Palkanmaksu on yksi ensimmäisistä asioista mikä tulee mieleen ensimmäistä työntekijää harkitessa. Mutta voiko palkat maksaa itse ja mitä siihen tarvitsee? Avaamme nyt palkanmaksuun liittyvät tärkeimmät asiat.
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on merkittävä päätös yritykselle. Se avaa ovia uusille mahdollisuuksille kasvuun ja tarjottaviin palveluihin. Rakennusalalla uusi työntekijä tuo parhaimmassa tapauksessa tarvittavaa erikoisosaamista yritykselle sekä työtehtäviä on mahdollista jakaa niin, että uuden oppimiselle jää aikaa myös yrittäjälle.
Varsinkin ensimmäisen työntekijän palkkaaminen voi herättää paljon kysymyksiä ja epävarmuutta. Erityisesti palkanmaksu ja sen vaatima tietotaito voi huolettaa, että kuinka siinä onnistuu. Kuitenkin moni yrittäjä on työntekijän palkannut ja siitä selvinnyt, joten tarpeen vaatiessa kannattaa lähteä asiaa edistämään.
Voiko palkat laskea itse?
Ensimmäinen kysymys mikä monelle tulee palkanmaksusta mieleen, on varmasti se, että voiko palkanmaksun hoitaa itse vai kannattaako siihen ottaa asiantuntija avuksi.
Mikäli kyseessä on melko yksinkertainen kuukausipalkka, voi palkanlaskennasta selvitä itsekin. Esimerkiksi Admicom Ultima -toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa rakennusalan yrittäjälle itsenäisen palkanlaskennan, helposti yhden ohjelmiston taktiikalla. Ultimasta saa suoraan palkanlaskentaa hyödyttävää tietoa ilman tiedostojen siirtelyä ohjelmistosta toiseen.
Palkanlaskennan perusteet tulee kuitenkin olla hallussa riippumatta siitä mitä ohjelmistoa palkanlaskennassa käytetään.
Palkanlaskennan osaamiseen sekä käytettävän ohjelmiston toimintoihin perehtymiseen tarvitaan aikaa. Jos aikaa ei ole, kannattaa palkanlaskenta hoitaa ammattilaisen kautta. Palkanlaskennan perusteiden lisäksi pitää olla tietämys viranomaisilmoituksista, lakisääteisistä vakuutuksista sekä alakohtaisesta työehtosopimuksesta.
Mitä tarvitsee palkanmaksuun?
Palkanmaksuun sisältyy monia erilaisia siihen vaikuttavia asioita. Esimerkiksi on pakollisia palkanmaksuun tarvittavia vakuutuksia.
Jotta palkat voi laskea onnistuneesti, yrittäjä tarvitsee ainakin:
- Tunnit tuntikorteilla tai työajanseurannasta sekä tiedon palkan suuruudesta.
- Työntekijän verokortin.
- Työntekijän tilinumeron, jolle palkka halutaan maksettavan.
- Lisäksi matkalaskulta maksetaan erikseen päivärahat ja kilometrikorvaukset.
Työnantaja tarvitsee lisäksi pakollisina vakuutuksina:
- Työeläkevakuutuksen,
- työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen,
- työntekijäin ryhmähenkivakuutuksen,
- työttömyysvakuutusmaksun sekä
- sairausvakuutusmaksun.
Näistä työntekijältä peritään työeläkevakuutus- ja työttömyysvakuutusmaksu. Palkasta vähennetään näiden vakuutusmaksujen kanssa myös verot. Lisäksi voi olla muita vähennyksiä, esimerkiksi ay-jäsenmaksu.
Erillistä arkistointia maksetuille palkoille ei tarvitse tehdä, mikäli käytät palkanlaskentaan Ultimaa. Kaikki tarvittavat tiedot säilyvät Ultimassa digitaalisessa muodossa.
Nykypäivänä palkanlaskennassa tarvitsee jonkin mobiililaitteen ja internet-yhteyden, että saa tehtyä tarvittavat ilmoitukset tulorekisteriin. Jos ei halua käydä pankissa maksamassa palkkaa työntekijälle, niin tarvitsee myös verkkopankkia. Työehtosopimus löytyy myös helposti tarvittaessa netistä.
Mitä tositteita tarvitaan palkanlaskentaan?
Palkanlaskentaa varten tarvitaan ainakin työsopimus, verokortti, tuntikortit, sairaslomien ja poissaolojen todistukset sekä lomien ja työajanlyhennyksien saldot. Mahdollisesti voidaan tarvita myös ulosoton päätökset, jäsenmaksujen tilitystiedot, Kelan päätökset ym. Tarvittavien tositteiden määrä voi muuttua ja elää tilanteen ja säännösten mukaan.
