Korkean inflaation ja suurien muutosten aikoina on hyvä huolehtia yrityksen kassavirrasta. Automaattinen laskutus voi auttaa merkittävästi selviämään vaikeiden aikojen yli. Kerromme nyt, kuinka voit välttää pahimmat sudenkuopat yrityksen laskutuksen kanssa.
Kannattavan yrityksen perusta on ajantasainen laskutus
Vuoden 2022 inflaation kova nousu yllätti monta yrittäjää. Eniten haastava taloustilanne tulee vaikuttamaan yrityksiin, joiden kassavirta ei ole ajan tasalla tai sitä on hankala seurata. Tuloja voi olla paljon ja yritys muuten kannattava, mutta jos asiakkailta on paljon tuloja laskuttamatta, voi yrityksen kassa mennä nopeastikin pakkasen puolelle. Automaattinen laskutus ja laskutustapojen tarkastelu antaa työkaluja haasteiden ratkaisemiseksi.
Kustannusten noustessa on hyvä tarkastella kriittisesti yrityksen laskutusperiaatteita ja tehdä muutoksia mahdollisiin huomattaviin laskutusviiveisiin. Tässä tilanteessa yritys voi sujuvoittaa kassavirtaansa esimerkiksi lyhentämällä asiakkaiden keskimääräistä laskujen maksuaikaa.
Kannattava yritys huolehtiikin laskutuksensa reaaliaikaisuudesta, paikkaansa pitävyydestä ja tehokkuudesta. Helpoiten tästä kaikesta huolehtii moderni ohjelmisto automatisoidun laskutuksen avulla, joka takaa myös reaaliaikaisen talouskuvan yrityksen tilanteesta.
Kasvua vakaan kassavirran kautta
Laskutusprosessin ollessa tehoton ja hidas, syö se yrityksen mahdollista kassavirtaa ja sillä tehtäviä investointeja sekä uudistuksia. Melkeinpä aina kasvun ehtona on liiketoiminnan tarkastelu uudistumisen kautta ja jokainen pienikin kasvun askel vaatii investointeja. Oli se sitten uusi työntekijä tai työn ohessa käytettävä ohjelmisto.
Kuitenkin haastavana aikanakin on mahdollista kasvattaa yritystä ja yrityksen liikevaihtoa. Kun laskutus on automatisoitu, takaa se vakaan kassavirran ja helposti tarkasteltavan kassan tilanteen. Mitään ei tarvitse epävarmasti laskea ”joskus” tilitettävien tulojen varaan, vaan reaaliaikainen tieto tuloista antaa investoinneille varman pohjan.
Tehostamalla laskutusprosesseja ja automatisoimalla toistuvia maksuja, yritys voi vapauttaa arvokasta pääomaa investointeihin.
Rahan arvo laskee nopeasti
Pitkät laskutusprosessit voivat heikentää kassan arvoa. Kun yrityksen tulot ovat jumissa hitaassa laskutuksessa, nopea inflaation kasvu syö laskulla olevan summan arvoa. Tämä kaikki on yritykselle menetettyä tuloa. Hidas ja tehoton laskutus voi olla yllättävän kallis menoerä.
Laskuttamattomiin laskuihin sitoutunut pääoma laskee arvoaan. Automatisoidut laskutusprosessit varmistavat, että yritykselle ei tule tappiota.
Ennakointi estää inflaatiota syömästä voittoja. Laskun lähtiessä asiakkaalle välittömästi työn jälkeen tai jopa ennen, työn arvo on helppo arvioida siihen hetkeen paikkaansa pitäväksi. Laskutusprosessin toimiessa tehokkaasti, ei rahan arvon laskua tarvitse ottaa ennakkoon huomioon. Työn arvoa oikeasti vastaava lasku on yritykselle paljon hyödyllisempi kuin tulot, joista inflaatio syö etukäteen osansa.
”Raportit on tosi iso apu. Sieltä näkee, kuinka paljon on myyty työtä tulevaisuuteen. Meillä ne ovat aurinkopaneelihommiin hyviä, kun näkee kuinka paljon ensi kesäksi on myyty ja mihin hintaan. On helppo pysyä kärryillä tulevasta.”
– Sähkö LaPa
Automaatiota laskutukseen saa toiminnanohjausjärjestelmästä
Nykyaikainen ja laadukas ohjelmisto, joka sisältää muun muassa pitkälle automatisoidun laskutuksen, voi auttaa yrittäjää selviämään vaikeiden aikojen yli. Automaatio tehostaa laskutusprosessia esimerkiksi manuaaliseen kirjausprosessiin verrattuna niin, että laskut koostetaan ohjelmistoon kirjatuista laskutuksen perustana olevista tiedoista, tarkistetaan ja lähetetään. Tiedot ovat samassa järjestelmässä ja näin seuranta helpottuu.
Järjestelmän automaatiot varmistavat, että laskut lähtevät ajoissa, sisältää oleelliset tiedot ja ovat sopimusehtojen mukaisia. Tämä vähentää manuaalisessa ja kiireisessä työssä helposti tapahtuvia virheitä. Laskuja ei tarvitse korjata niin usein ja mahdolliset asiakasreklamaatiotkin ovat nopeampia käsitellä järjestelmän avulla.
Toiminnanohjausjärjestelmän mukana tuleva laskutusautomaatio tuo paljon muitakin hyviä etuja yrittäjälle haastaviin aikoihin. Automatisointi vähentää manuaaliseen laskutustyöhön kuluvia työtunteja sekä auttaa selkeyttämään yrityksen laskutusprosessia. Tietoja ei tarvitse kerätä moneen paikkaan ja tunteja ei kulu tietojen siirtämiseen. Tämä vapauttaa yrityksen resursseja muuhun tuottavaan työhön.
Rakennusalalla seuranta tuo rahanarvoista etua
Maailmanlaajuiset tapahtumat ovat vaikuttaneet suuresti rakennusalan kustannusrakenteeseen, mikä tarkoittaa yrityksille monia uusia tilanteita, joihin kannattaa reagoida ajoissa. Esimerkiksi materiaalikustannusten rajujen muutosten takia ennakointi laskutuksessa on tärkeää. Ajan tasalla oleva hinnoittelu pitää yrityksen toiminnan kannattavana.
Kun yrityksen seuranta on kunnossa, on ennakointi helpompaa ja nopeita mukautumisia muutoksiin on ketterämpi laittaa alulle.
Alalle suunnatusta järjestelmästä voidaan kerätä oleellista tietoa seurantaa helpottaville raporteille. Raporttien avulla yrityksen on sujuvampi käsitellä tuota tärkeää dataa, jonka avulla voidaan laskea toiminnalle sopivat päivitykset hinnastoihin ja muihin resursseihin. Yrityksen johtaminen on huolettomampaa, kun apuna on reaaliaikainen näkymä tilauskantaan ja kassan tilanteeseen.