ERP-järjestelmän käyttöönotto

Toiminnan­ohjaus­järjestelmän käyttöönotto tarkoittaa toiminnan­ohjaus­järjestelmän asentamista, konfigurointia ja käyttöön ottamista yrityksen liiketoimintaprosessien toimintojen hallintaan ja tehostamiseen.

Toiminnan­ohjaus­järjestelmällä hallitaan ja automatisoidaan keskeisiä toimintoja, kuten projektinhallintaa, aikataulutusta, kustannuslaskentaa, resursointia, taloushallintoa ja raportointia. Kyseessä on strateginen investointi, jonka tavoitteena on parantaa yrityksen tehokkuutta, vähentää kustannuksia ja lisätä projektien kannattavuutta. Onnistunut käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua, oikean järjestelmän valintaa ja henkilöstön koulutusta.

Käyttöönotto on vaiheittainen projekti jossa uusi järjestelmä valmistellaan yrityksen tarpeita vastaavaksi. Tietoja syötetään vanhoista ohjelmistoista tai tiedostoista uuteen järjestelmään. Lisäksi henkilöstölle tarjotaan koulutusta uuden ohjelmiston käyttöön sekä uusiin toimintatapoihin.

Käyttöönoton ja hankinnan vaiheet voidaan jakaa seuraavasti:

1 Tarpeiden määrittely ja esiselvitys

• Tunnistetaan yrityksen nykyiset haasteet ja tarpeet (esim. kustannusten hallinta, projektiaikataulut, resurssien käyttö).
• Määritellään, mitkä toiminnot ERP-järjestelmän tulee kattaa.

2 ERP-järjestelmän valinta

• Valitaan markkinoilta rakennusalalle ja omalle yritykselle sopiva ERP - esimerkiksi Admicom Ultima.
• Huomioidaan järjestelmän skaalautuvuus, integraatiot ja käytettävyys.

3 Tietojen siirto ja migraatio

• Vanhojen järjestelmien tiedot siirretään uuteen ERP:hen.
• Varmistetaan tietojen oikeellisuus ja eheys.

4 Järjestelmän  integrointi

• Integrointi muihin järjestelmiin (esim. BI-raportointi, pankkiyhteydet, muut tietokannat).

5 Käyttökoulutus ja testaus

• Käyttäjät (projektipäälliköt, työnjohtajat, taloushallinto) koulutetaan järjestelmän käyttöön.
• Varmistetaan järjestelmän toimivuus.

6 ERP-järjestelmän käyttöönotto ja seuranta

• Järjestelmä otetaan vaiheittain käyttöön, esimerkiksi pilottiprojektina yhdellä työmaalla ennen laajempaa käyttöönottoa.
• Seurataan ja optimoidaan järjestelmän toimintaa.

ERP-järjestelmän käyttöönoton haasteet ja riskit rakennusalalla voivat liittyä kustannuksiin, teknisiin integraatioihin, liiketoimintaprosessien muutoksiin sekä siihen, miten yrityksen työntekijät ottavat muutoksen omakseen. Alla on lueteltu keskeisimmät haasteet ja riskit sekä keinoja niiden hallintaan.

1. Korkeat alkuinvestoinnit ja kustannukset

Haaste:

• ERP-järjestelmän hankinta, käyttöönotto ja ylläpito voivat olla merkittävä investointi.
• Lisäksi tulee muita kustannuksia, kuten lisenssit, räätälöinti, integraatiot, koulutus ja konsultointi.

Ratkaisu:
✔ Laadi selkeä budjetti ja ROI-laskelma ennen hankintaa.
✔ Vertaile pilvipohjaisia ERP-järjestelmiä, jotka tarjoavat joustavampia hinnoittelumalleja osaratkaisuihin verrattuna. Esimerkiksi Ultiman hinnoittelu on selkeä: maksat yhden kuukausihinnan sovelluspakettiisi, käyttäjien määrään sekä liikevaihtoosi perustuen ilman piilokuluja. 
✔ Jos otat käyttöösi kokonaisratkaisun, sinun ei tarvitse maksaa useita eri maksuja erillisistä järjestelmistä. Useimmat markkinoilta saatavat rakennusalan ERP-järjestelmät vaativat rinnalleen myös erilliset järjestelmät taloushallintoon, kulunvalvontaan ja työajanseurantaan, mikä nostaa kustannuksia. Ultima taas on kokonaisratkaisu, josta löydät toiminnanohjauksen, taloushallinnon, projektiseurannan, palkanlaskennan, kulunvalvonnan ja työajanseurannan samasta järjestelmästä.

