Osatuloutus voi olla terminä vieras tai vähintäänkin kysymyksiä herättävä. Osatuloutus on laskentatapa, jota käytetään kirjanpidossa ja verotuksessa pitkäaikaisurakoiden käsittelyssä. Tässä tekstissä avaan osatuloutuksen kannalta tärkeää terminologiaa ja perusperiaatteita, sekä osatuloutustavan valinnan vaikutusta yhtiön tulokseen.
Rakentamisen toimialalla on erityistä osaamista vaativia kirjanpidon ja verotuksen kiemuroita, joista yksi on osatuloutus.
1. Miksi osatuloutusta käytetään?
Osatuloutuksella tasataan tilikausien tulosvaihtelua, joka voi johtua pitkäaikaisurakoiden eri aikaan tapahtuvasta laskutuksesta ja kustannusten muodostumisesta.
Osatuloutuksen ansiosta tilikaudet ovat vertailukelpoisia keskenään, talouden seuranta tilikauden aikana on tarkempaa ja tuloksen ennakointi helpompaa.
Tulosvaihtelun tasaaminen vaikuttaa myös verotukseen ja parantaa yhtiön kassan hallintaa. Valitsemalla toimialaan erikoistuneen ja auktorisoidun tilitoimiston varmistutte siitä, että yrityksenne on osaavissa käsissä.
”Ultiman automatiikka helpottaa arkea tosi paljon. Se lähettää puolestamme esimerkiksi arvonlisäveroilmoitukset ja rakennustyömaiden ilmoitukset. Tämän kokoisessa bisneksessä myös osatuloutusmaailman on oltava kunnossa tilikausien yli mentäessä. Sen laskeminen Excelissä kestäisi varmaan viikon, mutta Ultima tekee osatuloutusta automaattisesti koko ajan.” Lue koko asiakastarina täältä.
- Teresa Sjönberg, talouspäällikkö, Muurametalot
2. Mikä on pitkäaikaisurakka?
Pitkäaikaisurakalla tarkoitetaan projekteja, jotka ovat kestoltaan pitkiä tai summaltaan merkittäviä, joiden tulot ja menot eivät välttämättä kulje käsi kädessä.
Pitkäaikaisurakoille laaditaan tyypillisesti budjetti (jonka voi johtaa suoraan tarjouslaskennasta) ja laskutetaan maksuerinä.
Mikäli yhtiöllänne on tai voisi olla tulossa tällaisia projekteja, osatuloutus on asia jota on hyvä pohtia.
3. Mitä eroa on luovutusperusteisessa tuloutuksessa ja osatuloutuksessa?
Tuloutuksella tarkoitetaan tuottojen ja kulujen kirjaamista yhtiön tuloslaskelmaan.
Osatuloutus taas tarkoittaa kulujen ja tuottojen kirjaamista yhtiön tuloslaskelmaan urakan valmistusasteen mukaisesti.
Pitkäaikaisurakka voidaan käsitellä pääsäännön mukaan luovutusperusteisesti, jolloin vasta urakan luovutushetkellä kirjataan kaikki tuotot ja kulut kerralla yhtiön tuloslaskelmaan. Kun projektia pääsäännöstä poiketen tuloutetaan urakan edetessä valmistusasteen mukaisesti, on kyse osatuloutuksesta.
Osatuloutus vaatii toimiakseen projektin budjetoinnin, kustannusseurannan ja maksuerälaskutuksen. Osatuloutus on Ultimassa automatisoitu, jolloin aikaa säästyy monelta ihmiseltä monessa eri työvaiheessa, eikä käsin laskentaa tarvita lainkaan.
4. Miten osatuloutus vaikuttaa yhtiön tulokseen?
Osatuloutus tasaa tuloksen heittelyä tilikausien välillä ja näin ollen vaikuttaa myös verotukseen ja yhtiön talouslukujen luotettavuuteen sekä taseen rakenteeseen.
