Mikä on työmaapäiväkirja?
Rakennustyömaan työmaapäiväkirja on pääurakoitsijan vastuulla oleva dokumentti, johon kirjataan päivittäin kaikki työmaalla tapahtuvat toiminnot ja tapahtumat. Sen tavoitteena on tarjota selkeä ja jäsennelty kuvaus työmaan toiminnasta. Työmaapäiväkirjan vastuuhenkilöt määritellään yleensä hankkeen alussa.
Työmaapäiväkirja toimii projektin selkärankana, koska se tarjoaa kaikille osapuolille reaaliaikaisen näkymän työmaan tilanteeseen. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja varmistaa, että kaikki työntekijät ja sidosryhmät ovat ajan tasalla projektin etenemisestä. Selkeä dokumentaatio myös parantaa työmaan turvallisuutta, sillä se mahdollistaa nopean reagoinnin poikkeamiin ja ongelmiin.
Paperinen työmaapäiväkirja
Perinteisin työmaapäiväkirjan muoto on paperinen versio, joka voi yksinkertaisimmillaan olla tavallinen ruutuvihko. Työmaan vastuuhenkilö, kuten vastaava mestari, kirjaa siihen päivän tapahtumat työpäivän päätteeksi. Järjestelmällinen kirjaaminen helpottuu, jos käytössä on valmiiksi strukturoitu taulukko.
Taulukkopohjaisen työmaapäiväkirjan voi laatia helposti esimerkiksi Excelillä. Päiväkirjaa voi täyttää suoraan tietokoneella tai suunnitella siitä tulostettavan version, jonka voi jakaa viikoittain tai kuukausittain.
Toinen vaihtoehto paperiseen dokumentointiin on itsejäljentävä työmaapäiväkirja. Se toimii samalla tavalla kuin monisivuiset lomakkeet, joissa kopio syntyy automaattisesti useammalle osapuolelle. Tällaisia käytetään esimerkiksi sopimuksissa ja laskulomakkeissa, ja ne voivat helpottaa työmaapäiväkirjan jakelua eri tahoille.
Sähköinen työmaapäiväkirja
Työmaapäiväkirja Excel-pohjaisena taulukkona on perinteisin versio sähköisestä työmaapäiväkirjasta. Nykyään kuitenkin on saatavilla myös erityisesti työmaapäiväkirjan ylläpitoon kehitettyjä ohjelmistoja ja mobiilisovelluksia. Lisäksi sähköinen päiväkirja voi olla osa laajempaa toiminnanohjausjärjestelmää. Monissa järjestelmissä on automaattisia ilmoituksia ja hälytyksiä, joiden avulla eri osapuolet pysyvät ajan tasalla heille tärkeistä tapahtumista.
Sähköisen työmaapäiväkirjan suurin etu on, että se poistaa tarpeen paperidokumenteille ja kansioille. Kaikki työmaahan liittyvät tiedot tallentuvat yhteen paikkaan, josta niitä voi helposti tarkastella ja tarvittaessa tulostaa. Perinteinen paperinen päiväkirja onkin suurelta osin jäänyt historiaan, sillä sähköiset ratkaisut tarjoavat huomattavasti enemmän joustavuutta ja tehokkuutta.
Mobiilikäyttöinen työmaapäiväkirja
Mobiilisovellus tekee työmaapäiväkirjan kirjaamisesta helppoa ja reaaliaikaista. Admicom Visionin (ent. Kotopro) käyttöliittymä on suunniteltu erityisesti mobiilikäyttöön, mikä tekee siitä helppokäyttöisen ja tehokkaan työkalun työmaalla.
Visionin avulla voit toimiston lisäksi täyttää työmaapäiväkirjaa reaaliajassa työmaakierrosta tehdessäsi suoraan puhelimessasi, mikä nopeuttaa tietojen syöttöä, tiedonkulkua ja tehostaa työmaan toimintaa. Lisäksi sen monipuoliset ominaisuudet mahdollistavat kaikkien edellä mainittujen elementtien tehokkaan hallinnan.
