"Kun laskutus, ostoreskontra ja kaikki kirjanpito on Admicom Ultimassa, niin paperittomuutena, ajansäästönä ja helppoutena se on meille ennen kaikkea näkynyt."
Sähkö Niskanen Oy on äänekoskelainen laadukkaisiin sähkötöihin, ATK-verkkojen asennuksiin sekä aurinkosähköjärjestelmien asentamiseen ja myyntiin keskittyvä yritys, jonka historia ulottuu aina 1950-luvulle asti. Yrittäjäksi/asentajaksi Toni Salonen tuli vuoden 2017 kesällä heinäkuussa.
– Virallinen rekisteröimisvuosi yrityksen nykyisellä nimellä on vuosi 1983, mutta oikeastaan vuoteen 1953 asti ulottuu yrityksen oikea historia. Meitä on tällä hetkellä neljä asentajaa ja lisäksi on yksi varastotyöntekijä / sähkötarvikemyyjä. Meillä on myös sähkötarvikemyymälä Äänekosken keskustasta, josta pystyy ihan kuluttaja-asiakkaatkin hankkimaan tarvikkeita.
Kysyntä on runsasta lähialueella ja asiakaskunta on laaja. Sähkötöitä tehdään monipuolisesti laidasta laitaan.
– Asiakkaina meillä on yrityksiä, yksityisiä asiakkaita ja kiinteistöjä. Äänekosken kaupunki työllistää myös hyvin. Nyt on saatu lisättyä teollisuuspuolta asiakaskuntaan, jossa omakin asentajahistoriani on. Keikat ovat usein saneerausrakentamisen sähkötöitä ja viankorjausta. Jonkun verran tehdään töitä myös uudisrakennuksiin, eli omakotitaloihin, mökkeihin sekä teollisuushalleihin.
Helpotusta ja tehokkuutta etenkin taloushallintoon
Yrityskollegoiden kesken tehdyllä Rukan reissulla Kuusamoon Salonen kuuli talotekniikka-alan ohjelmistosta Admicom Ultimasta, joka voisi helpottaa etenkin työläiksi käyneitä taloushallinnon rutiineja. Tammikuussa 2020 otettiin ensimmäiset askeleet toiminnan tehostamiselle.
– Käyttöönotto meni yllättävän vaivattomasti. Töitä siinä kyllä oli, kun asiakkaat piti perustaa ohjelmistoon uudestaan. Mutta toisaalta tuli tehtyä samalla puhdistus asiakasrekisteriin. Oli todella hyvä asia, kun ihan paikan päällä meillä kävi kouluttaja opastamassa ohjelman käyttöä ja alkuun pääsyä ohjelman parissa. Se auttoi meitä eteenpäin.
Ennen Ultiman käyttöönottoa Sähkö Niskasella jouduttiin tekemään paljon ylimääräistä paperinpyörittelyä ja aiempien ohjelmistojen yhteensopimattomuus aiheutti turhaa työtä.
– Meillä oli käytössä toiminnanohjausjärjestelmä, jonka lisäksi kirjanpito oli eri ohjelmistossa. Niiden välillä ei yritysten välisestä yhteistyöstä huolimatta toiminut kirjanpito, vaan tietyt aineistot piti vielä erikseen siirtää kolmanteen järjestelmään. Tämä aiheutti sen, että joka kuukausi tulostin joka ikisen osto- ja myyntilaskun ulos sieltä ohjelmasta ja kannoin kirjanpitotoimistoon, jossa ne sitten lisättiin toiseen järjestelmään. Kaikki piti viedä paperisena. Se oli todella hankalaa ja aikaa vievää, mutta onneksi se hävisi täysin Ultiman myötä.
Suurin harppaus on Salosen mukaan nähty yrityksen taloushallinnon prosesseissa, joissa kaikki toimii sähköisesti ja tietoa saadaan kerrytettyä ohjelmistoon helposti asentajien mobiilikirjauksilla.
– Kun laskutus, ostoreskontra ja kaikki kirjanpito on Ultimassa, niin paperittomuutena, ajansäästönä ja helppoutena se on meille ennen kaikkea näkynyt. Yksi etu on se, että asentajat laittavat aina tunnit suoraan ohjelmaan, jolloin ne menevät suoraan laskulle ja tuntikortille niin siinäkin on jäänyt yksi välivaihe pois. Tunnit menevät helpommin laskulle asti, jolloin mitään ei jää laskuttamatta. Näin saattoi käydä aiemmin helposti tuntikorttien kanssa. Mobiili on ollut meillä ahkerassa käytössä asentajilla.
Huomattavaa helpotusta on saatu myös laskutuksen puolelle ja virheiden korjaaminen on helpompaa kuin aiemmin.
– Laskutus on minusta sujuvampaa. Jos on esimerkiksi lähettänyt laskun väärään osoitteeseen ja se pitää kääntää uudelle asiakkaalle niin uuden vastaanottajan muuttaminen ja laskun lähettäminen on todella kätevää. Se on suoraviivaistunut selvästi. Aikaisemmin piti tehdä kokonaan hyvityslasku miinusmerkkisenä sekä täysin uusi lasku, että sai lähetettyä sen uuteen osoitteeseen. Nyt tämä tapahtuu muutamalla klikkauksella.
Vapautunut työaika antaa aikaa tärkeämpään tekemiseen
Äänenkoskelaisyritykselle Ultima on tuonut helppoutta, kun ohjelmisto on automatisoinut monia työvaiheita, joita aiemmin piti tehdä hankalammin ja työläämmin. Nykyään aikaa säästyy tärkeämpiin työtehtäviin.
– Arki on helpottunut huomattavasti, kun ei tarvitse kirjanpitopuoleen niin paljon keskittyä. Se menee kohtuu kivuttomasti ja automaattisesti nyt. Jää aikaa keskittyä kaikkeen muuhun, kun ei tarvitse enää pyöritellä paperia kirjanpitoasioissa ja tuntilappujen kanssa. Aikaisemmin tuntikirjauksetkin menivät ihan suoraan paperille ja sitten paperit toimitettiin palkanlaskijoille.
Yrityksen tulevaisuus näyttää hyvältä ja töitä riittää hyvin, joten kalenteri täyttyy keikoista. Onneksi Ultima auttaa keskittymään yrityksen rutiinitöiden sijaan asennuksiin, johtamiseen ja yrityksen kehittämiseen.
– Tulevaisuus näyttää nyt valoisalta ja töitä riittää paljon. Ainoa ongelma oikeastaan on, että kerkeää kaiken tekemään.