2. Käyttäjien vastustus ja muutosvastarinta

Haaste:

• Työntekijät eivät välttämättä halua siirtyä uuteen järjestelmään, koska se muuttaa totuttuja työskentelytapoja.
• Uuden ERP:n käytön oppiminen voi viedä aikaa ja hidastaa toimintaa alussa.

Ratkaisu:
✔ Viestintä ja osallistaminen – Selitä järjestelmän hyödyt työntekijöille jo ennen käyttöönottoa.
✔ Koulutus ja tuki – käyttäjäystävällinen koulutus ja jatkuva tuki vähentävät haasteita.
✔ Aloita pienestä – Kokeile ERP-järjestelmää ensin tietyillä osa-alueilla, ja laajenna käyttöä vasta sitten.

3. Integraatio-ongelmat ja tekniset haasteet

Haaste:

• ERP-järjestelmän täytyy toimia yhteen muiden ohjelmistojen kanssa (esim. taloushallinto, BIM-ohjelmistot, ostolaskut, projektinhallinta).
• Vanhojen tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään voi aiheuttaa tiedon menetyksiä tai virheitä.

Ratkaisu:
✔ Valitse ERP, joka tukee integraatioita yleisimpiin rakennusalan järjestelmiin. Katso täältä Ultiman integraatiot.
✔ Mitä vähemmän ulkoisia integraatiota muihin järjestelmiin tarvitset, sitä parempi - tiedot pysyvät ajan tasalla eikä viivettä esimerkiksi ERP-järjestelmän ja taloushallinnon välille pääse syntymään. Esim. Ultimassa saat reaaliaikaisen tuloslaskelman nappia painamalla, silloin kuin haluat. Eikä hankalia integraatioita taloushallinnon järjestelmiin tarvita.
✔ Käytä rajapintoja (API) varmistaaksesi järjestelmien yhteensopivuuden.

4. Prosessien uudelleenmäärittely ja toimintatapojen muutos

Haaste:

• ERP:n käyttöönotto voi paljastaa tehottomia prosesseja, jotka vaativat muutosta.
• Jotkut yritykset yrittävät sovittaa ERP:n omiin vanhoihin toimintamalleihinsa, mikä voi tehdä järjestelmästä tehottoman.

Ratkaisu:
✔ Käy läpi ja standardoi liiketoimintaprosessit ennen ERP:n käyttöönottoa.
✔ Hyödynnä ERP:n parhaita käytäntöjä, sen sijaan että yrität muokata sitä vanhojen mallien mukaiseksi.
✔ Nimeä ERP-vastuuhenkilö yrityksessäsi, joka hallinnoi muutosta ja varmistaa prosessien kehityksen.

5. Käyttöönoton viivästykset ja aikatauluhaasteet

Haaste:

• ERP-projektit venyvät usein, koska käyttöönotto on monimutkainen ja vaatii huomattavaa panostusta myös sisäisesti.
• Väärin arvioitu aikataulu voi johtaa siihen, että ERP-järjestelmä ei ole käytettävissä kriittisissä projekteissa.

Ratkaisu:
✔ Pilotoi ERP ensin tietyissä osastoissa, ennen kuin laajennat sen koko organisaatioon.
✔ Valitse kumppani, joka on tehnyt paljon käyttöönottoja ja tietää mitä tekee. Me Admicomilla olemme toteuttaneet yli 1000 toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa, ja saamme lähes poikkeuksetta käyttöönoton suunnitellussa aikataulussa maaliin. 
✔ Varmista, että käytössä on riittävästi resursseja käyttöönoton aikana.

6. Järjestelmän ylläpito ja jatkuva kehitys

Haaste:

• ERP ei ole kertaluonteinen projekti – se vaatii jatkuvaa ylläpitoa, päivityksiä ja optimointia.
• Jos järjestelmää ei päivitetä ja optimoida, se voi jäädä tehottomaksi ja lisätä kustannuksia pitkällä aikavälillä.

Ratkaisu:
✔ Varmista, että ERP:n toimittaja tarjoaa jatkuvaa tukea ja päivityksiä. Ultimaa kehitetään jatkuvasti, ja Admicom on suuri kotimainen ja vakavarainen toimija. Järjestelmäkehityksen lisäksi, tuomme uusimmat ja parhaimmat toimintavat asiakkaidemme käyttöön. 
✔ Luo sisäinen ERP-tiimi, joka seuraa järjestelmän toimintaa ja tekee jatkuvia parannuksia.
✔ Hyödynnä sisäistä käyttäjäpalautetta ja kehitä järjestelmää tarpeiden mukaan.

Hyödyntämällä valmiiksi rakennusalalle räätälöityjä ERP-ratkaisuja käyttöönottoa voidaan nopeuttaa. Esimerkiksi Ultiman käyttöönotto vie kokonaisuudessaan keskimäärin vain 3-4 kuukautta.