Kokeile Admicom Visionia ilmaiseksi viikon ajan ja testaa dokumenttipohjia. Lue lisää ja aloita maksuton koekäyttö.
Kuka vastaa työmaapäiväkirjasta?
Rakennustyömaan työmaapäiväkirja on pääurakoitsijan vastuulla. Dokumenttiin on merkittävä päivittäin kaikki olennaiset tapahtumat ja tiedot työmaalta. Vastuu päiväkirjan oikeellisuudesta on työmaalle hyväksytyllä vastaavalla työnjohtajalla.
Työmaapäiväkirja on tärkeä asiakirja, joka tulee esittää rakennustyön aikana lakisääteisissä katselmuksissa. Kun rakennustyö on valmis, päiväkirja toimitetaan rakennusvalvontaviranomaisille loppukatselmuksen yhteydessä. Dokumentti toimii myös virallisena todisteena mahdollisissa erimielisyyksissä, joten sen täsmällinen ja säännöllinen täyttäminen on ensiarvoisen tärkeää. Tavallisesti päiväkirja toimitetaan valvojan tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi päivittäin tai vähintään viikoittain.
Sopimusehtojen mukaisesti työmaapäiväkirjaan tulee kirjata kaikki työmaan toimintaan liittyvät huomautukset urakoitsijoilta, asiantuntijoilta ja tavarantoimittajilta. Lisäksi on varmistettava, että kaikki merkinnät tiedotetaan asianosaisille ja että tiedottaminen on dokumentoitu asianmukaisesti.
Miksi työmaapäiväkirjaa kannattaa pitää?
Työmaapäiväkirjan pitäminen on olennainen osa rakennushankkeita. Se auttaa ehkäisemään ristiriitatilanteita ja toimii todisteiden dokumentointivälineenä. Lisäksi se mahdollistaa prosessien ja toiminnan kehittämisen, koska se tarjoaa arvokasta tietoa työmaan toiminnasta. On myös tärkeää huomata, että työmaapäiväkirjan pitäminen on lakisääteinen velvoite.
Rakennusalan yleisissä sopimusehdoissa (YSE 1998) mainitaan työmaapäiväkirjan pitäminen velvoitteena, joka koskee kaiken kokoisia työmaita – pienellä työmaalla työmaapäiväkirjan sijan voidaan täyttää työmaakortti.
Varsinaista rakennusurakkaa varten neuvotellut yleiset sopimusehdot ovat nykymuodossaan peräisin vuodelta 1998. YSE 1998-ehdot eivät ole laki, vaan koonti urakoitsija- ja tilaajapuolen yhteisesti neuvottelemista sopimusehdoista, joita voidaan soveltaa sopimuksen ohella yksittäisissä rakennuttamishankkeissa. YSE 1998-ehdot on tarkoitettu sovellettavaksi läpi koko urakkaketjuun, myös sivu- ja aliurakoihin.
Ylläpidetty työmaapäiväkirja toimii myös arvokkaana arkistona tulevia projekteja varten. Kun aiempien projektien tietoja analysoidaan, voidaan sen kautta oppia ja löytää parhaita käytäntöjä tuleviin hankkeisiin. Tämä projektien historiallinen tieto voi olla ratkaisevan tärkeää, kun suunnitellaan aikatauluja, budjetteja ja resursseja tuleville projekteille. Se tarjoaa myös mahdollisuuden arvioida alihankkijoiden ja työntekijöiden suorituskykyä perustuen aiempiin dokumentoituihin toimiin.
Mitä asioita työmaapäiväkirjaan merkitään?
Onnistunut työmaapäiväkirja sisältää useita elementtejä. Työmaapäiväkirjaan merkitään monenlaisia asioita, kuten työvaiheiden seuranta, sääolosuhteiden vaikutukset sekä työturvallisuuteen ja onnettomuuksiin liittyvät tiedot. Lisäksi se sisältää tiedot saapuneista lähetyksistä ja aikataulumuutoksista.
