"Kun työntekijät nyt kirjaavat tunteja ja tarvikkeita eri työmaille, me saamme sen datan suoraan ilman muita työvaiheita palkanlaskentaan ja laskutukseen."
Salmi Kaivin Oy on Orimattilassa toimiva maanrakennusalan perheyritys, jonka tarina sai alkunsa vuonna 2010. Yrityksen perustajajäseniin yhdessä isänsä ja veljensä kanssa kuuluva Noora Salmi kuvailee yrityksen toimintaa maanrakennuksen parissa monipuoliseksi. Yritys rakentaa paljon kunnallistekniikkaa sekä jätevesi-, sadevesi- ja salaojajärjestelmiä. Lisäksi toiminta kattaa myös rakennusten pohjat, teiden rakentamisen, viherrakennuksen sekä purkutyöt.
Salmi Kaivin toimii Etelä-Suomen alueella, keskittyen erityisesti Päijät-Hämeeseen. Noora Salmi kertoo, että myös Uudellamaalla on jonkin verran keikkaa; yritys oli esimerkiksi Helsingissä Destian Hämeentien urakassa mukana yhden kaivinkoneen voimin. Kohteita toteutetaan Salmen mukaan paljon kaupungeille ja kunnille suoraan, mutta myös omia urakoita on jonkin verran. Yritys toteutti esimeriksi Orimattilan uuden Pilke-päiväkodin maanrakennustyöt täysin omana urakkana. Asiakkaina ovat siis julkinen puoli, yritykset sekä yksityishenkilöt ja töitä tehdään kokonaisurakoina ja tuntityönä.
Salmi Kaivin työllistää vakituisesti neljä henkilöä, joiden lisäksi sesonkeina on mukana kausityöntekijöitä. Myös alihankkijoita käytetään, kun hyvin toimivia yhteistyökumppaneita on löytynyt ympärille.
Tulevaisuudessa Salmi Kaivin tavoittelee tasaista ja rauhallista kasvua.
– Olemme pyrkineet nyt vakiinnuttamaan toimintaa, että pääsisimme mukaan vähän isompiin kohteisiin ja saavuttaisimme sitä kautta vankempaa asemaa tällä alueella.
Noora Salmi vastaa täysin yrityksen toimistotöistä, mutta hänet saattaa nähdä myös työmailla.
– Omiin tehtäviini kuuluu paljon taloushallinnon töitä, kuten laskutusta ja palkanlaskentaa. Lisäksi hoidan paljon yrityksen juoksevia asioita. Tarvittaessa olen kiireapulaisena työmailla, eli myös lapion varressa tulee välillä heiluttua.
Työntekijöiden tuntilaput ja laskuttaminen haasteena
Yrityksen kasvaessa alkoivat moninkertaiset työt eri prosesseissa muodostua ongelmaksi. Tästä Noora Salmi nostaa käytännön esimerkiksi työntekijöiden tuntilaput:
– Teimme moninkertaista työtä siinä, että saimme työntekijän kirjoittaman tuntilapun ja tarviketiedot jossain määrin laskutukseen asti – unohtamatta kaikkea, mitä siinä välissä vielä tapahtui. Meillä oli tunnit ja tarvikkeet miljoonilla eri lippulappusilla eri henkilöiden kirjaamana monessa eri paikassa. Työtä tehtiin ihan älytön määrä ja moninkertaisesti, kun yritimme saada asiat yksiin kansiin tai edes jotenkin hallintaan. Se vei aikaa ja turhautti, kun samoja asioita pyöritteli useaan kertaan.
Töitä hallinnoitiin lukuisien exceleiden, papereiden, päiväkirjojen ja kaavakkeiden kautta. Salmi muistelee, että asioita jäi helposti kirjaamatta ja papereita hukkui, kun tietoja oli monessa eri paikassa. Lisäksi asioita piti kysellä ja varmistella moneen kertaan eri henkilöiltä.
