"Milloin tahansa aukaisen ohjelman, kaikki talouden tunnusluvut ovat aina silmien alla ja näen heti yrityksen tilanteen. Tykkään myös siitä, että Admicom Ultimasta saa käden käänteessä raportteja joka lähtöön."
Vieskan Sähköpalvelu Oy on täyden palvelun sähkötalo, jonka toiminta-alue painottuu noin sadan kilometrin säteelle yrityksen kotikaupungista Ylivieskasta. Pääasiassa yrityksistä ja julkisista toimijoista koostuvaa asiakaskuntaansa yritys palvelee nykyään yhteensä 13 henkilön voimin.
– Toimimme hyvin laajasti sähköalalla ja teemme melkein kaikkea mitä sähkö- ja tietoliikennealalla voi kuvitella. Teemme myös urakointia niin uudis- kuin saneerauskohteisiin, mutta vahvimpia alueitamme ovat huolto ja kunnossapito sekä kameravalvonta. Asiakaskuntamme koostuu pääasiassa kunnista, kaupungeista, kiinteistöhuolloista, isännöitsijöistä ja muista yrityksistä, toimitusjohtaja Tommi Saari kertoo.
Saaren mukaan perinteikkäällä alalla perustyö on pysynyt jo pitkään samanlaisena, mutta viime vuosina sähköalan yritysten toimintaympäristössä on tapahtunut paljon myös muutoksia, jotka ovat tuoneet alan toimijoille uudenlaisia töitä.
– Mielestäni ala on pitkässä juoksussa aika vanhanaikainen. Jos ajatellaan vaikka kymmenen vuotta taaksepäin, niin pääpiirteittäin aika samalla tavalla silloinkin toimittiin. Viime aikoina muutoksia on toki tullut aika paljonkin, kun esimerkiksi sähköautoilu ja aurinkosähkö ovat tuoneet oman lisänsä toimintaan – ja kyllähän energiakriisit ja muut vähän niin kuin satavat meidän laariin, ja sitä kautta on tullut hirveästi kaikenlaista jumppaa.
Admicom Ultimalla toimintojen hallinta yhteen ympäristöön
Vieskan Sähköpalvelun toiminta on kasvanut tasaisesti vuosien saatossa ja tästä syystä yritys ryhtyi viitisen vuotta sitten etsimään uutta ratkaisua toiminnanohjaukseensa, kun kasvun myötä silloisen ohjelmiston ominaisuudet alkoivat tulla vastaan.
– Tuolloin kävimme laajasti vaihtoehtoja läpi ja lopulta päädyimme Ultimaan. Itselleni oli tärkeää saada kaikki toiminnot palkanlaskentaa ja kirjanpitoa myöten yhteen ympäristöön, jottei tarvitse viritellä mitään integraatioita eri toimittajien välille. Teimme myös aika paljon hintavertailua ja mielestäni Admicomin palvelu on kokonaisuutena aika edullinen. Jos lähdetään rakentamaan ratkaisuja erillisistä ohjelmistoista ja päälle tulee vielä kirjanpitopalveluita ja muuta, niin hinta karkaa nopeasti käsistä, kun useammalle taholle maksetaan lisenssejä ja kuukausimaksuja. Nyt meillä on yksi laskuttava taho ja selkeä laskutusperuste.
Järjestelmien vertailu ilman aitoa käyttökokemusta saattaa olla haastavaa. Siksi myös Vieskan Sähköpalvelussa lopulliseen valintaan vaikuttivat vahvasti muiden yrittäjien suositukset.
– Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on siinä mielessä pirun vaikeaa, ettei ihan oikeasti pääse kokeilemaan, kuinka ne toimivat omassa arjessa. Valinnassa ollaan pitkälti myyntimiesten ja toisten yrittäjien kokemusten varassa, mutta Ultimasta sain hyviä suosituksia ja melkein voi sanoa, että niiden perusteella ratkaisu lopulta tehtiin.
Vieskan Sähköpalvelussa otettiin Ultima käyttöön maaliskuussa 2019 ja Saaren mielestä käyttöönottoprosessi sujui hyvin.
