"Mielestäni automatisointi on ainoa ja oikea suunta, johon meidän pitää mennä. Meille on tärkeää, että automatiikkaa hyödyntäen saamme manuaalityön minimiin ihan kaikessa, jolloin myös kustannukset pienenevät ja toiminta tehostuu."
Viafin Service Oyj on teollisuuden kunnossapitoon sekä putkistojen, laitteistojen ja kaasujärjestelmien huoltoon sekä näiden asentamiseen erikoistunut yhtiö. Yhtiön laajaan palveluvalikoimaan kuuluvat myös LNG- ja biokaasujärjestelmien, kaasuverkkojen sekä kaasutankkausasemien kunnossapitopalvelut ja järjestelmätoimitukset. Toimintansa aikana voimakkaasti kasvaneeseen konserniin kuuluu nykyään seitsemän tytäryhtiötä, joissa työskentelee yhteensä noin 410 henkilöä. Yhtiöllä on 22 alueellista palveluyksikköä 18 paikkakunnalla Suomen tärkeimmissä teollisuuden keskittymissä.
– Tarjoamme eri teollisuuden aloille jatkuvia huolto- ja kunnossapitopalveluita kaikissa palveluyksiköissämme, ja olemme esimerkiksi teollisuusputkistojen asennustöiden saralla yksi Suomen johtavista erikoisosaajista. Asiakkaamme ovat erityisesti sellu-, kartonki-, energia-, kemian- ja metalliteollisuuden alalla toimivia suuria yrityksiä. Meiltä löytyy myös vahvaa erikoisosaamista vaativienkin asennusprojektien toteutuksiin asiakkaidemme vaihteleviin tarpeisiin, talousjohtaja Patrik Hämälä kuvailee yhtiön toimintaa.
– Meillä on myös vahvaa osaamista prosessiteollisuuden putkistojen huollosta ja kunnossapidosta sekä nesteytetyn maakaasun (LNG) terminaalien putkisto- ja laiteasennuksista. Energiapuolella olemme erityisesti mukana maakaasun, LNG:n ja biokaasun tuotantoon, jakeluun sekä tankkaukseen liittyvissä kohteissa, Group Controller Eemil Kronqvist lisää.
Admicomilta kokonaisvaltainen ratkaisu ohjelmistotarpeisiin
Admicomin kanssa Viafin Service päätyi yhteistyöhön vuonna 2017, kun yhtiössä todettiin, että on aika pilotoida aitoa SaaS-palvelua.
– Halusimme ketterän pilotoinnin johonkin ihan uuteen ja mielellään suomalaiseen ratkaisuun. Vertailussa oli mukana isompiakin tarjoajia, mutta lopulta valintamme kohdistui Admicom Ultimaan, jonka keihäänkärki oli käyttöjärjestelmän helppous. Muut vertailemamme SaaS-ratkaisut olivat raskaamman tuntuisia, eivätkä niiden hinnoittelumekanismit olleet pilottihankkeemme kannalta suotuisia, Hämälä taustoittaa.
Ensimmäiseen tytäryhtiöön vuonna 2018 pilotoitua Admicom Ultimaa, silloista Adminettiä, käytetään nykyään laajasti Viafin Service -konsernissa. Yhtiöllä on ollut alusta alkaen kova halu perehtyä syvällisesti Ultiman tarjoamiin työkaluihin ja niiden käyttömahdollisuuksiin, ja siksi järjestelmä palvelee tänä päivänä Viafinin toimintaa erittäin kattavasti. Viafinin oma aktiivisuus ja sujuva kehitys- ja yhteistyö Admicomin kanssa ovat johtaneet siihen, että nykyään yhtiö tarjoaa omille asiakkailleen yhtenä vaihtoehtona Enterprise Asset Management (EAM) toiminnallisuuksia Ultiman pohjalta.
