Osakeyhtiön hallinnossa tulee järjestää lakisääteisiä kokouksia ja näiden ajankohdalle on myös asetettu tiettyjä velvoitteita. Usealla yrityksellä tilinpäätöskausi on meneillään ja myös tähän liittyen tulee pitää pakollisia kokouksia.
Tilinpäätöksen yhteydessä pidettäviä pakollisia kokouksia ovat hallituksen kokous ja varsinainen yhtiökokous. Kokousten tehtävistä säädetään osakeyhtiölaissa.
Hallituksen kokous
Kun tilinpäätös on saatu kirjanpitäjältä, mutta tilintarkastusta ei ole vielä suoritettu, tulee järjestää hallituksen kokous. Paikalle kutsutaan hallituksen varsinaiset jäsenet sekä toimitusjohtaja. Jos varsinainen jäsen on estynyt, voi varajäsen osallistua kokoukseen hänen puolestaan.
Toimitusjohtajalla on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää siellä puhevaltaa, vaikka hän ei olisikaan hallituksen jäsen, jollei hallitus päätä toisin.
Hallitus on päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet hallitukseen valituista varsinaisista jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä suurempaa määrää. Jos kokoukseen osallistuva toimitusjohtaja ei ole hallituksen jäsen tai puheenjohtaja, häntä ei lasketa mukaan kokouksen päätösvaltaisuutta tarkasteltaessa.
Mikä on hallituksen kokouksen tarkoitus?
Hallituksen kokouksen tulee hyväksyä ja allekirjoittaa tilinpäätös sekä tehdä yhtiökokoukselle esitys tilinpäätöksen osoittaman tuloksen käsittelystä. Kokouksessa tulee siis päättää, esittääkö hallitus yhtiökokoukselle osingon jakamista ja jos kyllä, niin paljonko osinkoa oltaisiin jakamassa.
Lisäksi kokouksessa tulee laatia pöytäkirja, johon kaikki edellä mainitut asiat kirjataan. Kokouksen puheenjohtaja aina allekirjoittaa pöytäkirjan. Jos hallituksessa on useita jäseniä, pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtajan lisäksi vähintään yksi hallituksen varsinainen jäsen, joka on kokouksessa valittu pöytäkirjan tarkastajaksi.
Hallituksen tulee osingonjakoesityksen tehdessään arvioida osingonmaksun vaikutus yhtiön maksuvalmiuteen. Osingon jakaminen ei saa vaarantaa yhtiön maksuvalmiutta.
Hallituksen osingonjakoesitys ei sido yhtiökokousta, vaan yhtiökokous voi tehdä myös hallituksen esityksestä poikkeavan päätöksen. Kuitenkin niin, että enempää ei voida päättää jakaa kuin mitä hallitus on esittänyt.
Varsinainen yhtiökokous
Kun tilintarkastus on suoritettu, pidetään varsinainen yhtiökokous. Osakeyhtiölain mukaan kokous tulee pitää 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Paikalle kutsutaan osakkeenomistajat ja jokainen osakkeenomistaja saa yhtiökokouksessa äänestää edustamiensa osakkeiden koko äänimäärällä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.
Yhtiökokous on päätösvaltainen, jos kokous on kutsuttu koolle laillisesti ja vähintään yksi osakkeenomistaja on paikalla.
Mikä on yhtiökokouksen tarkoitus?
Yhtiökokouksen tulee päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä taseen osoittaman voiton käyttämisestä eli jaetaanko osinkoa ja jos jaetaan, niin miten paljon. Tässä käytetään pohjana hallituksen tekemää esitystä osinkojen jakamisesta.
Kokouksessa päätetään myös vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle päättyneeltä tilikaudelta. Kokouksessa tulee myös valita hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja tulevalle tilikaudelle.
Lisäksi yhtiökokouksessa voidaan päättää mahdollisista muista asioista, jotka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa aina pöytäkirjan. Jos yhtiökokoukseen osallistuu useita jäseniä, pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtajan lisäksi vähintään yksi osakkeenomistaja, joka on kokouksessa valittu pöytäkirjan tarkastajaksi.
Tilinpäätöksen rekisteröinti yhtiökokouksen jälkeen
Tilinpäätös tulee rekisteröidä kaupparekisteriin kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta, eli kahden kuukauden kuluessa siitä, kun yhtiökokous on pidetty. On tärkeää, että yhtiökokouksen pöytäkirja toimitetaan kirjanpitäjälle heti kun pöytäkirja on laadittu ja allekirjoitettu. Samoin tulee toimittaa allekirjoitettu tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus.
Osassa tilitoimistoista, kuten Admicomin tilitoimistossa, kirjanpitäjä välittää yrityksen puolesta tiedot verottajalle ja verottaja toimittaa ne edelleen kaupparekisteriin. Toimintatapoja on erilaisia tilitoimistojen välillä, joten yrityksen tulee tarkistaa aina omalta kirjanpitäjältään ohjeet etukäteen.