– Töitä hallinnoitiin lukuisien exceleiden, papereiden, päiväkirjojen ja kaavakkeiden kautta. Salmi muistelee, että asioita jäi helposti kirjaamatta ja papereita hukkui, kun tietoja oli monessa eri paikassa. Lisäksi asioita piti kysellä ja varmistella moneen kertaan eri henkilöiltä.
Yrityksessä tuskailtiin muutama vuosi päällekkäisten töiden kanssa ja pohdittiin, mistä tilanteeseen löytyisi järkevä ratkaisu. Noora Salmi alkoi selvitellä erilaisia mahdollisuuksia ja teki paljon tutkimustyötä. Hän etsi ahkerasti tietoa ja osallistui monien eri järjestelmien esittelyihin. Perusteellisen kartoituksen jälkeen yrityksessä päätettiin ottaa käyttöön pienille rakennus- ja talotekniikka-alan yrityksille kehitetty Admicom Ultima Lite -ohjelmisto.
– Koin, että Ultima Litessä hinta-laatu-suhde oli kohdillaan. Olemme kuitenkin pieni yritys, jossa ei puhuta miljoonien liikevaihdosta, joten se, että maksaa 1000 euroa kuukaudessa järjestelmästä, ei ole kannattava yhtälö. Saamme Adminet Litessä kaiken mitä toivoimme ja paljon sellaista, jota emme osanneet toivoakaan.
Salmi kertoo aluksi epäröineensä sitä, että Ultima Lite on kokonaisjärjestelmä, jossa hallinnoidaan kaikkia yrityksen toimintoja yhdessä järjestelmässä. Perheyrityksen arkeen tämä tarkoittaisi suurta muutosta aiemmasta käytännöstä, jossa suuri osa asioista kirjattiin papereille ja exceleihin. Kyseessä olisi varsinainen digiloikka. Kokonaisjärjestelmä osoittautui kuitenkin järkeväksi ratkaisuksi.
– Aluksi en itse asiassa ollut niin Ultima Liten kannalla, koska tässähän tulee kaikki samassa paketissa. Tämä on hyvin kokonaisvaltainen järjestelmä. Kun lähdetään siitä kynä ja paperi -versiosta siirtymään askel kohti seuraavaa, oli ajatuksena että ottaisimme keveän ratkaisun pelkästään tuntien ja tarvikkeiden kirjaamiseen – ei välttämättä samassa kirjanpitoa ja taloushallintoa laajemmin. Onneksi päädyimme kuitenkin hyppäämään niin sanottuun syvään päähän heti aluksi. Se oli oikea ratkaisu, näin jälkikäteen katsottuna.
Työntekijöiden tuntien kirjaaminen ja sitä kautta palkanlaskenta sekä laskutus olivat tärkein kokonaisuus, johon haluttiin löytää kunnon työkalut. Tämä toive toteutui Ultima Liten myötä.
– Teroitimme työntekijöille Ultiman myötä, että: ”Tee sellainen merkintä, joka voi mennä suoraan sellaisenaan laskuun.” Näin työntekijät toimivat omalta osaltaan jo toimistotyöntekijöinä, vaikka olisivatkin siellä kaivinkoneen ratissa. Se toimii ehdottomasti. Aiemmin asioita kirjoitettiin lapuille tai exceliin, joista ne kerättiin yhteen ns. päiväkirjaan ja sieltä käsin poimittiin ja kirjoitettiin uudestaan laskutusohjelmaan.
– Kun työntekijät nyt kirjaavat asioita – tunteja ja tarvikkeita – eri työmaille, me saamme sen datan suoraan ilman muita työvaiheita palkanlaskentaan ja laskutukseen.
