"Suurin syy vaihtaa Admicom Ultima Liteen oli nimenomaan käytettävyys, kun huomasin että asiat voi tehdä paljon kätevämminkin."
Sähköasennus Tuomala Oy on vuonna 2000 Helsingistä perustettu yritys, joka tekee sähkötöitä yksityisille ja yrityksille, niin uudis- kuin saneerauskohteisiinkin. Sähköasennusten lisäksi toiminta kattaa tietoliikenne- ja antenniasennuksia sekä ilmalämpöpumppujen asennuksia.
Kokemusta ehtinyt kertyä eri ohjelmistoista
Kun toimitusjohtaja Hannu Tuomala aikanaan aloitti yrittäjänä, otti hän saman tien käyttöön ohjelmiston toiminnan tueksi. Kyseinen ratkaisu sai kuitenkin vaihtua, kun Tuomala päätti siirtyä puhtaasti verkossa toimivaan järjestelmään.
– Alkuperäinen ohjelmisto ladattiin koneelle, mistä johtuen sen kanssa alkoi olla lopulta päivittäisiä ongelmia ja virheitä. Saatoin esimerkiksi lähteä töiden jälkeen tekemään laskua toimistolle, jolloin ohjelma kaatui ensimmäisenä eikä siinä vaiheessa voinut enää tehdä mitään, kun asiakastukikaan ei ollut enää auki. Päätin vaihtaa pois tietokoneversiosta sellaiseen, joka ei vaadi päivityksiä koneelle.
Muutaman vuoden seuraavaa ratkaisua käytettyään, Tuomala päätyi vaihtamaan ohjelmistoa vielä kerran.
– Admicomilta soitettiin ja minulle pidettiin etäesittely ohjelmasta. Katsoin, että tuohan vaikuttaa ihan hyvältä ja toimivalta. Suurin syy vaihtaa Admicom Ultima Liteen oli nimenomaan käytettävyys, kun huomasin että asiat voi tehdä paljon kätevämminkin. Sen hetkisessä ohjelmassa oli omat ongelmansa, koska se ei toiminut täysin pilvipalveluna, vaan siihen otettiin etäyhteys.
Sähköasennus Tuomala siirtyi Ultima Lite -asiakkaaksi vuoden 2018 lopulla. Hannu Tuomala on tyytyväinen käyttöönoton yhteydessä saamaansa tukeen, mutta kertoo että alussa uudenlainen ohjelmiston ajattelutapa vaati pientä paneutumista.
– Koulutus oli selkeä ja hyvä. Kuitenkin ajattelutapa Ultima Litessä oli pikkuisen erilainen kuin aiemmissa ohjelmissa, joten sen oppimiseen meni pari kuukautta, mutta nythän se menee niin kuin sitä olisi käyttänyt aina.
Erilaisella ajattelutavalla Tuomala selventää tarkoittavansa sitä, että Ultima Litessä työmaat perustetaan kohteiksi, kun taas aiemmissa ohjelmistoissa tehtiin pelkästään erillisiä tilauksia ja avattiin työmääräimiä. Tuomala on kuitenkin huomannut etuja kohteiden perustamisessa.
– Alkuun oli hieman vaikea ymmärtää, miksi jokainen työmaa on oma kohteensa ja niihin liittyen tehdään vielä työtilauksetkin erikseen. Olen kuitenkin todennut, että se on hyödyllistä, koska meillä tehdään paljon samoja kohteita ja niihin eri tilauksia. Tiedot tulevat yhden kohteen alle seurantaan ja tarvittaessa on helppo esimerkiksi selvittää, mitä työmaalla on tehty ja miten paljon se on kokonaisuudessaan maksanut. Toisaalta pystyy helposti tarkistamaan myös yksittäisten projektien hintalaput.
Helpotusta laskujen käsittelyyn
Tuomala on ollut tyytyväinen täysin pilvipalveluna toimivaan Ultima Liteen ja toteaa arjen olevan nykyään helpompaa, kun ohjelmistoon liittyvä säätäminen on jäänyt pois. Hän kiittelee erityisesti sitä, että laskujen käsittely on helpottunut huomattavasti, koska Ultima Litessä ei tarvitse käyttää omaa aikaa maksamiseen ja rahaliikenteen hoitamiseen.
– Aiemmalla ohjelmistolla oli aika hankala selvittää, paljonko on tulossa laskuja ja paljonko on menossa. Esimerkiksi ostolaskut tulivat jonoon listalle ja itse täytyi käsin hakea ne laskut, jotka halusi maksaa ja varmistaa myös se, että lähetti ne pankkiin ajoissa. Välillä jos rahat olivat vähissä, joutui laskeskelemaan, mitkä laskut pistää maksuun. Ultima Litessä näitä ongelmia ei ole, koska minun hyväksyntäni jälkeen laskut lähtevät automaattisesti maksuun eräpäivänä. Ultima Lite ei myöskään lähetä laskua pankkiin jos ei ole saldoa, kun aiempi ohjelmisto yritti niissä tilanteissa laittaa laskua eteenpäin ja usein jäi epäselväksi, lähtikö lasku maksuun vai ei. Siinä joutui manuaalisesti valvomaan laskujen tilanteita ja tilien saldoja.
