"Kannattaa panostaa siihen, että saadaan automatisoitua toimintoja, pienennettyä kiinteitä kulurakenteita ja varmistettua jokaisen euron kotiuttaminen."
Kun Juha Tiikkainen 10-vuotiaana lykki 4H-yhdistyksen kautta lähialueen naapureiden nurmikoita taskurahan toivossa, oli jo selvää, että jonain päivänä hän ryhtyisi yrittäjäksi. Tuo päivä koitti vuonna 2014, kun hän perusti Tiikman Oy:n Vantaalle yhdessä yhtiökumppaninsa Aleksi Mantilan kanssa.
Tiikman on erikoistunut sähköurakointiin ja toteuttaa erityisesti toimitilakohteita, hoivatiloja sekä asuntokokonaisuuksia rakennusliikkeille. Matkan varrella yrityksen toiminta on vähitellen kasvanut ja nykyään se työllistää yhteensä yhdeksän henkilöä. Vuoden 2020 liikevaihdon odotetaan asettuvan jonnekin 1,5-2 miljoonan euron väliin.
Tarve tarkemmalle seurannalle
Ennen Tiikmanin perustamista, työskennellessään urakkatöissä asentajana, Aleksi Mantila alkoi kehitellä työkalua työurakoiden laskentaan ja seurantaan. Sama ratkaisu otettiin käyttöön myös Tiikmanin toimintojen hallintaan yritystä perustettaessa. Toiminnan kasvaessa kävi kuitenkin selväksi, että kokonaistoiminnan hallinta ja erityisesti seuranta vaativat järeämpiä työkaluja.
– Omassa intrassamme laskentalitteroille määritellyt tavoitearviot päivitetään tuntikirjauksen yhteydessä, joten työurakan keskituntiansion ja valmiusasteen seurantaan se on hyvä työkalu. Aluksi hoidimme intran kautta myös osto- ja myyntilaskut sekä työmaat ja niiden seurannan, mutta olihan se kokonaisuus aika lapsenkengissä. Seuranta oli enemmän sellaista Excel-pohjaista kokonaisseurantaa, ei meillä ollut mitään hajua yksityiskohdista. Siksi aloimme miettiä, kuinka pystyisimme oikeasti seuraamaan eri osa-alueita.
Seurantatarpeen lisääntymisen myötä Tiikmanilla päätettiin pari vuotta sitten ottaa käyttöön Admicom Ultima, joka oli tullut tutuksi jo yritystoiminnan alkuvaiheessa.
– Olimme käyneet Admicomin juttusilla melko pian yrityksen perustamisen jälkeen ja jo silloin totesimme, että siellä olisi moneen asiaan aika hyvät ratkaisut. Asia jäi hautumaan muutamaksi vuodeksi, kunnes keväällä 2018 siirsimme tuntikirjauksia lukuun ottamatta koko toimintamme hallinnan Ultimaan sekä palkanlaskennan ja kirjanpidon Admicomin tilitoimistoon.
Tiikkaisen mukaan Ultiman vahvuus on kattava kokonaisuus, jolla sähköurakoitsijan on helppo hallita kaikkia toimintojaan.
– Ultima on yksi kattava järjestelmä, jonka sisällä on oikeasti kaikki tarvittavat palaset. Toiminta helpottuu paljon, kun kaikki asiat voidaan hallita sujuvasti verkossa ja järjestelmän automatiikka tekee niin paljon asioita käyttäjän puolesta. Olemme olleet tosi tyytyväisiä siihen, kuinka hyvin Ultima palvelee liiketoimintaamme.
Urakat paremmin hallintaan
Puhtaasti urakointiin keskittyvälle yritykselle Ultima on tarjonnut monia toimivia ratkaisuja niiden hallintaan ja laskutuksen varmistamiseen.
– Meidän liikevaihdosta varmaan 90 % kulkee maksuerätaulukoiden kautta ja niiden hallintaan olemme saaneet Ultimasta hyvät työkalut. Kaikki lähtee siitä, että avataan keikka, luodaan budjetti ja lisätään maksuerät, jotka voidaan lähettää asiakkaalle hyväksyttäväksi suoraan Ultimasta ja laskuttaa täppää painamalla sovittujen työvaiheiden valmistuttua. Maksuerälaskutuksen hallitseminen on Ultimassa sen verran helppoa hommaa, ettei siihen ihan hirveästi aikaa ja energiaa tuhlaannu.
Tärkeää on pystyä hallitsemaan myös urakoiden lisätyöt ja varmistaa, että kaikki niihin liittyvät tunnit ja tarvikkeet tulee kirjattua ylös.
