"Sanoisin, että Ultima on vapauttanut aikaa neljä päivää viikossa, eli valtaosa toimistotöistä on jäänyt pois. Tämä ohjelma maksaa itsensä takaisin, kun minulla säästyy niin paljon aikaa toiminnan kehittämiseen – ja olisin kyllä muutenkin valmis maksamaan siitä, että minun on hyvä olla."
Pääasiassa Kuopion talousalueella toimivan SRH Rakennuksen toiminta käynnistyi vuonna 2012, kun yhteistyökumppanit kannustivat kirvesmiehenä ja työnjohtajana toiminutta Henry Haataista perustamaan oman yrityksen. Alun perin Haataisen tarkoituksena oli työllistää itsensä ja muutaman vuoden päästä jokunen työntekijä, jos kaikki osuisi kohdilleen. Yrityksen palveluille on kuitenkin ollut paljon kysyntää alusta alkaen. Nykyään yritys työllistää 15 henkilöä ja liikevaihto on vakiintunut 2,6 miljoonan tasolle.
SRH Rakennus toteuttaa laaja-alaisesti maanrakentamista, talonrakentamista ja viherurakointia sekä tekee suunnittelua rakennustoiminnan ohessa. Jatkossa toimintaa on tarkoitus suunnata vahvemmin ympäristö- ja viherrakentamiseen.
Looginen kokonaisuus toimintojen hallintaan
Yrityksen kasvun myötä Haatainen törmäsi monelle yrittäjälle tuttuun ongelmaan, jossa toimistotyöt alkoivat kasautua, eikä aika enää riittänyt varsinaiseen ydintekemiseen.
– Paperia oli ihan tolkuton määrä ja tiedot hajallaan eri paikoissa. Ajatus sähköisestä järjestelmästä alkoi jalostua, sillä virheiden mahdollisuus oli ilmeinen ja työn määrä suuri. Etsin itselleni sopivaa ohjelmistoa ja kokeilinkin yhtä, mutta siitä tuli erittäin raskas vuosi, kunnes lopulta tutustuin Ultimaan (ent. Adminettiin). Tässä vaiheessa voi varmaan jo tunnustaa, että myyjän esitellessä ohjelmistoa, olin tehnyt ostopäätöksen ensimmäisen kymmenen minuutin aikana, vaikka koitinkin mallin vuoksi tinkiä ja esittää välinpitämätöntä, Haatainen naurahtaa.
Admicom Ultimassa vakuutti ennen kaikkea toimiva kokonaisuus:
– Sieltä tuli juuri ne kaikki taikasanat ja ominaisuudet, joita muissa ohjelmistoissa olin jäänyt kaipaamaan. Yksi iso asia oli rakennusalan automatisoidut verottajan ilmoitukset, sillä aiemmin niitä oli tehty käsin verottajan sivuilta. Tärkeintä oli kuitenkin kokonaisuus, jolla saimme käyttöömme kaikki palikat tuntikirjauksesta laskutukseen ja taloushallintoon. Nyt voi sanoa, että järjestelmä on täysin looginen ja kokonaisuus toimii todella mahtavasti – tykkään kaikin puolin.
Haatainen arvostaa ohjelmistokumppanissaan myös sujuvaa etäkäyttöä ja kotimaisuutta.
– Mieluummin suosin kotimaista ja se on iso asia, ettei Ultima ole millään tavalla paikkaan tai laitteeseen sidottu. Täytyy myös todeta, että kehitysideat on otettu aina hyvin vastaan. On ollut mahtava nähdä, että meiltä lähtenyt kehitysidea on puoli vuotta myöhemmin toteutettu. Se on todella positiivista, että kentältä tullutta palautetta oikeasti kuunnellaan.
SRH Rakennuksella Ultima otettiin käyttöön alkuvuodesta 2018 ja myöhemmin myös tilitoimistopalvelut siirrettiin Admicomin tilitoimistoon.
– Käyttöönottoprosessi oli todella hyvin rakennettu kokonaisuus, jossa edettiin askel kerrallaan. Kun oli vielä nimetty kouluttaja hoitamassa henkilökohtaisesti juuri meidän asioita, syntyi hyvää vuoropuhelua ja opimme tuntemaan toistemme tavan kommunikoida. Vielä parin vuoden jälkeenkin olen tarvittaessa saanut häneltä apua. Myös kirjanpito on tehostunut, kun sain tehtyä päätöksen siirtää se Admicomille. Tämä kokonaisuus ohjelmistoineen ja palveluineen toimii täysin aukottomasti – on niin helppoa.
Sulavaa projektinhallintaa Admicomin ohjelmistoilla
SRH Rakennuksella hyödynnetään Admicomin tarjoamia ratkaisuja projektien alusta alkaen, sillä käytössä on myös työkalut kustannuslaskentaan, tuotannon suunnitteluun ja töiden aikataulutukseen.
– Kustannuslaskennalla onnistuu kaikki laskenta, olipa kyseessä maanrakentaminen, piharakentaminen tai uudis- ja korjausrakentaminen. Kustannuslaskijamme on käyttänyt Tocomanin, eli nykyisen Admicomin, työkaluja jo yli kymmenen vuotta ja hänen mukaansa kyseessä on selkeä, kattava ja varmatoiminen ohjelmisto, jossa tiedostot ovat nopeasti saatavilla ja laskenta helposti purettavissa panoksiin, suoritteisiin ja määriin.
