Jääkö laskuja laskuttamatta ajallaan? Voisiko ajan käyttää paremmin, kuin laskujen kokoamiseen? Olen huomannut yrittäjien painivan samankaltaisten laskutukseen liittyvien haasteiden parissa. Useimmiten laskujen koostaminen voi olla hidasta ja tieto voi olla hajallaan, jolloin laskuttamiseen kuluu ylimääräisiä tunteja. Uskon, että tarpeettomiin rutiinitöihin kuluvaa aikaa kannattaa käyttää johonkin muuhun, esimerkiksi harrastuksiin tai perheen parissa olemiseen.
Kertakirjausperiaate takaa helpon ja huolettoman laskutuksen
Laskuttaminen voi tuntua raskaammalta mitä se on, koska tunnit saattavat olla paperilla ja tukusta haetut tarvikkeet täytyy erikseen kohdistaa käsin kohteen laskulle. Myös kirjausten tekeminen useaan kertaan ja moneen eri paikkaan kuluttaa tarpeettomasti kallisarvoista työaikaa.
Ajattele, jos aikaa voisi säästää vaikka kokonaisen työpäivän verran viikossa toimistotöiltä, kuten asiakkaamme Jaakon Oy sai säästettyä. Mitä sillä ajalla tekisit?
Automatiikka voi hoitaa nämä rutiinityöt yrittäjän puolesta. Kun kerran kirjaa työtunnit ja tarvikkeet samaan järjestelmään, siirtyvät tiedot suoraan kohteelle ja siten oikealle laskulle. Tällöin tiedot löytyvät samasta paikasta ja se vähentää turhaa tiedon siirtoa sekä virheiden riskejä. Lisäksi aineistoihin voi tarvittaessa palata myös jälkikäteen.
Yksilöity kokonaisratkaisu
Osaratkaisujärjestelmät tai laskutusohjelmat tarjoavat ratkaisun tiettyihin ongelmiin, esimerkiksi pelkästään töiden suunnitteluun tai laskutukseen. Nämä eivät aina vastaa kokonaan tarvetta ja tuovat mahdollisesti ylimääräisiä kuluja.
Varsinkaan samoista ominaisuuksista ei kannata maksaa useaan kertaan eri ohjelmistoissa.
Valitsemalla toimialan tuntevan kokonaisratkaisun, mihin yrittäjän omat tarpeet kartoitetaan, saa toimivan kokonaisuuden, jossa ei maksa turhista tai päällekkäisistä ominaisuuksista. Sen sijaan, että siirtää samat tiedot ohjelmistosta toiseen, tällä yhden ohjelmiston taktiikalla vapautuvan ajan voi käyttää vaikka lähtemällä metsälle.
”– Eniten hyötyä on myyntilaskutuksesta, kun tavarat saamme jyvitettyä heti sinne oikeisiin paikkoihin. Ainoa mitä pitää muistaa, on lähettää itse ne laskut eteenpäin. Mutta enää ei tarvitse etsiä tietoa lipuista ja lapuista tai soitella ja kysellä, mitä kaikkea kohteeseen on mennyt. Kun tukusta haetaan tavaraa tietylle merkille, ne kaikki löytyy tilaukselta.” - Senra Group Oy
Ennustettavuus tukee kasvua
Laskujen koostaminen eri lähteistä on aikaa vievää ja aiheuttaa ylimääräisiä työtunteja. Kun laskuttamiseen kuluu ylimääräistä aikaa, on paperin pyörittelyä ”helppo” siirtää myöhemmäksi arjen kiireessä. Tällöin saatetaan törmätä ongelmaan, jossa laskujen laskuttaminen tai niiden sisältö unohtuu.
Pienistäkin unohduksista voi syntyä iso lasku yrittäjälle, joten automatiikka astuu apuun ja tuo kevennystä kiireiseen arkeen. Laskulle lisättävien tarvikkeiden sijaan, voi vaikka siirtyä jo miettimään mitä eväitä hankkii illan kisakatsomoon.
Automatiikka ja muistutukset auttavat laskujen lähettämisessä ajallaan, sekä kertakirjauksista kootut laskut sisältävät kaikki työkohteelle kirjatut tarvikkeet ja työtunnit. Näin yrityksen tulot ja menot saadaan pysymään ajan tasalla sekä kassavirta pysyy ennustettavissa. Tämä tukee yrityksen kasvua ja yrittäjällä on reaaliaikainen tieto rahan kierrosta ilman ylimääräisiä työtunteja. Stressi rahasta vähenee ja sitä jaksaa taas yrittääkin uudella tavalla.
Laskuttamisen sujuvuudella voidaan vaikuttaa suuresti yrittäjän arjen mielekkyyteen, joka tukee myös jaksamista ja motivaatiota toiminnan kehittämiseen. Ohjelmiston automatiikka, kertakirjausperiaate sekä laskutustietojen ja muiden yrityksen tunnuslukujen löytyminen yhdestä paikasta säästää yrittäjän aikaa sekä hermoja.
Näin laskuttamisesta voidaan tehdä pakollisen pahan sijasta vaivattomampaa, kun työkalut ovat kunnossa myös toimiston puolella.