Työajanseuranta rakennusalalle

Rakennusalan työajanseurantajärjestelmä (englanniksi construction time tracking system tai time management system) on järjestelmä, jonka avulla seurataan rakennusalan työntekijöiden työaikoja, tehtyjä tunteja ja projektikohtaisia työpanoksia.

Sähköinen ja mobiili työajanseurantaohjelmisto on erityisen tärkeä rakennusalan ja talotekniikan yrityksissä, sillä työ tapahtuu usein eri työmailla, ja työaika on kohdistettava tarkasti oikeille projekteille.

• Reaaliaikainen seuranta: Kirjaukset tehdään sähköisesti mobiililaitteilla.
• Projektikohtainen kirjanpito: Mahdollistaa työaikojen kohdentamisen tarkasti eri työmaille.
• Raportointi: Auttaa laskutuksessa, palkanlaskennassa ja projektiseurannassa.
• Lakisääteinen kirjanpito: Täyttää työaikalain vaatimukset työajanseurannasta.
• TES: sisältää rakennusalan työehtosopimukset.

Sähköisestä työajanseuranta tuo monenlaisia hyötyjä rakennus- ja talotekniikan alan yrityksille.

1. Erityisesti laskutöissä on usein tärkeää, että tuntien yhteyteen saadaan selitettyä, mitä päivän aikana on tehty.
   
   
2. Ultimassa työtunnit voidaan kirjata suoraan eri kohteille ja työtilauksille, mikä auttaa tulevaisuudessa arvioimaan työn kestoa ja sen kustannuksia projektin eri vaiheissa.
   
   
3. Mikäli projektiseurannan puolella on litterointi käytössä, pyytää Ultima tunteja syöttäessä myös litteran, jotta työtunnit saadaan mukaan projektiseurantaan mahdollisimman tarkalla tasolla.
   
   
4. Joskus litterointi tuntisyötön yhteydessä voi olla tarpeen myös tilaajan vaatimuksesta; yhä useammin tilaaja vaatii myyntilaskut valmiiksi litteroituina.
   
   
5. Sähköisen järjestelmän myötä tietojen oikeellisuus ja läpinäkyvyys paranevat. Palkanlaskussa tapahtuvat virheet vähenevät ja työntekijän toteutuneet työtunnit kirjautuvat ylityötunnit mukaan lukien. Näin työnantaja pystyy seuraamaan työkuorman muutoksia reaaliajassa ja myöntämään joko vapaata tai maksamaan palkkaa normaalin työajan ylittävistä tunneista.
   
   
6. Työhistorian raportit pidemmältä ajanjaksolta saadaan kätevästi ulos järjestelmästä millä tahansa ajan hetkellä. 

Tuntikirjausten tekeminen

Tunkirjausten tekeminen onnistuu näppärästi mobiiliversiossa. Työaika -sovelluksella kellotetaan työtunteja siten, että työntekijä voi helposti aloittaa ja lopettaa työn yhdellä napautuksella mobiililaitteellaan. Työntekijä näkee omat työaikaleimauksensa mobiiliversiossa ja hän voi korjata niitä tai lisätä niihin huomioita ennen hyväksyntää. 

Työaikakirjausten hyväksyntä ja helppo laskutus

Kun työntekijä on kirjannut tuntinsa työajanseurantajärjestelmään, valmiit tunnit siirtyvät suoraan esihenkilölle hyväksyttäväksi ja hyväksynnän jälkeen puolestaan palkanlaskentaan. Ultimassa käytettävät palkkalajit tulevat automaattisesti projektin tyypin mukaan, jolloin työehtosopimus saadaan huomioitua erilaisissa töissä. Tehdyt tunnit on helppoa laskuttaa eteenpäin asiakkaalta, joten laskutus saadaan nopeammaksi ja tarkemmaksi. 

Työntekijän syöttämät tapahtumat saadaan kohdistettua helposti projektille, kuten rakennustyömaalle tai pienemmälle keikkatilaukselle, jolloin kustannukset tulevat huomioitua samalla töiden ja projektien seurannassa. 

Työmaiden päätoteuttajana työaikakirjaukset voidaan myös siirtää suoraan kulunvalvonnan tietoihin, jolloin kulunvalvontakirjauksia tai -laitetta ei tarvita erikseen. 

Leimauksia voi tarkastella esimerkiksi kalenterimuodossa, jossa lomat, vapaat ja sairauspoissaolot saadaan erottumaan helposti omilla väreillään. Työnjohto näkee myös helposti, keillä työntekijöillä on työajan kellotus käynnissä ja havaitsee helposti tapaukset, joissa lopetusleimaus on unohtunut. 

