Kalustonhallintajärjestelmän valitseminen voi olla hankalaa. Markkinoilla on monia vaihtoehtoja, eikä jonkin yrityksen käyttöön soveltuva ratkaisu välttämättä toimikaan toiselle. Vaihtoehtojen vertailu on aikaa vievää etenkin silloin, jos et ole vielä varma, mitä ominaisuuksia kalustonhallintajärjestelmältä odotat.
Tässä postauksessa käymme läpi kuusi tärkeää kalustonhallintajärjestelmiin liittyvää asiaa, jotka sinun kannattaa ottaa huomioon ennen ostopäätöksen tekemistä:
- Helppokäyttöisyys
- Mobiliteetti
- Toiminnot
- Skaalautuvuus
- Hinnoittelu
- Tukipalvelut
Pureudutaan näihin seuraavaksi hieman tarkemmin.
1. Helppokäyttöisyys
Käyttäjäystävällisyys on yksi tärkeimmistä kriteereistä kalustonhallintajärjestelmän valinnassa. Ota tavoitteeksi löytää yrityksellesi kalustonhallintajärjestelmä, jota kaikki työntekijät käyttävät mielellään: myös ne, joilla on vähemmän teknistä osaamista. Työntekijöiden kouluttaminen on kallis prosessi, ja jotta kalustotiedot pysyisivät ajan tasalla, on kaikkien asianomaisten työntekijöiden myös oikeasti käytettävä järjestelmää. Useimmat järjestelmätoimittajat tarjoavat ilmaisen demon ja/tai kokeilujakson, jotta voit testata järjestelmää ennen ostopäätöksen tekemistä.
2. Mobiliteetti
Ajasta ja paikasta riippumaton kalustonhallintajärjestelmä on välttämättömyys tehokkaalle kalustonhallinnalle ja tietojen ajan tasalla pysymiselle. Valitse siis yrityksellesi kalustonhallintajärjestelmä, johon sisältyy kunnon mobiilisovellus. Tällöin voit tarkistaa ja päivittää tietoja kännykällä, kun olet tien päällä. Työntekijöilläsi on ajantasainen tieto aina käden ulottuvilla, eikä kalustotietojen takia tarvitse kantaa läppäriä mukana.
3. Toiminnot
Ennen kuin valitset yrityksellesi kalustonhallintajärjestelmän, arvioi käyttötapauksesi. Mieti, mitkä toiminnot ovat yrityksellesi välttämättömiä. Jos järjestelmästä puuttuu jokin toiminto, voit kysyä järjestelmätoimittajalta, kuinka järjestelmää kehitetään ja mitä toimintoja on suunniteltu tehtävän seuraavaksi. Puuttuva toiminto voi hyvinkin olla toimittajan tehtävälistalla, ja parhaat järjestelmätoimittajat ottavat aina asiakaspalautteen huomioon päättäessään, mitä toimintoja seuraavaksi toteutetaan.
Järjestelmän konfigurointimahdollisuudet ovat myös tärkeitä. Sinun täytyisi voida päättää esimerkiksi, mitä muistutuksia asetetaan ja mitä toimintoja laitetaan päälle tai pois päältä. Käyttötapauksellesi tarpeettomien toimintojen piilottaminen tekee järjestelmästä helpomman käyttää.
4. Skaalautuvuus
Jos yritykselläsi on erikoisempi käyttötapaus (tai yrityksesi saattaa tarvita räätälöityjä toimintoja tulevaisuudessa), on tärkeää, että valitsemasi järjestelmä on skaalautuva. Ota selvää, kuinka joustavia järjestelmä ja sen toimittaja ovat. Onko järjestelmään mahdollista lisätä ketterästi uusia toimintoja? Pystyykö järjestelmä toimimaan alustana tuleville esineiden internet (IoT) -piloteillesi? Joihinkin kalustonhallintajärjestelmiin voidaan tuoda dataa myös aktiivisilla tunnisteilla seuratusta kalustosta (esim. reaaliaikainen paikannus LoRaWAN-sensoreilla).
Toinen asia, joka kannattaa varmistaa, on kalustonhallintajärjestelmän kyky integroitua muihin järjestelmiin. Yrityksesi saattaa käyttää esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmää, johon haluat integroida kalustonhallintajärjestelmäsi. Ennen kuin teet ostopäätöksen, varmista että järjestelmällä on rajapinnat (API) saatavilla.
5. Hinnoittelu
Hinnan huomioon ottaminen kuulostaa itsestään selvältä, mutta sinun kannattaa silti olla tarkkana siitä, mistä maksat. Varmista, että hinnoitteluperuste on järkevä yrityksesi käyttötapaukselle ja tarpeille tulevaisuudessa. Parhaat kalustonhallintaratkaisut tarjoavat erilaisia hinnoittelumalleja, jotka skaalautuvat tuotetun lisäarvon mukaan. Perusteita hinnoittelulle voivat olla esimerkiksi
- kaluston määrä
- käyttäjien määrä
- sisällytetyt toiminnot.
Selvitä myös hinta-laatusuhde. Halvin vaihtoehto saattaa olla houkutteleva, mutta se voi osoittautua epäsopivaksi yrityksellesi (lue täältä 7 syytä miksi sinun ei kannattaisi käyttää Exceliä kalustonhallintaan).
6. Tukipalvelut
Viimeisimpänä muttei vähäisimpänä, kysy järjestelmätoimittajalta, millaisia tukipalveluja se tarjoaa. Kuuluvatko tukipalvelut hintaan? Jos ongelmia ilmenee, toimivan tukipalvelun arvoa ei voi painottaa liikaa.
Tukipalvelut voivat vaihdella niin kustannusten kuin laadunkin puolesta. Eroja on myös siinä, mitä kanavia tukipalveluihin on saatavilla. Kanavia ovat esimerkiksi tikettijärjestelmät, sähköposti, puhelin ja chat. Jokaisen laatu toki vaihtelee riippuen järjestelmätoimittajasta, mutta yleensä puhelin ja chat antavat nopeimmat vastaukset. Tukipalvelun taso on usein riippuvainen myös siitä, minkä hinnoittelumallin valitset.
Sopivan kalustonhallintajärjestelmän löytäminen voi olla aikaa vievä prosessi, mutta varmasti vaivan arvoinen. Löydettyäsi yrityksellesi sopivimman vaihtoehdon pystyt säästämään merkittävästi aikaa toistuvista kalustoon liittyvistä selvittelyistä, kuten kaluston etsimisestä ja sen perään soittelusta.
Toivottavasti näistä vinkeistä on hyötyä valitessasi yrityksellesi sopivaa kalustonhallintajärjestelmää. Jos sinulle herää kysyttävää, jätä kommentti tai ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme!
P.S. Yksi harkitsemisen arvoinen kalustonhallintajärjestelmä on Admicom Trackinno-pilvipalvelu. Trackinnon avulla tiedät, missä yrityksesi kalusto on ja kuka sitä käyttää. Tiedät täsmälleen, mitä kalustoa yrityksesi omistaa, minkä ansiosta sinun ei tarvitse enää koskaan tehdä turhia kalustoon liittyviä investointeja (kaluston ostaminen/vuokraaminen). Saat myös muistutuksia esimerkiksi kalustosi huolto- ja kalibrointipäivämääristä, ja työntekijöilläsi on pääsy kalustotietoihin omien älypuhelimiensa kautta. Kaiken lisäksi Trackinnoa voidaan käyttää IoT-alustana, jos haluat saada kalustostasi reaaliaikaista tietoa.