Käyttöönotto onnistuu nopeamminkin, mutta olemme halunneet varata aikaa, jotta asiat voidaan tehdä rauhassa ja jäsennellysti viikko kerrallaan. Näin myöskään viikottain käytetty aika ei ole liian suuri.

Uutta omaksuttavaa on paljon, mutta monelle yritykselle uuden mukana tulee merkittävästi aikaa säästäviä toimintoja ja automatiikkaa. Sen ansiosta voidaan keskittyä oleelliseen ja yrittäjälle jää myös enemmän vapaa-aikaa. Yksi isoista muutoksista Ultiman käyttöönoton jälkeen onkin ollut ajankäytön muuttuminen huomattavasti tehokkaammaksi.

Kannattaa lähteä liikkeelle perustoiminnoista ja sen jälkeen lähteä syvennyttämään ohjelman käyttöä. Täydellistä maailmaa ei kannata tavoitella päivänä nro 1.

Meiltä projektiin sitoutuu nimetty henkilö, jonka takana on koko yrityksemme henkilöstön osaaminen ja ammattitaito.

Projekti viedään organisoidusti läpi ja asioita sekä sovelluksia opetellaan yksi kerrallaan tärkeysjärjestyksessä. Aina saa kysyä ja aina voidaan myös kerrata. Käyttöönoton jälkeen tukena on myös järjestelmämme laajat sisäiset ohjeet sekä tukipalvelu. Erilaisia asiakasyritysten tarpeiden mukaan muokattuja syventäviä jatkokoulutuksia on saatavilla kattavasti.

Uuden oppiminen on aina myös oivaltamisen elämyksiä, jotka ruokkivat halua oppia lisää. Lopulta monimuotoisen raportointimme avulla monet asiakkaat oppivat myös uutta omasta yrityksestään.

Työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota ei haluta horjuttaa tuomalla uusia asioita, jotka saattavat lisätä työmäärää tai aiheuttaa vastustusta.

Tässä korostuu muutosprosessin oikeanlainen ja positiivinen johtaminen eli sitoutunut avainhenkilöstö, henkilöstön tiedottaminen hyvissä ajoin ja ottaminen mukaan projektiin sekä herääviin kysymyksiin vastaaminen.

Käyttöönottotiimimme kouluttaa halutessasi myös työntekijät ja lisäksi he saavat hyvät ohjeet. Ultimaa voi käyttää älypuhelimella, tabletilla tai täysversiolla tietokoneella sen mukaan, mikä parhaalta tuntuu.

Tarjoamme asiakkaillemme oman tilitoimistomme kirjanpidon ja palkanlaskennan ammattilaisten palveluita.

On kuitenkin täysin mahdollista, että asiakasyrityksen henkilöstö tai ulkopuolinen tilitoimisto jatkossakin hoitaa reskontraan, palkkoihin, kirjanpitoon ja ilmoituksiin liittyvät tehtävät.

Heille avataan Ultimaan omat tunnukset ja myös heidät koulutetaan. Myös tilitoimistolle Ultima tuo yleensä perinteiseen toimintatapaan verrattuna uudenlaisen työympäristön, jossa päästään pitkälti irti manuaalisista kirjauksista ja ilmoitusten rakentamisista.

Tällöin toimintaa voidaan kehittää enemmän asiantuntijapalveluksi. Monet kirjanpitäjät ovat ottaneet suurella ilolla vastaan Ultiman
kehitysaskeleena työssään. Nykypäivän tilitoimistokumppani tukee yrityksen liiketoimintaa perinteisen tallennustyön sijaan. Automatiikka vapauttaa tilitoimiston aikaa konsultoivaan työhön.

• Onnistuneessa käyttöönotossa on projektin vetäjä, jolla on aikataulu ja
  langat käsissään.
• Yrityksen johdon tulee olla sitoutunut käyttöönottoon ja seisoa päätöksen takana. Johto hyväksyy uuden järjestelmän osaksi yrityksen liiketoimintaa ja toimii esimerkkinä työntekijöille muutoksessa.
• Henkilöstö sitoutetaan ja heille kerrotaan, miksi muutokseen lähdetään ja mitä hyötyjä uudesta järjestelmästä on saatavilla koko henkilöstölle.
• Aikataulu on tiedossa kaikilla henkilökunnan jäsenillä, jotta jokainen osaa varata itselleen aikaa muiden töiden ohella.
• Käyttöönottoa ei tarvitse tehdä kiireellä eikä kaikkea tarvitse oppia kerralla.
• Työkuorma ei kasaudu yhdelle henkilölle eikä hän jää yksin vastuuseen muiden kouluttamisesta.