Lisät ja yrityskohtaiset säännöt automaattisesti 

Työnjohto saa lisättyä esimerkiksi ilta- ja yölisiä automaattisesti työntekijän tapahtumiin. Säännöt, joiden perusteella lisät muodostetaan, ovat laadittavissa yrityskohtaisesti. 

Asetusten puolella on mahdollista määrittää myös esimerkiksi lounastaukojen kestoa ja muita yrityskohtaisia sääntöjä, kuten matkakustannusten korvauksia. Korvausten pohjana olevat välimatkat lasketaan työmaan sijainnin ja työntekijän kotiosoitteen välisen etäisyyden perusteella. 

Suomen lain mukaan yritykset ovat velvollisia pitämään työaikakirjanpitoa työntekijöiden tehdyistä työtunneista ja niistä maksettavista korvauksista.

Työnantajan on pidettävä kirjaa kaikesta työntekijöiden työajasta. Kirjanpidon tulee sisältää:

• Työntekijän tehdyt työtunnit.
• Mahdolliset ylityöt, lepoajat ja muut työaikajärjestelyt.

Laki ei määrää erityistä muotoa, mutta sähköinen työajanseuranta on yleisesti hyväksytty ja tehokas tapa täyttää työaikalain vaatimukset.

Ota työajanseurantajärjestelmän valinnassa huomioon ainakin nämä

Laissa ei ole määritetty kuinka työajanseurantaa tulisi ylläpitää ja vaihtoehtoja onkin monia; aina paperisesta seurannasta työajanseurantajärjestelmiin tai toimialajärjestelmiin, jossa tämän lain täyttyminen on yksi osa kokonaisuutta. Kun pohditaan omalle yritykselle sopivaa vaihtoehtoa, on hyvä ottaa huomioon seuraavia asioita: 

1. Työajan seuranta manuaalisesti; paperilla, WhatsAppissa tai Excelissä. 
   Täyttää lain puitteissa työajanseurannan vaatimukset. Vaatii kuitenkin manuaalisesti tietojen koostamisen, arkistoinnin ja tietojen siirtämisen palkanlaskentaan, projektiseurantaan sekä mahdollisesti myyntilaskuille. Tuntilappuja saattaa mennä hukkaan ja manuaalinen työ vie paljon aikaa.
   
   
2. Osajärjestelmä työajanseurantaan 
   Lain täyttymisen lisäksi helpottaa arkistoinnissa ja tiedon koostamisessa. Yleensä kuitenkin tiedon siirto palkanlaskentaan, projektin seurantaan ja myyntilaskuille vaatii manuaalista työtä. Kun tiedot ovat erillisissä järjestelmissä, myös sen keräys ja koostaminen vie enemmän aikaa.
   
   
3. Työajanseuranta osana kokonaisohjelmistoa
   Työntekijän kirjatessa tuntinsa tieto siirtyy esimiehen hyväksynnän kautta automaattisesti tarvittaviin paikkoihin; palkanlaskentaan, projektiseurantaan sekä tarvittaessa myyntilaskuille. Tieto on reaaliaikaista ja ajankäyttö tehostuu. Admicom Ultima on kokonaisjärjestelmä, josta työajanseuranta, palkanlaskenta, projektiseuranta sekä taloushallinto löytyvät valmiina samasta paketista.

Järjestelmän valitseminen riippuu tietysti yrityksen ja työntekijöiden määrästä, ja mitä suuremmaksi kasvetaan, sitä järkevämpää on siirtyä sähköiseen työajanseurantaan. Myös jo olemassa olevat järjestelmät määrittelevät usein, mikä järjestelmä otetaan käyttöön. 

Sähköiseen työajanseurantaan siirtyminen 

1. Työajanseurannan järjestelmän käyttöönotto vaatii yritykseltä johtamista. Tunteja on ehkä vuosia kirjattu paperille ja muutos epäilyttää. Joukossa on ehkä muutamia työntekijöitä, jotka eivät halua kirjata tuntejaan mihinkään ohjelmiin.
2. Kun työntekijät saadaan motivoitua muutokseen, parhaimmillaan yritys säästää tiedon siirtelyyn/koostamiseen menevässä ajassa, laskun kierto nopeutuu eikä aikaa tarvitse enää käyttää siihen, että pähkäillään, mikä numero tuossa paperilla mahtaa olla.
3. Jotta tunnit ovat paikkaansa pitäviä, työntekijöitä kannattaa ohjeistaa merkkaamaan tunnit joka päivä, eikä esimerkiksi viikon (tai jopa kahden) päätteeksi.