"Olemme nyt siinä tilanteessa, ettei erilliselle toimistohenkilölle ole enää ollut tarvetta. Ultima on vapauttanut hurjasti aikaa ja samalla kustannukset ovat tippuneet."
Vuonna 1956 perustettu Talotekniikka Rauhanen Oy on pääasiassa Satakunnan alueella toimiva yritys, jonka periaatteena on palvella asiakkaitaan mahdollisimman laajasti erilaisissa LVI-alan tarpeissa. Kotipaikkakunnaltaan Ulvilasta käsin toimiva yritys palveleekin erittäin monipuolisesti laajaa asiakaskuntaansa, joka koostuu niin yksityisistä kotitalouksista, taloyhtiöistä kuin teollisuusyrityksistäkin.
Nykyisellä omistuspohjalla Talotekniikka Rauhanen on toiminut vuodesta 2019 alkaen, kun edellisen omistajan eläkeiän lähestyessä toimitusjohtaja Miikka Hietaniemi päätti yhdessä yhtiökumppaninsa Marko Luodetlahden kanssa toteuttaa pitkäaikaisen haaveensa yrittäjyydestä.
Toiminnanohjaus nykyaikaan
Uudet yrittäjät huomasivat pian liiketoiminnan ostettuaan, että yksi merkittävästi kustannustehokkuutta huonontava asia oli tehottomat toimintatavat yrityksen toiminnanohjauksessa.
– Täällä oli käytössä hyvin heikkotasoinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka aiheutti paljon ylimääräistä työtä. Yrityksessä oli palkattu toimistohenkilö hoitamassa taloushallintopuolen asioita ja siltikin iltaisin liimailtiin kirjekuoria ja lähetettiin myyntilaskuja. Myöskään yrityksen tilanteesta ei oikein päässyt perille, kun ei ollut selkeää seurantaa. Edes ostolaskujen sisältöä ei päässyt tarkastelemaan suoraan järjestelmästä, vaan kaikki oli sellaista manuaalista työtä papereilla ja Exceleissä.
Molemmilla yrittäjillä oli monipuolisesti ohjelmistokokemusta aiemmilta uriltaan ja näkemystä siitä, kuinka yrityksen prosessien tulisi toimia, joten ohjelmistoasioiden kuntoon laittaminen kustannustehokkuuden parantamiseksi oli tärkeysjärjestyksessä korkealla.
– Havaitsimme nopeasti, että yrityksen perustoiminnan pyörittämiseen menee ihan järkyttävästi aikaa ja energiaa, eikä toiminta ole millään tavalla seurattavissa tai mitattavissa. Siksi aloimme saman tien miettiä, kuinka saisimme säästöjä aikaiseksi ja lähdimme aika vauhdikkaasti etsimään uutta järjestelmää. Admicom Ultiman (ent. Adminet) löysin netistä ohjelmistovaihtoehtoja etsiessäni ja yksi merkittävimmistä tekijöistä valinnassa oli se, että Ultima on juuri meidän toimialalle suunniteltu kokonaisratkaisu. Ohjelmistosta kiinnostuttuani selvitin, kenellä Ultima on käytössä ja soitinkin eräälle yrittäjälle, jolta sain positiivista palautetta.
Kun sopiva ratkaisu oli löytynyt, yrittäjät eivät aikailleet, vaan uusi järjestelmä otettiin käyttöön vielä saman vuoden aikana.
– Kun oikea järjestelmä löytyi, halusimme sen pikimmiten käyttöön. Meille suurin rutistus oli varmasti kaivaa vanhasta järjestelmästä tiedot, jotta saatiin niin sanotusti lähtötilanne kuntoon uuteen ohjelmistoon siirryttäessä. Varsinainen käyttöönotto sujui mielestäni hyvin: ohjelmisto oli käyttövalmiina sovittuna päivänä ja Admicomilta tuli kouluttajat pelipaikoille varmistamaan, että perusasiat lähtivät rullaamaan sujuvasti. Saimme myös kiitettävästi vastauksia kysymyksiin ja kaverit puhelimen päähän aina, kun kysyttävää tuli.
Helpompaa töiden hallintaa ja seurantaa
Yrityksen kaipaamaan toimintojen tehostamiseen Ultima on auttanut laajalla rintamalla, kun sähköisillä työkaluilla on päästy eroon aiemmin manuaalisesti suoritetuista töistä ja Excel-taulukoista. Esimerkiksi yrityksen projektiliiketoimintaa on helpottanut mahdollisuus hallita sujuvasti niihin liittyvien ostolaskujen käsittely, maksuerälaskutus ja projektinseuranta. Lisäksi sujuvuutta on tullut huoltotoimintaan, kun tilausten hallinta niiden vastaanottamisesta laskutukseen sujuu mutkattomasti.