– Yleisesti ottaen EAM-toiminnallisuus eli tuotanto-omaisuuden hallinta ei sisälly normaaliin ERP-järjestelmään, vaan kyseistä kokonaisuutta hallitaan ulkopuolisella kunnossapitojärjestelmällä. Kun yhdessä tytäryhtiössämme tuli pilottiprojektiin sopivan kokoinen kokonaisulkoistussopimus, ryhdyimme miettimään, kuinka voisimme hyödyntää kaikki Ultiman tarjoamat mahdollisuudet ja pallottelimme toteutusta Admicomin yhteyshenkilöidemme kanssa, Kronqvist kertoo.
– Ultima on rakennettu skaalautuvaksi, joten alun perin vähän pienemmille yrityksille tarkoitetut toiminnallisuudet pystytään automatisoimaan myös paljon laajemmassa mittakaavassa. Omaa kunnossapitotoimintaamme varten Ultimaan on pystytty rakentamaan laitehierarkiaa, automaattisesti jaksotettuja työmääräimiä, sekä näihin liittyvien kirjausten automatisoitua ohjausta raportointiin halutulla tavalla – ja olemme todenneet prosessin erittäin tehokkaaksi. Tämä tuottaa meille lisäarvoa ja tarjoaa sellaisia asioita, joita muualla joudutaan monesti rakentamaan erilaisten rajapintojen kautta, kun perusjärjestelmä ei tarjoa mahdollisuutta EAM-palveluun, Kronqvist korostaa.
Tuotekehitystoimenpiteitä Ultimaan ei ole tarvinnut tehdä, vaan yhtiön tarpeita palvelevia EAM-toiminnallisuuksia on kehitetty nykyisiä työkaluja tehokkaasti hyödyntäen.
ERP ja EAM samassa järjestelmässä hyödyttävät itseä ja asiakasta
Viafinille Ultiman mahdollistama ERP- ja EAM-toiminnallisuuksien hallinta yhdessä kokonaisjärjestelmässä tuo tehokkuutta, kun perinteisesti eri järjestelmien välille rakennettavia rajapintoja ei tarvitse toteuttaa.
– Kun EAM-toiminnallisuuksia on sisällä ERP-järjestelmässä, meidän ei välttämättä tarvitse pitää kahta järjestelmää auki tai tehdä tiedonsiirtoja, vaan ajantasainen tieto on koko ajan saatavilla yhdestä järjestelmästä. Se tuo toimintaamme tehokkuutta ja tehtaalla olevan työntekijän kohdalla tehokkuus vain korostuu, kun ei tarvitse tehdä kirjauksia kuin kerran yhteen paikkaan, Hämälä kertoo.
– Yleisesti ERP-järjestelmissä kaikki kulminoituu käyttäjäkokemukseen, eli tieto on niin hyvää, kuin käyttäjä sinne syöttää. Kun me pystymme pitämään kaiken niin sanotusti yhden järjestelmän hoivissa, tieto on meille paljon tarkempaa ja sitä pystytään käyttämään paljon tehokkaammin, Kronqvist lisää.
Vaikka Viafin tarjoaa kokonaiskunnossapitosopimuksissa myös rajapinnan asiakkaan omaan kunnossapitojärjestelmään tai koko EAM-järjestelmän palveluna asiakkaan niin halutessa, voidaan Ultiman kokonaisratkaisulla tarjota vaihtoehto, joka tuottaa lisäarvoa myös asiakkaalle.
– Nyt voimme tarjota myös paljon kevyemmän vaihtoehdon, jolla on mahdollisuus saavuttaa synergiaetuja molemminpuolisella tehokkuudella. Toimintojen keskittäminen yhteen järjestelmään on ymmärrettävästi aina kustannuskysymys ja tarjoaa samalla paljon laajemman skaalan siihen, millaista tietoa voidaan ajaa kaikkien hyötykäyttöön. Rajapintojen kautta mahdollisuudet ovat yleensä aika kapeat, eikä laajempien raporttien toteuttamiseen vaadittava leikkaa ja liimaa -työ ole enää nykypäivänä kenenkään intressien mukaista, Hämälä painottaa.
