"Toimintamme kannalta kaikista tärkeintä on, että olemme saaneet kahdeksan erillistä prosessia yhdistettyä ja koko toiminta pyörii yhden ohjelman sisällä alusta loppuun."
Vuonna 1986 perustettu Tiemerkintä A & E toteuttaa alihankintana erilaisia tiemerkintöjä rakennusliikkeille sekä pääurakoitsijana kunta- ja kaupunkisektorille.
Ultima tehostamaan prosesseja
Toiminnan kehittämisessä isossa roolissa on viime vuosina ollut prosessien tehostaminen. Ensimmäiset askeleet otettiin vuonna 2015, kun yritys siirtyi sähköiseen laskutukseen.
– Tuolloin siirryttiin sähköiseen maailmaan ja ryhdyttiin käyttämään työaikaa vähän järkevämpiin asioihin, kun paperisten laskujen tulostamisesta ja postittamisesta luovuttiin. Vielä minun tullessani taloon prosessi tarjouspyynnöstä laskutukseen oli kuitenkin edelleen aika pitkä ja monivaiheinen. Katselin sitä ensimmäisen vuoden ajan ja totesin moneen kohtaan, että eihän tässä ole lainkaan järkeä.
Toimintaa monimutkaisti pirstaleinen tiedonhallinta ja lukuisten erillisten Exceleiden käyttö, joista tietoja jouduttiin siirtämään paikasta toiseen eri tarpeita varten.
– Tarjoukset tehtiin Excelillä ja tilauskantaa pyöritettiin toisessa. Työntekijätkin raportoivat tekemisensä Excelissä, josta tiedot tallennettiin pilveen ja toimitettiin palkanlaskijalle, joka kopioi tiedot palkanlaskentaan. Myös laskutettaessa tiedot kopioitiin, hinnoiteltiin käsin ja tallennettiin paikasta toiseen laskuttamattomien töiden seuraamiseksi. Ajattelin, että pakkohan tänä päivänä on pystyä puristamaan prosessi sellaiseksi, että kaikki vaiheet saataisiin tehtyä samalla kertaa yhden ohjelmiston sisällä.
Nousiainen ryhtyi selvittämään vaihtoehtoja ja löysi lopulta Admicom Ultimasta (ent. Adminet) vastauksen yrityksen ongelmiin.
– Myyjän kanssa keskustellessamme kävi ilmi, että meidän prosessi saadaan oikeasti painettua aika tiukaksi. Meillä oli tarve tehdä tarjous ja muodostaa siitä tilaus nappia painamalla, seurata viikko-ohjelmaa ajantasaisesti sekä mahdollistaa työntekijöiden kirjaukset tilauksen sisällä, jotta saamme tiedot automaattisesti palkanlaskentaan ja pystymme laskuttamaan valmiit työt heti sähköisesti. Olemme myös saaneet prosessin juuri niin lyhyeksi, kuin alussa luvattiin.
Henkilösuoritteilla sujuvuutta palkanmaksuun ja laskutukseen
Ultima otettiin Tiemerkintä A & E:llä käyttöön noin vuosi sitten ja käyttöönottovaiheessa suurinta mietintää aiheutti yrityksen käyttämien henkilösuoritteiden käyttämien toteuttaminen siten, että yritys pystyy jatkossa hoitamaan arkeansa mahdollisimman sujuvasti.
– Me maksamme urakkaluonteisia lisiä suurimmalle osalle työntekijöistä ja erilaisille työlaaduille piti pystyä määrittelemään omat hinnat ja myös mahdollistaa niiden laskuttaminen eteenpäin työntekijöiden kirjausten jälkeen. Mielestäni tämä asia hoitui todella hyvin. Admicomilla ymmärrettiin meidän alan erityispiirteet, kuunneltiin mitä me tarvitsemme ja selvästi mietittiin palkkalajien rakennusta siten, että homma saadaan toimimaan.
Nykyään yrityksellä on käytössään toistasataa erilaista henkilösuoritetta kattava rekisteri, josta työntekijät kirjaavat kulloisessakin tilanteessa käytettävät henkilösuoritteet. Suoritteet ovat yksikköhintaisia tuotteita tai palveluita, ja palkkalajiin liitettäessä ne muodostavat henkilösuoritteen, jonka avulla pystytään hallitsemaan suoritepohjaiset palkkaurakat sekä niiden hinnoittelu, palkanmaksu ja laskutus.
