Yleensä uusi ohjelmisto hankitaan tehostamaan yrityksen liiketoimintaa. Pelkkä ohjelmiston hankinta ei kuitenkaan riitä, sillä käyttäjien täytyy osata hyödyntää ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla. Miten ohjelmiston käyttöönottoprojektissa varmistetaan, että yritys saa varmasti kaikki hyödyt käyttöönsä?
Käyttöönottoprojektien koulutusosuus on merkittävä osa onnistunutta ohjelmiston käyttöönottoa ja sillä luodaan perusteet asiakkaan järjestelmäosaamiselle.
Koulutusten tueksi ja järjestelmäosaamisen vahvistamiseksi asiakkaan kanssa pidetään viikoittain toistuvia soittoaikoja, jotka ovat osa käyttöönottoprojektin ohjaamistyötä ja näin ollen pohja myös koulutuksille.
Soittoajat pyörivät heti käyttöönottoprosessin alusta alkaen ja kestävät aina siihen saakka, kunnes on varmistettu asiakkaan osaaminen ja arki sujuu uuden järjestelmän parissa.
Onnistuneen koulutuksen juuret lähtevät tarpeiden kartoittamisesta ja avoimesta vuoropuhelusta jo suunnittelupalaverissa.
Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun keskusteluissa pyritään avoimuuteen, riisutaan ylimääräiset suojamuurit, unohdetaan valtasuhteet ja keskitytään yhteiseen tavoitteeseen.
Kartoittamisessa kiinnitetään huomio nykyisiin toimintamalleihin, mahdollisiin solmukohtiin ja siihen, kuinka jatkossa on tavoite tehdä asioita. Koko prosessia kehystävässä avoimessa vuoropuhelussa kouluttaja pyrkii rakentamaan käsityksen koulutettavasta ja hänen toimintaympäristöstään.
Tähän kuuluu pyrkimys tunnistaa yksilöiden vahvuudet ja hyödyntää niitä koulutuksia suunniteltaessa sekä toteuttaessa, jotta ohjelmiston käyttöönotosta ja koulutuksesta saataisiin kaikki mahdollinen hyöty puristettua koulutettavan hyväksi.
Koulutukset jaetaan aina useampiin kokonaisuuksiin toiminnallisuuksien mukaan, jotta aihealueet ovat omaksuttavissa ja aikaa jää tarpeeksi koulutuksen aikana myös kysymyksille, toistoille ja kertaamiselle.
Jos koulutukseen osallistuu useampia henkilöitä, pyritään koulutuksissa ottamaan huomioon erilaiset oppijat, jotta päivän päätteeksi jää käteen muutakin, kuin ajatus, että olisi tämänkin ajan voinut käyttää ennemmin johonkin tähdellisempään tekemiseen.
Tavoitteena on, että kaikki koulutuksessa mukana olijat voivat osallistua omalla toiminnallaan asiakkaan ympäristössä tehtäviin toimintoihin. Koulutuspäivän tapahtumia on oppimisen varmistamiseksi hyvä kertailla jo heti seuraavien päivien aikana – kertaaminen ja mieleen palauttelu on osa onnistunutta koulutus- ja oppimisprosessia.
Jokainen koulutus suunnitellaan asiakkaan tarpeita varten
Maailman muuttuessa ja kehittyessä etätyöskentely on läsnä yhä useamman arjessa ja lähikontaktit on korvattu kokoussovelluksia hyödyntäen. Lähi- ja etäkontaktitilanteissa on molemmissa omat vivahteensa ja tämä on tärkeä huomioitava asia koulutuksia valmisteltaessa.
Totta on, että lähikontaktissa saadaan useammin intensiivisempi kontakti ja yhteys, kuin etäkoulutuksissa. Toisaalta etäkoulutuksessa pysytään lähikoulutusta paremmin ”aiheessa”, eikä tarinointi niin herkästi lähde rönsyilemään. Nämä näkökulmat on hyvä huomioida, eivätkä tokikaan tarkoita sitä, etteikö samaa hyötyä voida saada molemmista irti.
