Järjestelmän vaihtoa harkitessa saattaa herätä huoli siitä, että miten kirjanpidon siirto sujuu ongelmitta ja mahdollisimman näppärästi. Lue mitä eroa on sillä, että järjestelmän vaihtaa tilikauden vaihtuessa tai kesken kauden sekä mitä kirjanpidon siirto lopulta vaatii.
Järjestelmän vaihto rakennusalalla voi mietityttää kirjanpidossa kesken olevien rakennusprojektien takia. Työtä helpottaakseen on hyvä käyttää siirrossa asiantuntijan apua.
Yrityksen taloushallinnon tai toiminnanohjauksen järjestelmää vaihdettaessa on kirjanpidon siirrolle kaksi tyypillistä vaihtoajankohtaa. Tavat eroavat hiukan toisistaan.
”Perinteisempi” tapa on tehdä vaihdos tilikauden vaihtuessa. Silloin uuteen järjestelmään syötetään ainoastaan päättyneen tilikauden tuloslaskelma ja tase, joista muodostuvat avaavat tapahtumat uudelle tilikaudelle.
Toinen tapa on vaihtaa kesken tilikauden – useimmiten jonkin tietyn kuukauden ensimmäisestä päivästä. Tällöin uuteen järjestelmään syötetään edellisen tilikauden lisäksi myös kuluvan tilikauden tuloslaskelma ja tase käyttöönottopäivään asti, jotta tilikausi jatkuisi mahdollisimman normaalisti uudessa järjestelmässä.
Mitä kirjanpidon siirto vaatii ja onko se hankalaa?
Käytännössä kirjanpidon siirto uuteen järjestelmään vaatii kirjanpitoaineiston toimittamisen järjestelmäkumppanille joko asiakkaalta tai asiakkaan tilitoimistolta. Hyväksi havaittu tapa on ollut toimittaa vähintään tilikohtainen tuloslaskelma ja tase, jolloin saldot voidaan syöttää tilikohtaisesti järjestelmään.
Edeltävästä tilikaudesta pyydetään useimmiten kopio allekirjoitetusta tilinpäätöksestä, tase-erittelyt sekä päivä- ja pääkirjat.
Mikäli järjestelmän käyttöönotto tapahtuu kesken tilikauden, pyydetään edellisen tilikauden lisäksi myös kuluvalta tilikaudelta samat raportit, eli tuloslaskelma, tase, tase-erittelyt sekä päivä- ja pääkirjat. Mikäli asiakkaan tilitoimisto pysyy samana käyttöönoton jälkeen, tilikohtainen tuloslaskelma ja tase monesti riittävät.
Kun kirjanpidon saldot on syötetty järjestelmään, siirto yleensä tarkistutetaan asiakkaan kirjanpitäjällä, jotta kirjanpidot saldot ovat mahdollisimman samoilla tileillä uudessa järjestelmässä. Tämä vaihe toki riippuu jatkavasta tilitoimistosta.
Monet kirjanpitojärjestelmät käyttävät pohjanaan Liikekirjurin tilikarttaa, jolloin siirrot tililtä toiselle tilille ovat pääsääntöisesti vaivattomia. Vanhemmissa järjestelmissä tilikartat ja tilien sijoittelut voivat vaihdella, jolloin siirron tarkistamisen tärkeys korostuu ennen saldojen sisäänajoa.
Voiko myynti- ja ostoreskontraa seurata vielä uudessa järjestelmässä?
Kirjanpidon alkusaldojen ohessa on mahdollisuus siirtää käyttöönottohetken avoimet myyntisaatavat ja ostovelat laskukohtaisesti järjestelmään. Siirto luo asiakas- ja toimittajakohtaisen reskontran järjestelmään, joka täsmää kirjanpidon alkusaldojen myyntisaamisiin ja ostovelkoihin.
Siirto mahdollistaa katkeamattoman seurannan myyntisaatavien tilanteesta ja tulleiden suoritusten kohdistumisen.
Ostoreskontran siirto mahdollistaa katkeamattoman maksatuksen uudesta järjestelmästä sekä tietysti maksujen kohdistuksen.
Saako kirjanpidosta projektitietoja siirron jälkeen?
Keskeneräisten projektien seurannan ei tarvitse eikä kuulu katketa järjestelmänvaihtoon. Suoraan kirjanpidosta niitä ei saldojen siirron jälkeen löydä, vaan tätä varten keskeneräisille projekteille on oma ”alkusaldojen” syöttö.
Projektien alkusaldojen syötön kautta halutulle projektille saadaan näkymään laskutus ja kustannukset ennen järjestelmänvaihtoa, jolloin mm. valmiusastelaskenta ja osatuloutus jatkuu kirjanpidossa ja projektiseurannassa häiriintymättä ja automaattisesti.
Miten järjestelmän vaihdos lopulta vaikuttaa?
Järjestelmän vaihtamisen ajankohta siis vaikuttaa siihen, miten paljon tietoja on siirrettävä. Siirto on myös mahdollista tehdä omat keskeneräiset projektit huomioiden ja hyvin tehtynä se mahdollistaa katkeamattoman seurannan vaihdon läpi.
Vaihdos voi vaikuttaa alkuun isolta projektilta, mutta ammattilaisten kanssa tehtynä siirto onnistuu varmasti. Uuden nykyaikaisen järjestelmän myötä uusi arki keventyy kuitenkin sen verran, että pientä vaivannäköä tiedonsiirtoon ei sen jälkeen enää muistakaan.