Tuomala kiittelee myös Ultima Liten rahoitusennustetta, joka antaa yhdellä silmäyksellä reaaliaikaisen näkymän yrityksen pankkitilien saldoista sekä lähtevistä maksuista ja saapuvista suorituksista.
– Vanhassa ohjelmassa rahoitusennustetta ei ollut ollenkaan, vaan jouduin tekemään sen itse: tulostin osto- ja myyntilaskuja, tuijottelin eräpäiviä ja katselin että tuossa kohtaa rupeaa rahat loppumaan, joten täytyypä ruveta tekemään töitä valmiiksi.
Ultima Litessä ostolaskujen rivejä voi kohdistaa suoraan kohteelle tai työtilaukselle, mikä on tuonut yllättäviäkin etuja.
– Tavarat voi heittää kätevästi laskulta tilauksiin jo ostovaiheessa, kun asia on tuoreessa muistissa. Kun laskun hyväksymisen yhteydessä vain katsoo, että kulut on kohdistettuna tilauksille, ei mitään jää laskuttamatta. Aiemmin välillä unohtui laskuttaa jotakin, koska tavaroiden kirjaaminen oli työläämpää ja oman muistin varassa.
Myös ostokuittien käsittely on Ultima Liten myötä ottanut ison harppauksen eteenpäin.
– Jos menen ostamaan jotakin pankkikortilla, menee Ultima Litessä todella helposti, kun otan vain kuvan kuitista, annan sille nimen ja liitän sen myöhemmin tiliotetapahtumaan. Enää ei tarvitse skannailla kuitteja ja naputella kaikkia tietoja käsin järjestelmään.
Kokonaisuutta helpompi pyörittää
Tuomala toteaa tyytyväisenä, että ohjelmiston vaihdon myötä on säästynyt sekä aikaa että rahaa.
– Kyllä voin sanoa, että aikaa on säästynyt. Sitten on myös sellainen iso bonus, että on säästynyt jopa rahaa – aika paljonkin entiseen verrattuna. Olen saanut ison kuukausisäästön, koska kokonaisuutena Ultima Lite on sen verran paljon edullisempi.
– Koska aikaa kuluu nykyään vähemmän laskuihin, erilaisiin selvittelyihin ja työmääräinten käsittelyyn sun muuhun, tehdään töitä sitten sen verran enemmän. Sehän tarkoittaa sitä, että kun säästää toimistoajassa, pystyy silloin tekemään kentällä työtä ja laskuttamaan hieman enemmän.
Ajansäästö onnistuu Ultima Litellä, koska sen sisäinen automatiikka hoitaa toimiston rutiinityöt ja vapauttaa samalla paperinpyörittelystä. Tuomala näkee automatiikan hyödyllisenä ja miettii positiivisten vaikutusten näkyvän jopa asiakkaalla asti.
– Automatiikka helpottaa asioita. Meille esimerkiksi ostolaskut tulevat usein samalta toimittajalta, joten sehän on vain järkevää, että tiliöinnit on automatisoitu ja tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, joten itse ei tarvitse olla selvittelemässä jokaista riviä erikseen.
– Tämä vaikuttaa myös asiakkaisiin sillä tavalla, että he saavat tietysti laskunsa nopeammin. Jos yksityisasiakas antaa sähköpostiosoitteen, voimme lähettää laskun pdf:nä heti kun homma valmistuu, eikä asiakkaan tarvitse odotella viikon ajan kirjelaskua.
Tuomala näkee, että papereista vapautuminen sisältää myös muita hyötyjä.
– Voisin sanoa että jos paperittomuus ketään epäilyttää, niin enää ei tarvitse murehtia sitä että vaikkapa jokin kuitti hukkuu matkan varrella. Toisaalta nykyään ei myöskään tarvitse enää lähetellä paperisia tuntilappuja kirjanpitäjälle. Aikanaan ne täytyi skannata ja lähettää kirjanpitäjälle aina hyvissä ajoin ennen palkanmaksua, mutta nykyään palkkahallinnon pystyy hoitamaan helposti itse. Mielestäni tämä on hyvä systeemi.
Koska Ultima Lite on aito pilvipalvelu, on ohjelmisto käytettävissä nettiyhteyden avulla missä ja milloin vain. Tätä mahdollisuutta Tuomalakin hyödyntää arjessaan.
– Minä teen itse asiassa aika paljon töitä kotona; kun pääsen kotiin, keittelen kahvit ja kirjaan päivän tapahtumat. Myös lomareissuilla minulla on ollut nykyään kannettava tietokone mukana, ja sen avulla olen saanut hoidettua asioita lomaltakin käsin jos on tarvinnut.
Tuomala on tyytyväinen päätökseensä ryhtyä Ultima Lite -asiakkaaksi. Ohjelmisto ja sen automatiikka ovat tehostaneet monipuolisesti yrityksen arkea. Yrittäjä on myös tarvittaessa saanut henkilökohtaista apua ja tukea Admicomin suunnalta, mistä Tuomala on kiitollinen.
– Aina kun on ollut jotakin kysyttävää, on vastaus Admicomin päästä tullut ripeästi ja ongelma on ratkennut heti. Ei minulla ole siihen muuta sanottavaa kuin, että tähän mennessä asiakaspalvelu on ollut kympin arvoista.