– Jälkeenpäin ajateltuna se meni minusta aivan hyvin. Alussa suurin huoli oli, kuinka saamme tuhansien asiakkaidemme datan siirrettyä uuteen järjestelmään, mutta sinnehän se sujahti varsin kivuttomasti. Totta kai järjestelmää vaihdettaessa pitää asennoitua siihen, että uuden opiskelun lisäksi matkan varrelle mahtuu myös jotain jumpattavaa – se kuuluu asiaan. Mitään kohtuutonta käyttöönotto ei omalla kohdallamme vaatinut, vaan kaikki meni sujuvasti ja tuki oli hyvää, kun oli nimetty henkilö, jonka kanssa asioita ihmeteltiin yhdessä.
Admicom Ultiman käyttöönoton yhteydessä yrityksen asentajat ryhtyivät tekemään omat kirjauksensa Ultiman mobiililla ja siirtyminen uuteen toimintatapaan sujui vaivattomasti.
– Nyt asentajat tekevät käytännössä kaiken omilla älypuhelimillaan ja on hyvä, ettei tekeminen ole enää rajattu aikaan tai paikkaan, vaan kirjaukset pystyy tekemään heti työmaalla.
Saumaton työtilausten hallinnan prosessi
Nykyajalle ominainen kiire näkyy vahvasti myös Vieskan Sähköpalvelun arjessa. Sen taklaamisessa Saari korostaa nykyaikaisen toiminnanohjauksen merkitystä.
– Sellainen hektisyys on kasvanut tässä maailmassa valtavasti ja tuntuu, että kaiken pitää tapahtua heti. Meillä on hirveän kiireinen työympäristö ja paljon liikkuvia osia, joten pitää pystyä toimimaan ajasta ja paikasta riippumatta. Mielestäni Ultima on hyvä tällaisessa kiivaassa ja hektisessä ympäristössä, jossa asioita pitää tehdä nopeasti ja saada niistä heti tietoa oikeille tahoille. Se tuo arjen tekemiseen sellaista tiettyä rauhaa, kun koko toiminnan hallinta hoituu luotettavasti yhden järjestelmän alla.
Yrityksen nopeisiin ja lyhytkestoisiin tilauksiin painottuvassa toiminnassa toiminnanohjauksen kriittinen tekijä on työtilausten hallinnan kokonaisuus, joka mahdollistaa sujuvan arjen pyörittämisen.
– Meillä saattaa tulla yhden päivän aikana useita kymmeniä työtilauksia, joten niiden hallinnan pitää olla tosi sujuvaa ja tietojen kaikkien käytettävissä. Ultimassa koko työtilausten hallinnan prosessi on saumaton aina tilauksen avauksesta asentajien kirjauksiin ja laskutukseen asti. Tuosta tilausmäärästä voi kuvitella, kuinka paljon meillä käsitellään laskuja kuukaudessa, joten ostolaskujen käsittelyyn ja myyntilaskujen tekemiseen ei voi mennä määrättömästi aikaa. Pitää olla ohjelmisto, jolla hallinta on sujuvaa, nopeaa ja luotettavaa.
Yrityksessä osa asentajista hoitaa itse työtilaustenkin avauksen, mutta pääasiassa työnjohto avaa tilaukset, asentajat tekevät kentällä työ- ja tarvikekirjaukset sekä merkitsevät työn valmiiksi ja työnjohto laskuttaa tilauksen tarkistuksen jälkeen.
– Meillä on sellainen systeemi, että työmääräimen tehnyt henkilö hoitaa myös tilauksen laskutuksen. Ultimassa on valmiina tukkujen hinnastot ja asiakkaille on rakennettu erilaisia hinnoitteluohjauksia, joten tilauksille saadaan helposti hintatiedot ja pystytään laskuttamaan luotettavasti. Olen tykännyt myös siitä, että tarvittaessa hyvityslaskujen tekeminen ja laskujen korjaaminen on tosi näppärää.
Saari vastaa itse ostolaskujen käsittelystä ja on tyytyväinen siihen, kuinka tehokkaasti niiden kohdentaminen Ultimassa hoituu.
