Työmaan aikataulutuksessa on tärkeää alusta asti pitää mielessä miten erilaiset työvaiheet toteutuvat käytännössä silloin, kun aikataulu ei ole enää pelkkä suunnitelma, vaan myös seurantatyökalu. Seuraavaksi avaan tarkemmin, millä tavoin moderni aikatauluohjelmisto auttaa ymmärtämään rakennushankkeiden kokonaisuutta.
Tiedonjako avainasemassa onnistuneeseen aikataulutukseen
Useat työnjohtajat päätyvät asemaansa työn kautta, jossa rakennustekniset vaiheet opitaan käytännön opeilla. Tämä tarkoittaa sitä, että ymmärrys työtehtävien jäsentämisestä saattaa olla paljon syvemmällä tasolla kuin aikataulua suunnittelevalla ylemmällä toimihenkilöllä. Näkökulmien jakaminen ja yhteisen linjan omaksuminen on kuitenkin kaikkien toimijoiden vastuulla. Kun kaikki tarvittava tieto on kirjattu aikatauluohjelmistoon, on tiedonjako helpompaa ja tieto saavutettavissa.
Työmaalla tapahtuvat muutokset aiheuttavat helposti sekaannuksia esimerkiksi työvaiheiden ja urakoitsijoiden välillä. Tämä tuo lisähaastetta työnjohdolle, joka on kuitenkin vastuullisesti lähimpänä töiden etenemisestä sovitussa aikataulussa. Tästä syystä muutosten kirjaaminen aikatauluohjelmistoon on tärkeää, jotta samoja muutoksia tai virheitä ei toistettaisi.
Ohjelmisto tukee hankkeen seurantaa
Työmaan aikataulu ei ole enää pelkkä suunnitelma, vaan sitä tulee seurata ja päivittää jatkuvasti hankkeiden ja projektien edetessä. Tätä varten aikatauluohjelmistoissa on panostettu seurantatoimintoihin, jotta myös toteutuksiin sidotuista sopimuksista pystytään pitämään kiinni. Siksi toteutuksen aikaisesta aikataulutuksesta tulisi muidenkin huolehtia kuin päälliköiden tai vastaavien mestareiden. Rakennushankkeet ovat kuitenkin hyvässä yhteistyössä tehtyinä mielenkiintoisia ja taloudellisesti kannattavia.
Aikatauluohjelmistot taipuvat paljon muuhunkin kuin pelkästään työtehtävien ajalliseen määrittelemiseen ja seurantaan. Kustannusmuutosten tuomat haasteet heijastuvat myös suoraan aikatauluun. Siksi rakennushankkeiden edetessä olisi kokonaisuuden kannalta tärkeää seurata myös tavoitteellisia ja toteutuneita kustannuksia aikatauluohjelmistoa hyödyntäen.
Vaikka työmaahenkilökunnalla ei olisi suoraa taloudellista vastuuta, tulisi työmaalla ymmärtää miksi aikataulujen venyminen on usein todella kallista rakennusyrityksille. Nykyiset aikatauluohjelmistot onkin kehitetty edistämään rakentamista myös taloudellisesta näkökulmasta.
Tarkkuutta työmaan aikataulutukseen resurssipohjaisesta suunnittelusta
Vaikka lähtökohtaisesti projekteja suunnittelevat tahot pystyvät hyödyntämään esimerkiksi kustannus- ja määrälaskennasta saatua tietoa myös aikataulussa ja sitä kautta resurssienhallinnassa, on tärkeää ohjata tätä tietoa myös toteutuksesta vastaaville toimijoille. Esimerkiksi työtehokkuutta seurattaessa on hyvä käyttää hyödyksi erilaisten resurssien ominaisia työsaavutuksia ja -kapasiteetteja.
Rakennusvaiheessa usein huomataan, että asiat eivät menneetkään niin kuin alustavassa yleisaikataulussa oli ajateltu. Yksi syy tähän on se, että suunnitteluvaiheessa ei ole otettu huomioon sitä, että työtehtävien kestojen määritteleminen resurssipohjaisesti on joissain tapauksissa tarkempaa ja tehokkaampaa.
Omien kokemusteni perusteella, rakennusyritysten tulisi jakaa aikataulutuksen vastuuta kaikille toimijoille. Se vähentää yksittäisten tekijöiden taakkaa ja selkeyttää yhteistä kokonaiskuvaa. Yhteisen ohjelmiston ansiosta kokonaiskuvan hahmottaminen ja tiedonjako on helpompaa.