– Oikeastaan kaikki kulminoituu siihen helppokäyttöisyyteen ja yksinkertaisuuteen, jolla toimintaa pystytään hallitsemaan ja tietoa tuottamaan. Vaikka meillä on aika laaja verkosto, niin itselläni ei ainakaan ole aiemmin tullut vastaan ratkaisua, jossa ERP- ja EAM-toiminnallisuuksia olisi pystytty integroimaan järkevästi yhteen järjestelmään. Tähän mennessä omat kokemuksemme ja kentältä kuultu palaute ovat olleet hyvin positiivisia, Kronqvist toteaa.
Automatisointi tuo tehoa seurantaan ja kenttätyöhön
Viafinille Ultimasta saatavan hyödyn kulmakivi on automatisointi, jonka avulla toimintaa pystytään tehostamaan yritystoiminnan kaikilla osa-alueilla.
– Mielestäni automatisointi on ainoa ja oikea suunta, johon meidän pitää mennä. Muissa näkemissäni ERP-järjestelmissä automatisointi ei ole ollut välttämättä yhtä vahvaa, ja sitä me pyrimme hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti, puhutaan sitten EAM:stä, reskontrasta, projektinhallinnasta tai mistä tahansa. Meille on tärkeää, että automatiikkaa hyödyntäen saamme manuaalityön minimiin ihan kaikessa, jolloin myös kustannukset pienenevät ja toiminta tehostuu, Kronqvist korostaa.
Hämälän ja Kronqvistin mukaan pitkälle viety automatisointi johtaa erityisesti kahteen avainhyötyyn, jotka erottavat Ultiman muista järjestelmistä. Ensimmäinen on tiedon reaaliaikaisuus kaikessa seurannassa.
– Talouskiikarit päässä tarkasteltuna ihan ensimmäinen asia on se, että yhtiön tulokset ja taseet valmistuvat sillä hetkellä, kun päivämäärä vaihtuu ensimmäiseksi alkavaa kuuta. Mielestäni talousseurannan pitää olla nykyaikana reaaliaikaista. Raportoinnin nopeus on aika helppo todeta myös vilkaisemalla Admicomin omien tulosjulkistusten ajankohtia – eihän sellaisia nopeuksia kukaan ole aiemmin Suomessa nähnyt, Hämälä toteaa.
– Projektiliiketoimintamme kannalta on tärkeää, että Ultima mahdollistaa myös reaaliaikaisen projektinseurannan. Olipa kyseessä pieni tai iso projekti, pääsemme aina haluamiimme tietoihin käsiksi ilman mitään ylimääräisiä päivityksiä tai Excel-siirtoja; Ultima tarjoaa seurantaan hyvin paljon vaihtoehtoja aina yksityiskohtaisista projektiraporteista muihin seurantaraportteihin, jotka myös tarjoavat käyttäjilleen mahdollisuuden porautua syvällisemmin lukuihin suoraan raportilta. Olemme kokeneet tämän erittäin vahvaksi työkaluksi meidän liiketoimintaamme, Kronqvist lisää.
Toinen tärkeä näkökulma on kentällä suoritettavan työnteon tehokkuus ja sulava käyttäjäkokemus.
– Käyttäjänäkökulmasta olemme luoneet taustalle sellaiset prosessit, että kentällä työntekijä joutuu tekemään mahdollisimman vähän valintoja tietoja syöttäessään. Kun käyttäjä pystyy tekemään kirjaukset oikein, me pystymme hyödyntämään tietoa ja luottamaan siihen. Mitä enemmän on variaatioita, sitä enemmän tieto kärsii ajan kanssa, ja sitä huonompaa se on päätöksenteon suhteen, Kronqvist korostaa.
– Myös se mahdollistaa paljon nykyajan työnteossa, että jokainen työntekijä pystyy hoitamaan tarvittavat asiat omalla puhelimellaan mistä tahansa, eikä toimistolla ole pakko olla päivääkään. Itsekin korostaisin kuitenkin kokonaisuudessaan virtaviivaista käyttäjäkokemusta, koska huolto- ja kunnossapitobisneksessä tulos tehdään työmailla. Työntekijätunneista ne eurot loppupeleissä muodostuvat, joten sujuva käyttäjäkokemus muodostuu tehokkuudeksi ja tehokkuus euroiksi, Hämälä summaa.
[KUVAT: Kipinä Films Oy]