– Tarvikehävikki pienentyi huomattavasti, kun vaihdettiin ohjelmistoa. Ostolaskujen kohdentaminen on niin tehokasta, ettei niin sanotusti pääse läpi sellaisia laskuja, joita ei laskuteta keneltäkään. Meidän alalla pieneenkin hommaan saattaa mennä paljon tavaraa, joten on tärkeää saada kohdistettua kaikki kulut laskuille luotettavasti. Ostolaskujen käsittelyä on myös automatisoitu siten, että järjestelmä osaa ehdottaa tiliöintejä ja muita, joten se vähentää työtä laskujen käsittelyssä.
Keskitetty ratkaisu helpottaa talouden hallintaa ja seurantaa
Nykyaikaiseen kokonaisjärjestelmään keskitetty toiminta on tuonut muutoksia myös Vieskan Sähköpalvelun talouden hallintaan ja seurantaan. Esimerkiksi yhteistyö yrityksen kirjanpitoa hoitavan Admicomin tilitoimiston kanssa poikkeaa alan perinteisistä normeista, mutta on osoittautunut erinomaiseksi ratkaisuksi sekä tehokkuuden että talousymmärryksen kannalta.
– Minä hoidan meillä ostoreskontraa ja tiliöin saapuvat laskut. Tavallaan kirjanpito hoituu ostolaskujen käsittelyn yhteydessä ja tietenkin kirjanpitäjä vielä tarkistaa tekemäni tiliöinnit. Olen huomannut, että se on tosi sujuvaa ja nopeaa verrattuna perinteiseen tapaan, jossa tiliöinti on kirjanpitäjän vastuulla. Samalla pysyn itse koko tilikauden ajan paljon paremmin jyvällä talouden kuvasta ja kirjaukset menevät varmemmin oikein, kun eihän kirjanpitäjä voi varmasti tietää, kuuluuko jokin laskurivi esimerkiksi kirjata kalustoon.
Kun oman kirjanpitäjän kanssa toimitaan samassa ympäristössä, on yhteistyö sujuvampaa ja molemmilla on aina pääsy samaan ajantasaiseen tietoon. Yhteinen toimintaympäristö helpottaa myös ongelmatilanteiden ratkomista.
– Jos tulee vaikka jotain epäselvyyksiä ja pitää alkaa jäljestäpäin selvittää jotakin, niin onhan yhteen ympäristöön keskitetty toiminta sujuvaa verrattuna siihen, että alettaisiin parista ohjelmasta etsimään ja täsmäyttämään tietoja. Lisäksi me käytämme Admicom Ultimaa myös materiaalipankkina, eli sieltä löytyy kaikki mahdolliset lomakkeet ja sopimukset. Kaikki asiakirjat ovat tarvittaessa myös kirjanpitäjän ja tilintarkastajan käytettävissä, joten niitäkään ei tarvitse erikseen etsiä ja lähettää mihinkään.
Yhteen järjestelmään keskitetty toiminta palvelee myös yrityksen johtamista, kun kaikki tarvittava tieto on aina käden ulottuvilla.
– Milloin tahansa aukaisen ohjelman, kaikki talouden tunnusluvut ovat aina silmien alla ja näen heti yrityksen tilanteen. Tykkään myös siitä, että Ultimasta saa käden käänteessä raportteja joka lähtöön. Esimerkiksi data-analysaattori on aika tehokas, kun sieltä saa nopeasti talouden raportit ja pääsee tarkastelemaan tietoja sinne laskutasolle asti. Se sujuvoittaa tekemistä ja säästää työaikaa, kun yhdestä paikasta pääsee käsiksi asioihin, eikä tarvitse hyppiä ohjelmien välillä tai viedä ja tuoda tietoa mistään.
Yrityksen talouden seurannassa Saari korostaa ajantasaisuuden ja ennustettavuuden merkitystä.
– Talousseuranta toimii Ultimassa hyvin ja se on itselleni hirveän tärkeää, koska minun pitää tietenkin seurata, että rahaa tulee ja menee, sitä on tarpeeksi ja ettei missään ole mitään hälyttävää. Mielestäni on oleellista, että Ultimasta saamme reaaliaikaista tietoa, tiedämme aina tarkan taloustilanteen ja saamme ennustettavuutta toimintaamme.