Tärkeää on myös johdonmukaisuus ja selkeys merkinnöissä. Jokaisen merkinnän tulisi olla tarkka ja yksityiskohtainen, jotta mahdolliset ongelmat ja niiden ratkaisut voidaan jäljittää myöhemmin. Visionin avulla voi ottaa kuvat kentällä ja lisätä ne liitetiedostoihin parantaen dokumentoinnin laatua. Sähköiset allekirjoitukset voi myös pyytää suoraan työmaalta.
Muu työmaalla tehtävä dokumentointi kannattaa yhdistää työmaapäiväkirjan kirjausten kanssa, jotta vältetään turhaa päällekkäisyyttä. Samojen tietojen kirjaaminen useaan eri paikkaan ei ole tarkoituksenmukaista, joten eri seurantajärjestelmien käyttö kannattaa suunnitella tehokkaasti.
Esimerkiksi työmaalla työskentelevien henkilöiden määrää voidaan seurata kulunvalvontajärjestelmän avulla, ja lakisääteinen turvallisuuspoikkeamien seuranta hoidetaan yleensä TR-mittauksilla tai muilla tähän tarkoitukseen kehitetyillä dokumentointimenetelmillä.
Työmaapäiväkirjaan merkittäviä asioita:
- työmaan perustiedot kuten työmaan nimi, työnumero, osoite ja rakennusluvan tunnus
- sää (lämpötila, tuulen nopeus, säätila)
- työvoima (esim. työntekijöiden määrä rooleittain) ja oleelliset kalustomuutokset
- työmaan tilanne
- aloitetut työt ja työvaiheet
- käynnissä olevat työvaiheet
- päättyneet työt ja työvaiheet
- keskeytyneet työt ja työvaiheet sekä syy
- suunnitelmia koskevat asiat ja ohjeet (kuten tilatut suunnitelmat ja tarvikkeet)
- pidetyt katselmukset ja tarkastukset
- tilatut pienet ja kiireelliset muutokset (YSE 43 § 3)
- annetut lisä- ja muutostyötarjoukset (YSE 44 § 2)
- vaaditut lisäajat (YSE 44 § 3)
- valvojan asiat (YSE 61 § 4)
- muiden osapuolten kirjaukset (YSE 75 § 2)
- päiväys ja allekirjoitukset (vastaavan työnjohtajan ja valvojan)
- kuvat ja liitteet.
Näiden tietojen lisäksi työmaapäiväkirjaan voidaan kirjata esimerkiksi seuraavat asiat:
- Työvoiman ja resurssien käyttö: Kuinka monta työntekijää oli paikalla ja mitä tehtäviä he suorittivat.
- Kaluston käyttö: Mitä koneita ja laitteita käytettiin, niiden kunto ja mahdolliset huoltotarpeet.
- Toimitukset ja vastaanotot: Mitä materiaaleja ja tarvikkeita saapui työmaalle, ja missä kunnossa ne olivat.
- Kommunikaatio ja kokoukset: Muistiinpanot palavereista ja keskusteluista eri sidosryhmien kanssa.
- Poikkeamat ja ongelmat: Mahdolliset ongelmat ja poikkeamat suunnitelmista, sekä niiden ratkaisut.
Kuvassa esimerkkinä mobiilikäyttöinen työmaapäiväkirja - Admicom Vision.
Millainen on hyvä työmaapäiväkirja?
Hyvä työmaapäiväkirja on helppokäyttöinen, mobiiliystävällinen ja mahdollistaa tietojen reaaliaikaisen syöttämisen suoraan työmaalta. Tämä tehostaa projektin tiedonkulkua ja työmaan toimintaa. Sen avulla voidaan välttää perinteisten paperidokumenttien ja kansioiden käyttö, ja kaikki tiedot tallennetaan turvallisesti yhteen järjestelmään, josta ne ovat helposti saatavilla, jaettavissa ja tarvittaessa tulostettavissa.
Katso maksuton webinaaritallenne: KS Geoenergi Oy:n toimitusjohtaja Stefan Storvall jakaa kokemuksiaan siitä, kuinka Admicom Vision on auttanut yritystä varmistamaan laadukkaan työmaatoiminnan, ja millaisia konkreettisia hyötyjä se on saavuttanut liiketoiminnalleen. Lataa webinaaritallenne.