"Vanhalla toimintatavalla meillä varmaan olisi tällä hetkellä vähintään neljä henkilöä toimiston puolella ja siihen tilitoimisto päälle."
Kesällä 60-vuotista taivaltaan juhlinut perheyritys Telilän Sähkötyö Oy on ollut Pekka Telilän komennossa vuodesta 2008 alkaen. Telilä on kasvattanut ja kehittänyt Sastamalassa toimivaa yritystä määrätietoisesti. Viime vuonna kasvussa otettiin kunnon loikka, kun Telilän Sähkötyö osti Lohjalla toimivan Sähkö-Sinssi Oy:n osakekannan.
Adminet tukee laatujärjestelmän mukaista toimintaa
Telilän Sähkötyössä otettiin käyttöön ulkopuolisen tahon auditoima laatujärjestelmä vuonna 2012. Laatujärjestelmän kanssa samana vuonna Telilän Sähkötyössä otettiin käyttöön Admicom Ultima, joka on tätä nykyä viritetty saumattomaksi osaksi laatujärjestelmän mukaista toimintaa.
– Ultima on oikeastaan mennyt laatujärjestelmän kanssa käsi kädessä koko ajan. Kun ostimme Sähkö-Sinssin, myös siellä siirryttiin Ultiman käyttöön parin kuukauden sisällä. Ultima on tukenut yhtenäistä toimintaa, koska siellä kaikki tekevät asiat sillä tavalla, kuin ne on ohjattu tehtäväksi. Järjestelmä ei anna mahdollisuutta hirveästi rönsyillä sovituista toimintatavoista. Samalla toiminta on entiseen verrattuna reaaliaikaista ja tässä kasvun vaiheessa olen huomannut, että ajantasainen rahaliikenteen hallinta ja taloushallinto on aika olennaista, toimitusjohtaja Pekka Telilä kertoo.
Telilä arvioi, että Admicom Ultima on ollut tärkeä apu yritystoimintaa kasvatettaessa, eikä prosessia olisi saatu vietyä läpi yhtä sujuvasti vanhalla ratkaisulla.
– Ensinnäkin yhtenäisten toimintatapojen luominen kolmeen yritykseen olisi ollut haastavaa. Lisäksi entisellä ohjelmalla piti tehdä samaa työvaihetta monta kertaa ja käsitellä asioita manuaalisesti. Ultimalla virhemahdollisuudet pienenenevät huomattavasti ja ylimääräiset työvaiheet jäävät pois. Sitä myöten ajanhallintakin helpottuu. Vanhalla toimintatavalla meillä varmaan olisi tällä hetkellä vähintään neljä henkilöä toimiston puolella ja siihen tilitoimisto päälle.
Helpotusta usean toimipisteen hallintaan
Kun pyöritetään monen yrityksen toimintaa ja ihmiset ovat ympäri Suomea, on toiminnan hallitsemisen kannalta tärkeää, että kaikkiin tietoihin päästään käsiksi mistä ja milloin vaan.
– Itse olen aina osan viikosta jossain muualla kuin Lohjalla tai Sastamalassa. Ultiman pilvipalvelun ansiosta pystyn etänä hallitsemaan toimintaa ja vaikka käsittelemään tarjouksia reaaliaikaisesti, kun neuvottelut asiakkaan kanssa ovat käynnissä. Asentajatkin voivat aamulla ajaa suoraan työmaalle, kun tuntilappujen takia ei tule ajamista toimistolle. Ultima on ollut siinä mielessä aika verraton peli, ettei asioiden hoitaminen katso paikkaa ja aikaa. Lisäksi tieto on aina ajantasaisesti saatavilla. Nykyihminenhän on vähän sellainen, että tieto pitää saada heti. Useimmat hakevat tiedon Googlesta, meidän tapauksessa katsotaan Ultimasta.
Monen toimipisteen hallintaa on helpottanut myös se, että vastuuta on pystytty jakamaan työntekijöille. Telilän mielestä Ultimassa on paljon hyviä ja käytännöllisiä ominaisuuksia, jotka helpottavat vastuiden jakoa yrityksessä.
