärkein oli silloin tuo tuntikorttihomma mikä jäi mieleen, että työntekijät saavat itse merkata ne. Kun he vaan merkkaavat tiedot päivittäin, niin helposti pystyy seuraamaan mihin kertyy tunteja. Ja tietenkin sekin kiinnostaa mitä noista keikoista jää ihan oikeasti käteen.
Myös se vakuutti, kun kirjanpito ja palkanlaskenta oli mahdollista siirtää kokonaan pilveen. Nyt tieto liikkuu helposti eri taloushallinnon toimintojen välillä. Tämä on vaikuttanut positiivisesti tarjouslaskentaan ja laskuttamiseen.
– Kun meillä oli kirjanpito aikaisemmin erikseen, niin toimitin niitä lippusia ja lappusia joka kuussa. Pääsin samalla siitä tavasta eroon.
Näin viiden vuoden Ultiman käytön jälkeen Kela kokee, että ohjelmiston esittelyssä annetut lupaukset on jo lunastettu. Admicomin yhteyshenkilön kanssa liikevaihdon mahdollisesta kasvusta oli ollut puhetta, että tarkka seuranta voisi sitä edesauttaa.
– En tiedä, kuinka paljon ohjelmistolla on ollut vaikutusta, mutta kun siirryttiin Ultimaan, niin sen jälkeen on neljän vuoden aikana liikevaihto noussut noin 30-40 %.
Lupaus siitäkin, että Ultiman käyttöönoton jälkeen aikaa jää enemmän muuhun työhön on Kelan mielestä toteutunut, mikä on osittain myös tukenut yrityksen kasvua.
Ohjelmiston ominaisuudet laajassa käytössä
Sähkö-Kelassa Ultima on laajassa käytössä ja ohjelmisto tukee monipuolisesti yrityksen perustoimintoja. Kelan mielestä parhaimmat kolme ominaisuutta ovat tarjouslaskenta, ostolaskujen tarkastus sekä porautuva raportointityökalu data-analysaattori.
– Data-analysaattori on ollut monessa kohtaa hyödyllinen, esimerkiksi kun etsii vaikka jotakin tiettyä tavaraa minkä on joskus ostanut, niin sen löytää sieltä näppärästi.
Lisäksi Kela luettelee käyttävänsä järjestelmässä erityisesti kirjanpidon raportteja ja tietenkin osto- ja laskureskontraa. Yrityksen resursseja tulee myös tarkasteltua ja kalustonhallinnan ominaisuudet ovat tulleet heille vastikään käyttöön.
– Ostettiin henkilönosturi, jota varten kalustonhallinta otettiin käyttöön. Lisäsimme autotkin sinne ja saatiin samalla katsastusmuistutuksetkin niihin.
Tukea henkilöstön hallintaan ja tiimityöhön
Sähkö-Kelalla työntekijöitä on jo useampia, joten Ultima auttaa myös muistuttamaan työlupien ja -korttien vanhenemisesta. Rakennus- ja talotekniikka alalla on monenlaista lupakorttia ja näin työnantajan roolissa on helppo katsoa suoraan ohjelmistosta, kenellä on tarvetta päivittää osaamistaan kursseilla.
Pilvipohjaisuus on tuonut myös tarvittavat tiedot työpäälliköiden ja muiden työntekijöiden saataville. Esimerkiksi ostolaskujen tarkastus sujuu oikealta vastuuhenkilöltä helposti, kun kaikki pääsevät käyttämään ohjelmistoa paikasta ja laitteesta riippumatta.
– Edelliseen ohjelmaan verrattuna on huippua, että Ultima toimii pilvessä. Aiemmin oli niin, että minulla oli vain omalla läppärillä se vanha ohjelma. Silloin toinen työpäällikkö ei voinut käyttää samaa ohjelmaa, ellei hankkinut erillistä lisenssiä toiselle koneelle.
– Ultiman käyttöönotto on ollut tähän mennessä yksi parhaimpia valintoja firman historiassa, Kela toteaakin lopuksi.