Myös koulutettavan on hyvä tunnistaa omia vahvuuksiaan sekä vahvistettavia asioita omassa oppimisessa.
Onko tarvetta, että kouluttaja tulee paikan päälle? Riittääkö, että koulutustilanteet tapahtuvat etänä vai olisiko molempien tapojen yhdistelmä juuri se oikea ratkaisu parhaimman mahdollisen oppimisen saavuttamiseksi? Onko tarpeen varata samalle aiheelle useampi koulutuskerta?
Usein toimiva malli on koulutuksen järjestäminen sulautettuna kokonaisuutena, joka koostuu kontaktikouluttamisesta sekä verkko- eli etäkoulutuksesta.
Etäkoulutukset voidaan (ja kannattaakin) jakaa useampaan osaan tai vähintäänkin tauottaa kunnolla, jottei koulutussessio kävisi liian raskaaksi ja puuduttavaksi.
Oppimistyylejä on monenlaisia ja jokaisella on omanlaisensa tapa oppia. Yhdelle luonnollinen tapa on tekemisen ja erityisesti toistojen kautta oppiminen, toinen oppii lukemalla, kolmas kuuntelemalla, mutta suurin osa oppii parhaiten kuitenkin kaikkien näiden yhdistelmällä.
Toiminnallisuuden lisäksi oppimisen tueksi kirjallinen materiaali on suositeltavaa ainakin kertauksen kannalta. Kannattaakin silmäillä meiltä kouluttajilta saatu materiaali koulutuksen jälkeisinä päivinä, vaikka kahvikupposen kanssa ja palautella mieleen, mitä siellä koulutuksessa oikein puhuttiin ja tehtiinkään – vaikka vähintään otsikkotasolla kertaillen.
Lisäksi koulutusten tueksi suosittelen lämpimästi tutustumaan Ultiman omaan tietopankkiin.
Admicom Ultiman wiki ei aivan turha paikka muuten olekaan: se on varsinainen tietopankkien helmi ja sieltä löytyy kattavasti vastauksia ja ohjeita järjestelmän eri sovelluksiin. Itseopiskeluun mainio työkalu ja pattitilanteisiin oiva pika-apu!
Oppiminen itsessään on aina yksilöllinen prosessi ja se näyttää kaikilla omanlaiseltaan, ei ole vain yhtä oikeaa tapaa opetella ja oppia. Oppimiselle pitää antaa aikaa kypsyä.
Sanonta ”pikkuhiljaa hyvä tulee”, pätee suurempien kokonaisuuksien haltuunotossa oikein hyvin.
Koulutuksissa pyritään siihen, että koulutettavan toimintamahdollisuudet laajenevat ja koulutettava saadaan itseohjautuvaksi toimijaksi järjestelmän kanssa.
Itsekseen ja loputtomalta tuntuvan puurtamisen sijaan kannustan mitä suuremmissa määrin kysymään neuvoa, jos jokin asia ei ole selvä tai jokin pistää mietityttämään ja tekeminen tuntuu epävarmalta.
Kysy, kysy ja kysy. Pyydä neuvoa.
Myös omat kollegat voivat toimia apuna ja vertaistukena. Joskus saattaa riittää, että asian vain lausuu jollekin ääneen ja asia jäsentyykin jo siinä hetkessä itsestään. Ehkäpä hieman jo kuluneet sanonnat kuten, ”kysyvä ei tieltä eksy” ja ”tyhmiä kysymyksiä ei ole olemassakaan”, ovat niin tosia ja paikkansa pitäviä!
Parhaaseen lopputulokseen pääsemme, kun olemme motivoituneita, kärsivällisiä, sinnikkäitä sekä armollisia itsellemme ja ennen kaikkea puhallamme yhteen hiileen. Onhan meidän tavoitteemme yhteinen!