– Vaikka kyse olisi ihan vaan tuntilapun kuittaamisesta, voimme määritellä, että tarkastus ja hyväksyntä kuuluvat työstä vastaaville henkilöille, eikä vaikka konttorihenkilölle, joka ei tiedä kohteesta yhtään mitään. On paljon pieniä asioita, jotka ovat aika paljon nopeuttaneet ja yksinkertaistaneet toimintaa aikaisempaan verrattuna.
Asiantuntijapalvelut tehokäytössä
Telilän yrityksissä on otettu Admicomin palvelutarjonnasta kaikki irti, sillä esimerkiksi kirjanpidon ja palkanlaskennan toiminnot on siirretty Admicomin tilitoimistoon.
– Meillä ei tehdä mitään taloushallintoon liittyvää. Me saamme vain hyvin yksityiskohtaiset raportit. Tämä yhteistyö on sujunut hyvin ja nyt kirjaukset ovat varmasti enemmän oikein, kun niitä seurataan muiden silmillä. Kaikki kirjaustekniset asiat ja tilinpäätösasiat hoituvat paljon helpommin ja reaaliaikaisesti, mikä on myös tärkeää.
Tätä nykyä koko 90 henkilön konsernissa ei ole ensimmäistäkään toimistohenkilöä, jonka tehtävänkuvaan kuuluisi minkäänlainen tositteiden käsitteleminen esimerkiksi laskuihin tai työtunteihin liittyen. Telilän mukaan periaate on, että tehdään sitä mikä osataan, ei paperitöitä.
– Paperien käsittely ei ole sitä meidän leipätyötä ja pääosaamistamme. Jos käytetään sekin aika siihen mitä osataan, saadaan paljon enemmän aikaiseksi. En koe, että on sähköliikkeen toimintaa toimia laskutuskonttorina. Meidän näkökulmasta laskutuksen tekee nyt ihan puhtaasti tietokone. Näkisin että on nykypäivää, että rutiinin tekee kone eikä ihminen.
Yrityksissä on otettu käyttöön myös controller-palvelu, jossa talouslukuja analysoidaan yhdessä Admicomin asiantuntijan kanssa. Palvelun avulla haluttiin saada taloustukea niin teknisen taustan omaavalle Sähkö-Sinssin vetäjälle kuin toimitusjohtajalle itselleen.
– Täytyy sanoa, että on mukava kun joku vähän haastaa. Itse näkee kyllä mitä lukuja missäkin on, mutta on hienoa, että toisessa päässä on ammattilainen kyselemässä, minkä takia luku on tietynlainen. Se avaa asioita ihan eri tavalla ja samalla oppii uusia ominaisuuksia, miten esimerkiksi tietyillä valinnoilla saa tietynlaista tietoa.
Eteenpäin asiakasta kuunnellen
Telilä on käyttänyt Admicom Ultimaa jo lähes viisi vuotta, joten voidaan melkeinpä puhua Admicom Ultima-konkarista. Mutta mihin suuntaan Admicomin toiminta on hänen mielestään vuosien varrella mennyt?
– Kyllä siinä eteenpäin on menty asiakkaita kuunnellen. Esimerkiksi ohjelmiston kehitysehdotuksiin liittyen on jäänyt sellainen maku, että omia ideoita on myös toteutettu, eikä vain heitetty suoraan roskakoriin. Yrityskauppojen myötä huomasin, että myös koulutuksessa on menty muutamassa vuodessa hurjasti eteenpäin. Kokonaisuudessaan Admicomin palvelu on kehittynyt kasvun myötä huomattavasti.
Talotekniikkayritykset elävät jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä, johon myös ohjelmistotoimittajan on pystyttävä vastaamaan.
– Jos laki on edellyttänyt jotain muutoksia, ne on toteutettu nopeasti ja palvelu on muotoiltu sellaiseksi, ettei siitä aiheudu asiakkaalle juurikaan tekemistä. Lisäksi kulunvalvontalaitteet, viivakoodikeräimet, kassapäätteet ja muut ovat kaikki hoituneet ohjelmistotoimittajan kautta. Admicom todella myy avaimet käteen -pakettia. Jos on halunnut ottaa kaikki palvelut Admicomin kautta, niin kaikki on tarjottukin.