Toimistotyöt kätevämmin
Palkanlaskennan ja laskutuksen helpottumisen lisäksi Ultima Lite on tuonut toimistotyöhön myös muita parannuksia. Noora Salmi kiittelee arjen helpottumista, kun paperinpyörittelystä on päästy eroon. Pilvipalvelun ansiosta tiedot löytyvät yhden kirjauksen jälkeen aina yhdestä ja samasta paikasta.
– Olemme kokeneet, että se on ihan valtaisan tärkeää että on yksi talletuspaikka. Kirjaamattomia asioita jää paljon vähemmän. Itse inhoan paperimääriä ja -kasoja, joten on ihanaa, kun myös niistä on päästy todella paljon eroon.
– Ennen toimistotyö oli sellainen, jota vähän välteltiin. Se oli työlästä. Nyt se menee huomattavasti nopeammin ja sujuvammin.
Positiiviset muutokset ovat näkyneet asiakkailla asti.
– Siitä olemme saaneet ihan palautettakin, että lasku tulee paljon nopeammin ja pystymme vastaamaan asioihin ja kysymyksiin nopeammin.
Salmi huomauttaa, että myös tietojen ajantasaisuus on myönteinen muutos. Yrittäjällä on aina tiedossa yritystoiminnan tilanne juuri sen päivän tiedoilla, joten päätösten ei tarvitse perustua pelkkiin arvioihin.
– Se on tärkeää, että tieto on ajantasaista ja reaaliaikaista. Aikaisemmin on saatettu mennä hieman sormien raoista kurkkien eteenpäin.
Sopiva ratkaisu maanrakennusalalle
Noora Salmi kehuu Ultima Liten toimivuutta maanrakennusyrityksen näkökulmasta ja antaa oman kokemuksensa pohjalta neuvon myös muille alan yrittäjille.
– Kannattaa uskaltaa siirtyä kokonaisvaltaiseen järjestelmään, ei harkita sitä että ottaa monia järjestelmiä päällekkäin tai sellaista puolivälin kevyempää ratkaisua. Tämä kokonaisvaltainen järjestelmä oli meillä ainakin oikea ratkaisu, vaikka se tuntui älyttömän isolta muutokselta ja sitä pohdittiin pitkään.
– Koen, että kun ohjelmisto on suunniteltu juuri omalle alalle, siinä on ihan valtaisa etu. Sellaiset geneerisemmät järjestelmät eivät vain välttämättä taivu siihen kaikkeen, mitä haluaisit järjestelmän tekevän – tai ainakin joudut tekemään työtä paljon enemmän, että saat sen taipumaan.
Uuden järjestelmän käyttöönotto voi mietityttää. Salmi kertoo kokemustensa olevan hyviä myös käyttöönottoon liittyen, jopa yllättävästä ajankohdasta huolimatta.
– Me pohdimme hyvin paljon sitä, milloin otamme Ultima Liten käyttöön; mietimme esimerkiksi, että vuodenvaihteessa olisi paljon selkeämpää ja helpompaa. Mutta mehän rysäytimme käyttöönoton kesällä, keskellä kaikkein kiivainta sesonkia ja ihan hengissä selvittiin. Ei sitä kannata siinä mielessä lykätä vain jonkin aikataulullisesti lukkiutuneen ajatuksen takia. Me ajattelimme, että nyt tälle järjestelmälle on tilausta ja siitä on suurin hyöty, kun töitä on kaikkein eniten.
Käyttöönotto sujui muutenkin hyvin.
– Otimme Ultima Liten vaiheittain käyttöön: minä vastasin järjestelmän käyttöönotosta, joten otin homman ensimmäisenä hanskaan. Sen jälkeen otettiin mukaan veli ja isä, eli muut yrittäjät. Suunnilleen parin viikon jälkeen – kun itsellämme oli enemmän tuntumaa – annoimme sen muille työntekijöille käyttöön. Se meni ihan kivuttomasti ja ilman vastarintaa sillä tavalla. Ja koko ajanhan tässä opitaan ja opetellaan edelleen hyödyntämään järjestelmää paremmin.