– Meillä huoltopäällikkö aikatauluttaa huoltotilaukset ja sopii työt asiakkaiden kanssa. Töiden aikatauluttamiseen Ultiman kalenteri on hyvä työkalu ja sen avulla olemme päässeet eroon aiemmasta Excel-tiedostosta. Kun kaikki tarvittavat henkilöt pääsevät käsiksi ajantasaiseen kalenteriin, on helppo seurata asentajien työtilannetta ja kertoa asiakkaallekin jo tarjouskyselyn yhteydessä, milloin työn toteuttaminen olisi mahdollista. Huoltoasentajat seuraavat mobiilisovelluksesta omaa kalenteriaan sekä tekevät sitä kautta tunti- ja tarvikekirjaukset, jotka huollon työnjohto vielä tarkistaa ja hoitaa laskutuksen.
Kuvassa tilauksia aikataluttamassa huoltopäällikkö Stefan Meusel ja täyttyvää kalenteria tutkimassa projektipäällikkö Matti Tuominen (vas.), toimitusjohtaja Miikka Hietaniemi sekä asentaja Joni Tuominen.
Sähköiseen järjestelmään keskitetyllä toiminnalla töiden hallinta on varmemmalla pohjalla ja samalla pystytään varmistamaan, että kaikki tulee myös laskutettua.
– Nyt kaikki asiat ovat järjestyksessä, ja tieto on helposti ja nopeasti löydettävissä järjestelmästä. Enää ei myöskään tule niitä tilanteita, että joku paperi olisi unohtunut jonnekin ja työtilauksia jäisi laskuttamatta. Virheiden määrä on vähentynyt oleellisesti, kun kaikki projektit ja työtilaukset tallennetaan heti Ultimaan ja pystytään varmistamaan, ettei laskuttamattomia töitä tule.
Niin projektien kuin työtilaustenkin seuranta on ottanut aimo harppauksen parempaan suuntaan, ja yrityksen toimintaa voidaan nykyään kehittää faktatiedon pohjalta.
– Aiemmin emme edes varmuudella tienneet, oliko jokin projekti tappiollinen vai jäikö siitä katetta. Nyt seuraamme jatkuvasti sekä projektien että työtilausten toteumaa. Samalla saamme tietoa siitä, mitkä osa-alueet ovat toisia kannattavampia, eli mihin suuntaan paukkuja kannattaa laittaa jatkossa entistä enemmän. Myös laajemmin yrityksen johtamisen kannalta on tosi tärkeää tietää koko ajan, missä mennään. Seuraan esimerkiksi yrityksen tulosta ja tasetta lähes päivittäin. Oleellista on tietysti myös kassavirran aktiivinen seuranta ja se onnistuu helposti Ultiman etusivun kuvaajista.
Säästää kaikkien aikaa ja mahdollistaa keskittymisen oleelliseen
Ultiman käyttöönoton yhteydessä yrityksen palkanlaskenta siirrettiin Admicomin tilitoimistoon ja pian myös kirjanpito siirtyy Admicomin osaavien taloushallinnon ammattilaisten hoidettavaksi.
– Yhteistyö tilitoimiston kanssa on sujunut hyvin ja olemme olleet tyytyväisiä siihen, että vastaukset saadaan aina heti, kun jotain kysyttävää tulee. Koska homma toimii, haluamme keskittää kaikki tilitoimistopalvelumme samaan paikkaan.
Kun töiden ja talouden hallinta hoituu sujuvasti yhdessä järjestelmässä, yrityksen henkilöstö pystyy suuntaamaan aikansa tuottavaan työhön.
– Meillä operatiivinen johto pyörittää arjen toimintaa Ultimassa ja siellä tiedot ovat myös Admicomin tilitoimiston käytettävissä. Kun kirjanpito ja palkanlaskenta hoituvat Ultimaan tekemiemme kirjausten perusteella, meidän ei tarvitse niistä sen kummemmin välittää, vaan voimme jokainen keskittyä hoitamaan oman tonttimme.
Ultiman myötä yrityksen toiminta on saatu paremmin hyppysiin kautta linjan. Hietaniemen mukaan nykyaikaiset toimintatavat tuovat yrityksen toimintaan kustannustehokkuutta varsinkin ajansäästön kautta.
– Paperien käsittelyn jäätyä pois olemme nyt siinä tilanteessa, ettei erilliselle toimistohenkilölle ole enää ollut tarvetta. Ultima on vapauttanut hurjasti aikaa ja samalla kustannukset ovat tippuneet. Ultiman tuoma kustannustehokkuus muodostuu ennen kaikkea ajansäästöstä. Nyt emme maksa kenellekään turhan manuaalisen työn tekemisestä ja kyllähän omakin aika jotain maksaa. Mielestäni tehostuneet toimintatavat ovat vapauttaneet yrityksessämme kaikkien aikaa.
[KUVA: Tuomas Vuorenniemi/Nyblin Studiot]