"Admicom Ultiman kokonaisvaltaisuus tukee liiketaloudellista toimintaa ja on urakoitsijalle aito apuväline arjen työhön, taloudelliseen seurantaan sekä toiminnan ohjaamiseen. Samaan aikaan se on kuitenkin myös selkeä ja helppokäyttöinen."
Tommi Valtonen ja Hannu Lokka perustivat TakuuSähkön 1990-luvun laman aikaan ja vaikeiden aikojen läpi sinniteltiin tarttuen kaikkiin tarjolla olleisiin työmahdollisuuksiin. Tähän päivään tultaessa yritys toteuttaa urakointia sekä huoltotöitä 15 vakituisen työntekijän voimin 2,6 miljoonan liikevaihtoluokassa.
Toiminnanohjaus nykyaikaan
TakuuSähkö haluaa kehittää toimialan käytänteitä, mutta tärkeää on myös omien toimintatapojen uudistaminen. Viime vuonna yrityksessä havahduttiin tarpeeseen nykyaikaistaa käytössä ollutta toiminnanohjausratkaisua.
– Huomasimme että silloisen ohjelmistomme kehitys pysähtyi, ominaisuudet loppuivat kesken ja etäkäyttö oli haasteellista. Ohjelmistossa oli myös luotettavuusongelmia, sillä se saattoi ihan puhtaasti kaatua, eikä oikein suoriutunut tehtävistään. Näistä syistä meille nousi tarve löytää uusi, tehokkaampi, modernimpi ja paremmin yrityksemme tarpeisiin mukautuva ohjelmisto.
Valtonen sai vinkin Admicom Ultimasta urakkaneuvotteluissa mukana olleelta henkilöltä juuri hyvään hetkeen ja tapasi Admicomin edustajan tutustuakseen ohjelmistoon.
– Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen on aina iso prosessi, joten muutokseen täytyy olla aito tarve, oikea tahtotila sekä taloudellisia ja ajallisia resursseja viedä muutos läpi. Meillä nämä kaikki olivat olemassa ja heti ensimmäisestä palaverista lähti rakentumaan sellainen luottamus, että Admicomin kanssa me pystymme viemään tämän muutoksen läpi ja saamme nykyaikaisen ohjelmistokokonaisuuden, jonka kanssa meidän on hyvä lähteä kehittymään eteenpäin.
Valinnassa oli tärkeää nimenomaan näkyvä panostus ohjelmiston kehittämiseen.
– Ohjelmistokehitykseen panostaminen oli meille isossa roolissa edellisen ohjelmiston jäätyä sivuraiteille. Ultimasta saimme heti sellaisen mielikuvan, että tähän ohjelmistoon satsataan ja sitä kehitetään koko ajan. Se antoi uskoa, että olemme vaihtamassa alustaan, joka ei jämähdä paikalleen. Lisäksi meille oli tärkeää, että Admicom on hyvämaineinen toimija, jolla on taloudellisesti leveät hartiat kehitystyöhön.
Syventynyt tilitoimistoyhteistyö tuo luottamusta
Ultima saatiin TakuuSähköllä sujuvasti käyttöön viime kesänä ja samalla yrityksen tilitoimisto vaihtui, kun silloinen yhteistyökumppani ei halunnut opetella uutta toimintatapaa.
– Olimme olleet silloisen tilitoimiston asiakkaana yli 25 vuotta, mutta he eivät halunneet lähteä opettelemaan uutta ohjelmistoa, joten pyysimme Admicomilta suosituksia Ultima-ympäristössä toimivista tilitoimistoista. Saimme vinkin kääntyä Monitoimiston puoleen, jonka asiakkaaksi siirryimme ohjelmiston vaihtuessa ja olemme olleet erittäin tyytyväisiä uuden yhteistyökumppanimme palveluun.
Ultimassa tilitoimiston edustaja pääsee omilla tunnuksillaan hoitamaan kirjanpitoa suoraan asiakkaan omassa Ultima-ympäristössä. Kun tilitoimisto pystyy toimimaan sujuvasti osana TakuuSähkön arkea, on yhteistyö aiempaa syvempää.