Haataisen mukaan projektin suunnitteluvaiheessa oleellista on Admicom Estiman, BIM3 ja Plannerin muodostama kokonaisuus, jolla koko prosessi pysyy hallussa.
– Urakkaa laskiessaan kustannuslaskija työstää samalla jo tiedot mahdollista toteutusta varten, kun kaikki panokset, määrät ja muut työsuoritteet ovat käytettävissä myös työmaan suunnittelussa. Projektia aikataulutettaessa tehtäviä taas pystyy ketjuttamaan ja siirtämään, jolloin yhtä työvaihetta muokkaamalla koko ketju muuttuu haluttuun suuntaan, niin kuin sen kuuluu työmailla mennä fyysisestikin.
Voitetun tarjouksen tavoitearvio luetaan projektin taloudellista ohjausta varten laskentaohjelmistosta Ultimaan, jonne luodaan budjetit ja maksuerätaulukot sekä ryhdytään seuraamaan projektin etenemistä.
– Pystymme seuraamaan kustannusten tasapainoa ja sitä, että maksuerätaulukot on laadittu etujemme mukaisiksi. Ultiman reaaliaikainen tieto on iso asia kannattavuuden arvioinnissa ja mahdollistaa nopean reagoinnin. Näemme heti, mihin suuntaan projekti menee ja ovatko tietyt kustannukset ylittyneet, joten pystymme tekemään korjausliikkeitä. Liiketoiminnan johtamista on nimenomaan se, että pystyy analysoimaan käynnissä olevaa prosessia: mitä nopeammin toteumat ovat tiedossa, sen täsmällisempää toiminta on ja sitä paremmin pystyy reagoimaan. Reaaliaikaisuuden merkitystä ei voi liikaa korostaa.
Vaikka yrityksen rakennusprojektien hallinta on jo nykyisellään sulavaa Admicomin tarjoamalla kokonaisuudella, odottaa Haatainen innolla muidenkin ohjelmistojen integrointia Ultimaan.
– Kun loputkin ohjelmistot saadaan integroitua aukottomasti Ultimaan, kokonaisuus on ihan pro – eihän sellaista ole oikeasti olemassakaan. Siinä vaiheessa ihan kaikki on helposti hallittavissa samassa järjestelmässä urakkalaskennasta alkaen. Tämä on märkä päiväuni, jonka toteutumista odotan innolla.
Rutiinityön poistuminen tuo kilpailukykyä
Haataisen mukaan Ultima on palvellut hyvin yrityksen monipuolista rakennustoimintaa. Tehokkuutta on tullut merkittävästi myös toimistolle ja esimerkiksi laskutus on nykyään paljon varmemmalla pohjalla.
– Jos oli aikoinaan fiilis, että onkohan tämä paperikasa oikeasti käyty läpi ja kaikki laskutettu, on Ultima aika armoton ostolaskujen kohdistamisessa. Sieltä tulee myös tehokkuutta ja kilpailuetua, kun pystytään varmistamaan kaikkien hankintojen laskutus. Samaan aikaan järjestelmä huolehtii eräpäivistä, joten yhteistyökumppaneidenkin on paljon mukavampi olla, kun rahat ovat varmasti eräpäivänä tilillä.
Kokonaisuudessaan toimistotöiden tehostumiseen vaikuttaa olennaisesti yhdessä järjestelmässä toimiva automatisoitu kokonaisuus.
– Työntekijä voi tehdä kentällä kirjaukset mobiililla, missä ikinä onkaan. Työnjohtaja sitten tarkastaa työkirjaukset sekä ostolaskut, jotka kirjautuvat järjestelmään oikeille tilauksille. Kaikki tieto liikkuu yhdellä kirjauksella automaattisesti oikeisiin paikkoihin ja juuri tuon kokonaisuuden kautta tulee tehokkuus. Mielestäni en ole tehollisessa työssä, jos minun pitää koota tietoja palkanlaskentaa, kirjanpitoa ja laskutusta varten tai availla kirjeitä. Olen tällä hetkellä meidän ainoa kokoaikainen toimistohenkilö ja kun minulta säästyy työaikaa, voin keskittyä omaan rooliini toimitusjohtajana, eikä tarvitse enää hoitaa assistentin virkaa.
Haataisen mukaan Ultima on säästänyt merkittävästi aikaa rutiineista ja tuonut siten myös kilpailuetua.
– Se tuo merkittävää kilpailuetua, että aikaa on vapautunut yrityksen luotsaamiseen. On iso asia, ettei tarvitse tehdä täysin turhaa työtä, kun ohjelmisto tekee rutiinit automaattisesti. Sanoisin, että Ultima on vapauttanut aikaa neljä päivää viikossa, eli valtaosa toimistotöistä on jäänyt pois. Ihan jo sitä kautta tämä ohjelma maksaa itsensä takaisin, kun minulla säästyy niin paljon aikaa toiminnan kehittämiseen – ja olisin kyllä muutenkin valmis maksamaan siitä, että minun on hyvä olla.