Miten palkka sitten lasketaan?
Ensin palkanlaskentaan tarvitaan palkansaajan henkilötiedot ja verokortti. Tämän jälkeen tarvitaan työntekijän tunti- tai kuukausipalkka sekä mahdolliset vähennykset palkasta kuten jäsenmaksut ja ulosotot.
Ultimaa käyttäessä henkilön tietojen tallentamisen jälkeen tulee tietää palkkajakso, jolloin työntekijä on tehnyt työt sekä palkanmaksupäivä. Kun palkka on maksettu, tulee tehdä tulorekisteriin palkkatietoilmoitus maksetusta palkasta ja seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä tulee ilmoittaa tulorekisteriin vielä erillisilmoitus. Palkkatieto- ja erillisilmoitus lähtevät automaattisesti Ultimaan.
Palkanlaskentaan liittyviä sivukuluja yritykselle ovat ennakonpidätys, sotu, TyEL, tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus ja ryhmähenkivakuutus.
Palkanlaskennassa on tiukat aikataulut ja yrittäjän on oltava tarkka ja huolellinen.
Jos tositteiden ja tietojen määrä on iso, silloin on mahdollista, että palkanlaskija ei saa ajoissa tarvitsemiaan tietoja. Silloin on vaarana, että palkkojen maksu myöhästyy. Yrittäjälle voi olla työlästä kerätä esimerkiksi tuntikorttien tiedot, jos henkilöstömäärä on iso.
Miten Admicom Ultima auttaa palkanlaskennassa?
Admicom Ultima helpottaa yrittäjän arkea, kun työntekijät ja yrittäjä voivat syöttää tietoja itse järjestelmään. Se säästää aikaa ja periaatteessa ei tarvitse käyttää sähköpostia tai paperia ollenkaan. On aina olemassa tilanteita, jolloin palkanlaskija tarvitsee lisätietoja asiakkailta, mutta Ultiman kanssa on helppo seurata muutoksia ja reagoida ajoissa.
Ultima tukee muun muassa näitä palkanlaskennan toimintoja:
- Tuo tunnit palkanlaskentaan, kun tuntikortit on syötetty oikein.
- Vähentää tarvittavat kulut, ennakonpidätyksen, TyELin ja työttömyysvakuutuksen.
- Laskee KTAn ja lomapalkat.
- Hoitaa TES-tulkkauksen.
- Huolehtii automaattisesti tarvittavat ilmoitukset tulorekisteriin.
- Tekee maksupäätteelle maksut esim. jäsenmaksuista ja ulosottotilityksistä.
TES-tulkkaus tarkoittaa työehtosopimuksissa määriteltyjen korvausten ja lisien käsittelyn automatisointia. Se toimii niin, että Ultima hakee tietoja automaattisesti työehtosopimuksista.
Jos kirjanpito on myös Ultimassa on hyvä, että myös palkanlaskenta tehdään samalla ohjelmalla, jolloin tiedot ja kulut siirtyvät suoraan kirjanpitoon.
Työntekijät saavat kirjattua työajan sekä ilmoitettua poissaolot ja lomat suoraan Ultimaan sähköisesti esimerkiksi kännykällä, mikä helpottaa ja nopeuttaa palkanlaskentaa sekä tuntien seurantaa yrityksessä. Se vähentää myös tuplatyötä, kun työntekijät syöttävät itse työaikansa järjestelmään. Työtilannetta sekä poissaoloja saa myös seurattua reaaliaikaisemmin. Ja koska työaikakirjaukset kirjataan suoraan työkohteille, saadaan myyntiurakoiden kuluja seurattua reaaliaikaisesti.
Ohjelmiston palkanlaskennan tilannenäkymä -työkalulla näkee myös yhteenvedon palkkakauden tuntikorttien tilanteesta sekä poissaolojen hyväksynnän tilanteesta. Ja kun palkkojen taustatiedot on syötetty oikein, niin Ultimasta saa helposti haettua kattavia raportteja, kuten lomapalkkavarausraportit sekä työajanlyhennyssaldoraportit tilinpäätöstä varten.
Tukea palkanlaskuun on aina saatavilla
Palkanlaskenta voi siis mietityttää alkuun ja aiheeseen liittyvä informaatiotulva voi yllättää. Kuitenkin asiantuntijoilta on aina saatavilla apua ja työ sujuu näppärästi erilaisilla työtä helpottavilla ohjelmistoilla. Työntekijän palkkaaminen on varmasti iso muutos yritykselle, mutta se on yleensä se ratkaiseva tekijä kasvuun.