– Samalla kun saimme Ultimasta uuden ohjelmiston, saimme myös hyvän uuden tilitoimiston, joka tuntee järjestelmän. Se on tuonut meille hyvää yhdessä tekemisen meininkiä ja tälläkin puolella meillä on nyt eräänlainen allianssi, jossa ovat mukana TakuuSähkö, Admicom ja Monitoimisto. Meille on iso juttu, että tilitoimistolla on oikeudet tarkastella lukujamme, jotta he pystyvät oikeasti olemaan sisällä yrityksemme asioissa. Se tuo toimintaamme sellaista rauhallisen luottamuksen tuntua.
Yhteistyö tilitoimiston kanssa on myös nopeutunut, kun reaaliaikainen kirjanpito mahdollistaa tiiviimmän kanssakäymisen.
– Ultimassa kirjanpito on paremmin automatisoitu ja koko ajan reaaliajassa, joten saamme ajantasaisempaa palautetta myös tilitoimistolta. Kun aikaisemmin kirjanpidon tarkastelupiste oli kerran kuukaudessa, nyt sykli on tiivistynyt ja meillä on koko ajan reaaliaikainen seuranta päällä. Se tukee minun toimintaani, kun pystyn reagoimaan asioihin nopeasti.
Luotettava, helppo ja monipuolinen
TakuuSähkö on saanut Ultimasta luotettavan ja työntekoon sujuvuutta tuovan ratkaisun, jonka avulla ohjelmiston vaihtoon johtaneista luotettavuus- ja käytettävyyshaasteista on päästy eroon.
– Aikaisemman ohjelmiston luotettavuus- ja käytettävyysongelmat vaikeuttivat toimintaa merkittävästi, mutta ne loppuivat Ultiman myötä. Koneelle asennettava ohjelmisto ei myöskään palvellut nykyaikaisia liikkuvan työn tarpeita. Ultimasta saimme laitevapaan ja selainpohjaisen pilvipalvelun, jonka ansiosta asentajamme pystyvät työskentelemään kentällä omilta päätelaitteiltaan, eikä esimerkiksi tietokoneen rikkoutuminen ole ongelma, kun työskentelyä voi jatkaa sujuvasti toisella laitteella.
Valtosen mukaan ohjelmiston luotettavuus on avainasemassa sujuvassa arjen pyörittämisessä.
– Mielestäni liiketoiminnan keskeinen osa on hyvä ja luotettava toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee varsinaista liiketoimintaa. Kun ohjelmisto toimii, me pystymme keskittymään omaan työhömme ja bisnes sujuu. Se tuo arkeemme sellaista helppoutta, jota osaa arvostaa.
Luotettavuuden lisäksi TakuuSähkö on saanut Ultimasta käyttöönsä entistä monipuolisemmat työkalut yrityksen toimintojen hallintaan ja seurantaan.
– Olemme saaneet Ultimasta käyttöömme paljon aiempaa varmemman ja monipuolisemman ohjelmistokokonaisuuden, josta saamme hyödynnettäväksi myös laajasti erilaisia raportteja esimerkiksi hankintaan ja tuloksen seuraamiseen. Ultiman kokonaisvaltaisuus tukee liiketaloudellista toimintaa ja on urakoitsijalle aito apuväline arjen työhön, taloudelliseen seurantaan sekä toiminnan ohjaamiseen. Samaan aikaan se on kuitenkin myös selkeä ja helppokäyttöinen.
TakuuSähköllä katseet on suunnattu vahvasti tulevaisuuteen ja yritys haluaa olla kehityksen aallonharjalla myös jatkossa. Ultiman käyttöönoton myötä kaikki palaset ovat loksahtaneet kohdilleen ja tulevaisuus näyttää valoisalta, joten sen mukanaan tuomia haasteita odotetaan innolla.
– Me olemme yrityksenä kehittyvä, eteenpäin katsova ja aikaansa seuraava. Ajassa mukana pysymisessä yksi keskeinen työväline on hyvä, nykyaikainen ja mukautuva ohjelmisto, jonka kehittämiseen panostetaan. Meille oli tärkeää saada kumppaniksemme ohjelmistotalo, jolla on kanssamme sama suunta kehittyä. Mitä ikinä tulevaisuuden haasteet ovatkaan, niin ohjelmistosta niihin vastaaminen ei ainakaan jää kiinni. Tällä hetkellä meillä on hyvä tilauskanta, osaava henkilöstö ja toimintaamme tukeva ohjelmisto, joten näemme tulevaisuuden haasteet monessakin mielessä mahdollisuuksina ja käymme niihin ilolla käsiksi.