– Lisätöiden hallinnassa on tapahtunut iso muutos aiemmasta tavasta, jossa työmaalla kirjattiin niihin liittyvät tunnit ja tarvikekäyttö pahvilapuille. Nyt perustamme joka työmaalle esimerkiksi asukasmuutoksia ja tuntityölisätöitä varten omat työtilaukset, joille niihin liittyvät ostot ja tunnit kirjataan sitä mukaa, kun niitä tulee. Ultima niputtaa työtilaukset yhteen kohteen seurantaa varten, jolloin kokonaisuus pysyy hyvin hallussa.
Tarkempi lisätöiden hallinta on tärkeää erityisesti laskutuksen varmistamisessa.
– On ihan mieletöntä, kuinka hyvin Ultimassa pystyy hyödyntämään työtilauksia lisätöiden hallinnassa ja laskutuksessa. Itse koen, että ei voi kuin katsoa peiliin, jos tällä toimintatavalla jää työmaista jotain laskuttamatta.
Työmaiden seuranta ajan tasalle
Ultimasta Tiikman on saanut käyttöönsä myös urakointiliiketoimintaansa palvelevat seurantatyökalut, kun toteumien seuraaminen ei ole enää pelkästään valmistuneiden kohteiden tuloutuksen varassa.
– Aikaisemmin meillä ei ollut käytössä valmistusastelaskentaa ja tulosta laskettaessa pelkkien kulujen vähentäminen tuloista ei tällaisella toimialalla vielä kauheasti kerro todellisuudesta. Jos vaikka vuoden kestävän työmaan oikean toteuman saa tietää vasta luovutuksen jälkeen, niin siinä välissä on ehditty laskea aika monta urakkaa mahdollisesti väärillä hinnoilla.
Tarkka ja reaaliaikainen seuranta antaa mahdollisuuden reagoida poikkeamiin ilman viiveitä.
– Nyt pystymme koko ajan seuraamaan työmaan oikeaa toteumaa sen edetessä. Jos esimerkiksi ainekäyttö on laskettua korkeampi, näemme heti mistä korkeammat kustannukset johtuvat ja pystymme huomioimaan sen saman tien uusissa laskennoissa. Nyt tiedämme oikeasti, kuinka urakat etenevät.
Urakoiden tilanteita Tiikkainen seuraa aktiivisesti Ultiman porautuvalla seurantatyökalulla data-analysaattorilla.
– Itse tykkään numeroista, joten on ollut mukava, että voin milloin tahansa käydä tekemässä va-oikaisulaskennan ja halutessani purkaa joka ikisen luvun pieniin osiin aina ostolaskutasolle asti. On huippu juttu, että kaikki tieto on reaaliajassa ja näen ihan oikeasti, mikä on juuri sen hetkinen tilanne. Data-analysaattori on tosi monikäyttöinen työkalu urakoiden ja koko liiketoiminnan seurantaan.
Vapauttaa resursseja ja varmistaa laskutuksen
Nykyaikaisen ja automatisoidun järjestelmän vaikutus näkyy Tiikmanilla toimintojen hallinnan ja seurannan helppoutena. Kaiken keskiössä on laskutuksen varmistaminen.
– Jos hyödyntää Ultimaa oikein, niin ensimmäistäkään euroa ei mene ohi. Mikään ostotilaus, lisätyö tai käteiskuittilasku ei varmasti jää vahingossa laskuttamatta tai pyörimään kuukausiksi jonnekin – tai jos jää, niin se on ihan omaa tyhmyyttä. Tämä on olennaista, koska laskuttaminen ja sitä kautta liikevaihdon kerryttäminen on kuitenkin ihan yritystoiminnan perusjuttuja.
Laskutuksen varmistamisen lisäksi järjestelmä tekee ison määrän rutiinitöitä käyttäjän puolesta, joten henkilöresursseja ei tarvitse käyttää hallinnollisen rutiinityön hoitamiseen.
– Ilman automatisoitua järjestelmää tällaisessa parin miljoonan yrityksessäkin pitäisi olla toimistohenkilö mapittamassa laskuja ja hoitamassa muuta hallinnollista työtä. Jo pelkästään kulu toimistotyöntekijän palkkaamisesta olisi varmasti monta kertaa nykyisiä järjestelmäkustannuksiamme suurempi.
Moderneilla ohjelmistoratkaisuilla yritykset voivat saavuttaa merkittävää kustannustehokkuuden parantumista. Siksi Tiikkaisen mukaan juuri nyt voisi olla oikea aika miettiä omien järjestelmiensä päivittämistä nykyaikaan.
– Vaikka puhutaan, että tällä hetkellä ei olisi varaa panostaa uusiin järjestelmiin, niin mielestäni se on ennemminkin päinvastoin. Tässä tilanteessa nimenomaan kannattaisi panostaa siihen, että saadaan automatisoitua toimintoja, pienennettyä kiinteitä kulurakenteita ja varmistettua jokaisen euron kotiuttaminen.