– Meillä toteutuksessa lähdettiin siitä, että rekisteri kattaa kaikkien toteuttamiemme viivojen leveydet, materiaalit ja erilaiset alustat. Kattavan toteutuksen ansiosta pystymme käsittelemään kaikki erilaiset työt juuri oikean näköisenä ja sisältöisenä heti tarjouksen tekemisestä aina laskutukseen asti.
Tiemerkintä A & E:llä työntekijät ovat päässeet hyvin sisään uuteen toimintatapaan ja he käyttävät Ultiman mobiilia kirjausten tekemiseen. Työntekijät resursoidaan työmaille ja he näkevät suoraan omasta mobiililaitteestaan työpäivän ohjelman.
– Yhdellä työntekijällä on päivittäin muutama työmaa hoidettavana. He valitsevat Ultimasta oikean työmaan sekä tilauksen alasvetovalikosta tehdyt suoritteet ja merkitsevät niiden määrän. Yleensä yksittäisellä työmaalla erilaisia suoritteita on valittavana yhdestä kymmeneen, joten niiden käyttäminen on työntekijälle aika suoraviivaista. Tietenkin heillä on iso vastuu oikeanlaisten kulutusten arvioinnissa, mutta me olemme saaneet tämän toimimaan tosi hyvin ja myös työntekijät ovat kokeneet tämän toimintatavan helpommaksi.
Uudella kirjaustavalla on pystytty myös varmistamaan töiden laskutus.
– Aiemmin oli oikeastaan mahdotonta tehdä minkäänlaista ristiintarkastusta, kun työntekijät raportoivat tuntinsa ja määränsä erillisiin Exceleihin. Isoja tilausmääriä käsiteltäessä siinä saattoi sattua virheitä. Pahimmillaan meillä oli yli 30 000 laskuttamatonta työtä ja voi vain arvailla, kuinka paljon niitä jäi kokonaan laskuttamatta. Ultiman kautta tehtäessä virheitä ei ole, koska laskutettavat määrät ovat täsmälleen samoja, mistä työntekijälle maksetaan palkkaa. Se on ollut näin maksajan näkökulmasta ihan hyvä juttu.
Tarkempaa tietoa kannattavuuden tueksi
Yhteen järjestelmään keskitetty toiminta automatiikan höystämänä on tuonut näkyviä vaikutuksia myös toimiston arkeen, kun tietoja ei tarvitse enää käsitellä manuaalisesti.
– Ennen kaikkea toimiston työ on tehostunut ihan eksponentiaalisesti. Meillä on aika ohkainen toimistoporukka ja muutos toimistolla on ollut tosi suuri. Nyt meilläkin on enemmän aikaa tehdä oikeita asioita, kun ei tarvitse hätäpäissään naputtaa tarjouksia tai kopioida laskuja eteenpäin.
Toimistolla myös pysytään paremmin selvillä yrityksen tilanteesta, kun seuranta on reaaliaikaista ja tarkkaa.
– Varsinkin isommilla työmailla on tärkeää nähdä, kuinka ne sujuvat numeroiden valossa, mikä on työkate ja missä meidän oma nollapiste menee – ja se on kyllä nähtykin. Reaaliaikaisen kirjanpidon ansiosta pystymme joka päivä seuraamaan yrityksen tilannetta ja olemme tykänneet myös rahoitusennusteesta, sillä sen avulla kassan seuranta on helpottunut olennaisesti.
Kasvavassa yrityksessä tarkka seurantatieto on tärkeää tulevien toimenpiteiden suunnittelussa. Tärkeimpänä asiana Nousiainen pitää kuitenkin sitä, että yrityksen kokonaisprosesseja on pystytty tehostamaan keskittämällä kaikki toiminnot yhteen järjestelmään.
– Ultima on auttanut oikean markkinahinnan löytämiseen ja näemme, millaisella hintatasolla pystymme tekemään töitä kannattavasti. Toimintamme kannalta kuitenkin kaikista tärkeintä on, että olemme saaneet kahdeksan erillistä prosessia yhdistettyä ja koko toiminta pyörii yhden ohjelman sisällä alusta loppuun.
KUVA: Tero Honkaniemi