Osatuloutus laskee kohteelle valmistusasteen ennalta määritellyllä tavalla, vertaa budjetoituja lukuja toteutuneisiin ja kirjaa tarvittaessa erotuksen niin, että urakan kate pysyy projektin alusta loppuun budjetoidussa. Eli jos urakan valmistusaste on 50 %, myös budjetoidusta katteesta esitetään tuloslaskelmassa 50 %.
Se, oikaistaanko liikevaihtoa vai kuluja riippuu osatuloutustavan valinnasta.
”Kustannukset ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti ja laskutuspuolen hallinta on hyvin helppo, kun projektin vastuuhenkilö voi itse hoitaa laskutuksen ja aliurakoiden maksuerätaulukot ovat helposti hallittavissa. Vähintään kerran kuukaudessa päivitämme työmaiden ennusteet ja tarkistamme, että osatuloutukset ovat kohdillaan. Tämä kokonaisuus takaa sen, että meillä on jatkuvasti ajantasainen tieto projektien tilanteesta.” Lue koko asiakastarina täältä.
- Ville Kari, toimitusjohtaja, Rakennus-Kaseva
5. Miten osatuloutustapa valitaan?
Osatuloutustavan valinta vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen ja verotukseen, jonka vuoksi se on valittava harkiten. Vaihtoehtoina on luovutusperusteinen tai valmistusasteen mukainen osatuloutustapa.
Valmistusasteen laskentatapa voi olla työvaiheisiin perustuva, kustannuksiin perustuva tai muuhun luotettavasti laskettuun valmistusasteeseen perustuva (esim. urakasta vastaavan henkilön antama selvitys). Urakan valmistusaste voidaan määrittää eri tavoin, riippuen siitä, mikä tuloutustapa parhaiten yrityksen urakoiden valmistusastetta kuvaa.
Osatuloutustavan valintaan kannattaa käyttää hetki aikaa ja keskustella toimialaan erikoistuneen taloushallinnon ammattilaisen kanssa, koska tuloutusvalinnalla voi olla suurikin merkitys yhtiön talouslukuihin.
6. Mitkä ovat automatisoidun osatuloutuksen hyödyt?
Automatisoitu osatuloutus säästää aikaa ja kustannuksia: et tuhlaa henkilöstösi aikaa tai maksa ulkopuoliselle osatuloutukseen liittyvien kirjausten tekemisestä. Voit luottaa lukuihin, säästyt manuaalisista kirjauksista johtuvilta virheiltä. Saat aina reaaliajassa kuvan projektiesi tulosvaikutuksesta. Tarkka ja ajantasainen tieto helpottaa päätöksentekoa ja auttaa ohjaamaan yrityksen toimintaa oikeaan suuntaan.
Admicom Ultimassa osatuloutus voidaan toteuttaa asiakkaan valitsemalla tavalla ja yleensä sopivin tuloutustapa valitaan heti järjestelmän käyttöönotossa. Keskeneräisten urakoiden tulosvaikutus saadaan näkymään kirjanpidossa niiden valmistusasteen mukaisesti automaattisen osatuloutuksen avulla, ja sen etenemistä pystytään seuraamaan reaaliaikaisesti.
Osatuloutettavista kohteista Ultima muodostaa laskennan automaattisesti viikoittain ja kuukausittain. Laskennan voi kuitenkin tarvittaessa käynnistää myös erikseen.
Osatuloutusta varten projektilla tulee olla budjetti, jonka voi muodostaa esim. suoraan Ultiman tarjouslaskennasta ja/tai ennuste (=päivitetty budjetti), jota projektin vastuuhenkilö ylläpitää projektin edetessä siten, että se vastaa ajantasaista näkemystä kohteen tuotoista ja kustannuksista. Tietoja ylläpitämällä järjestelmä tarjoaa vastineeksi tasaista ja reaaliaikaista tietoa projektin tulosvaikutuksesta koko sen elinkaaren ajan.
Osatuloutus: Opas rakentamisen ja talotekniikan yrityksille
Haluatko syventyä aiheeseen lisää? Maksuttomasta oppaasta löydät tietoa erilaisista tavoista tulouttaa projekteja ja saat vinkkejä siihen, mitä asioita kannattaa huomioida tuloutustapaa valitessa. Lue lisää ja lataa opas täältä.