Käyttääkö yrityksesi Exceliä kalustonhallintaan? Monissa yrityksissä kaluston vastuuhenkilöt löytävät itsensä käyttämästä Exceliä tai jopa kynää ja paperia pitäessään kirjaa kalustosta.
Jos mietit (tai jos sinun tarvitsee vakuuttaa esimiehesi), miksi ihmeessä maksaisit kalustonhallintajärjestelmästä, jos voit sen sijaan vain käyttää Exceliä, lue alta listaamamme seitsemän syytä.
1. Ajan tasalla olevan tiedon puuttuminen
Kalustotietojen ylläpitäminen Excelissä vaatii paljon työtä, ja silti on epätodennäköistä, että Excelissä ylläpidetyt tiedot olisivat aina ajan tasalla. Harva esimerkiksi viitsii saman tien lähteä tietokoneen ääreen merkkailemaan, että nappasi varaston hyllystä tavaraa mukaan työmaalle. Virheiden mahdollisuus kasvaa, kun tietojen päivittäminen viivästyy. Kalustonhallintaan tarkoitetulla mobiilisovelluksella työntekijäsi voivat sen sijaan hoitaa kaluston kuittaukset muutamalla napin painalluksella.
2. Rajallinen saatavuus ja jäljitettävyys
Jos käytät Exceliä kalustonhallintaan, sinun täytyy keksiä keino jakaa laskentataulukot muiden työntekijöiden kanssa. Tämä menee helposti säädöksi, kun yritetään varmistua siitä, että jokaisella on kaikkein viimeisin versio saatavilla. Myös se, että moni käyttäjä muokkaa yhtä tiedostoa samanaikaisesti, voi johtaa kaaokseen, ja virheiden löytäminen suuresta määrästä dataa on valtava haaste. Lisäksi sen jäljittäminen, kuka päivitti mitä ja milloin, on hankalaa, ellei suorastaan mahdotonta.
3. Epäkätevä käyttää tien päällä
Excel-tiedostojen käyttö kännykällä on todella kömpelöä. Myöskään läppärin kantaminen mukana vain kalustotietojen päivittämistä varten ei ole optimaalinen ratkaisu. Koska työntekijöilläsi on joka tapauksessa aina kännykät mukana, eikö olisi kätevää, jos he voisivat päivittää kalustotietoja helposti siihen tarkoitetulla mobiilisovelluksella?
4. Fyysisen kaluston ja tietojen välisen linkityksen puuttuminen
Yrityksillä on usein monia työvälineitä, jotka näyttävät täsmälleen samalta. Tietoja tulisi silti voida seurata yksilöllisesti: missä työväline on, kenellä se on, milloin se on viimeksi kalibroitu, milloin seuraava huoltopäivä on ja niin edelleen. Kuinka varmistat kätevästi, että Excelissä oleva tieto on linkitetty oikeaan työvälineeseen? Kalustonhallintajärjestelmät tyypillisesti ratkaisevat ongelman yksilöimällä kaluston tunnisteilla, kuten QR-koodeilla, viivakoodeilla tai RFID-tunnisteilla.
5. Liitteiden huono käytettävyys
Kalustotietoihin on hyvä pystyä lisämään monenlaisia liitteitä, kuten käyttöohjeita, kalibrointitodistuksia, huoltodokumentteja ja valokuvia. Liitteet voi toki linkittää hyperlinkkien avulla Excel-tiedostoon, mutta hyperlinkit menevät helposti rikki ja niiden ylläpitäminen on turhauttavaa. Tietojen hajauttaminen moniin eri paikkoihin taas aiheuttaa sen, että tarvitsemaasi tietoon on vaikea päästä nopeasti käsiksi.
6. Tarkkojen hakujen tekeminen ongelmallista
Kalustosta kerätyn datan suodattaminen Excelissä on ongelmallista. Jos sinun täytyy etsiä tietoja esimerkiksi kaluston käyttötietojen perusteella, tehtävä alkaa olla aika vaikea. Kalustonhallintajärjestelmät tarjoavat monipuoliset työkalut erilaisten hakujen tekemiseen, ja esimerkiksi Trackinno-kalustonhallintajärjestelmään pystyt myös tallentamaan itsellesi suosikkihakuja. Näin saat oikeat tiedot nopeasti esiin, kun niitä tarvitset.
7. Muistutuksien puuttuminen
On inhimillistä, että asioita pääsee joskus unohtumaan. Seuraukset voivat kuitenkin olla vakavat, jos esimerkiksi kaluston kalibrointi- tai huoltopäivämäärä unohtuu. Työntekijäsi eivät voi tehdä töitään, jos yrityksesi kalusto ei ole kunnossa silloin, kun sitä tarvittaisiin. Toisin kuin Excel, kalustonhallintajärjestelmät auttavat sinua muistamaan tärkeät päivämäärät lähettämällä automaattisia muistutuksia suoraan sähköpostiisi.
Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, ettei Exceliä ole suunniteltu kalustonhallintaa varten. Excel on mainio työkalu sille tarkoitettuihin tehtäviin, mutta ei kalustonhallintaan, jossa tietoja, kuten kaluston tilaa, sijaintia yms. täytyy jatkuvasti päivittää.